分析纸质档案管理与电子档案管理的融合

叶伟琛

身份证号码：510125198809010414

摘要：在信息时代的背景下，对于我国传统的纸质档案管理来说，电子档案管理的出现使得档案管理工作向前迈进了一步，但与此同时，档案管理中也存在着一个很大的问题，那就是如何更好地将电子档案和纸质档案两种管理方式结合起来。只有将两者充分融合，相辅相成，充分发挥各自优势，才能更好、更高效地加强档案管理工作。

关键词：纸质档案管理；电子档案管理；保险丝；调查

引言

在纸质档案管理与电子档案管理互动融合的过程中，随着当代信息时代的发展，电子档案管理的应用范围不断扩大，与之相应的，纸质档案管理的范围和规模也在逐渐缩小。然而，目前我国档案管理还存在许多问题。档案管理的相关工作人员应采用科学的手段对电子档案进行管理和保护，以促进电子档案管理的发展，同时对纸质档案进行保留和保护是必要的。只有将电子档案管理与纸质档案管理完美结合，相辅相成，加强档案管理工作，才能推动我国档案管理工作更上一层楼。

1纸质档案管理与电子档案管理的区别

由于现有的技术和实践经验等各种原因，电子档案的保护技术与纸质档案相比非常缺乏经验，在管理方面存在以下差异。(1)纸质档案与电子档案的存放时间差异。传统纸质档案的保存时间通常是有规定的，档案创建后的上半年交给本单位档案管理部门检查使用。电子文件经过处理后，可以随时归档，然后通过网络传输从产生电子文件的部门转移到该部门的记录管理部门，并办理必要的转移手续，创建转移文件。档案工作人员按照出版原则进行注册，并分配分类号，设置访问限制和级别，供以后的用户查找和使用。归档的好处一方面是可以防止文件泄漏，一方面保证归档的速度和完整性。另一方面，它方便、快捷，也遵循了电子文件的特点，可以防止文件丢失和病毒破坏。(2)提交纸质和电子记录的方式不同。传统的纸质档案现在采取“一卷软纸包在盒子里”的方式。这是对以前的“厚卷纸”方法的改进，但是存在文档分类、多流程、详细需求和繁重工作负载等缺点。使用电子编码技术，您可以编辑和修改电子文档，而不会留下任何痕迹。载体不能固定，识别原始文件的某些关键信息也可以改变——所有这些都改变了电子文件的原创性和证书的真实性。(3)纸质记录和电子记录的存储方式不同。气等工艺、去污、脱酸、人工保养、纸浆等，对损坏的文件进行修复。预防和处理构成档案的材料自然损坏的因果关系。电子档案介质的老化与淘汰、信息多媒体和存储介质的产生与发展影响着电子档案的长期可读性。(4)如何查看和使用纸质和电子记录。档案作业的目的是积累档案信息资源，为实际作业提供利用服务。纸质档案是指以用户为服务对象，以档案为手段，利用多种形式和方法开发和传递档案，呈现给用户。

2整合电子档案管理与纸质档案管理

2.1电子档案管理与纸质档案管理并存

长期以来，一直需要将电子记录和纸质记录一起提供，以进行记录管理，主要是由于以下两个原因并存。一是电子档案是按照纸质档案来组织的，电子档案是纸质档案的数字化表示，纸质档案根据需要表示为电子档案。电子档案的形成主要有以下两种情况：档案管理部门收到了电子档案并要求对其进行更改；档案中存在纸质和电子共存的两种形式。由于高质量文件的数字化，两种文件类型并存。二是创建一个电子文件，然后将其更改为文本文件。随着当今社会的快速发展，人们的工作和生活节奏也在加快。由于纸质记录较慢，电子记录可以快速准确地记录一些活动和关键任务。然而，当考虑到电子记录时，人们通常会将重要的电子记录重写为纸质记录。这种文件格式有两种主要形式。一种是创建一个电子文件，然后以信息传输的形式发送电子文件，再以纸张为基础制作电子文件，两种版本的文件并存。存档的电子文件必须根据需要转换为纸质文件，有时两个认证文件同时存在。

2.2电子档案管理与纸质档案管理的互动

电子档案管理和纸质档案管理是两者共存后形成的互动关系，两种档案管理形式形成了两种管理制度。在每一个文件管理系统中，内部的开发都必须是独立的、积极的，但两个文件管理系统又必须相互运行、相互依赖。两国不仅要在各自的管理制度中履行各自的职责，而且要根据各自的特点相互合作，履行共同的职责。电子档案管理和纸质档案管理两个系统之间的交互，可以提高两个档案管理系统的自功能，大大提高各系统的工作效率，对档案管理具有重要意义。

3电子档案管理与传统档案管理的共性

随着经济的快速发展，信息技术水平不断提高。信息技术的应用已逐渐引起社会各界的重视。信息技术与管理手段的有机结合，可以大大提高管理效率。传统的文件管理通常效率较低。电子档案管理具有提高工作效率的优点，但也存在一定的安全隐患，两者各有利弊。目前，传统的文件管理方法已经不能满足社会发展的需要，通过利用互联网电子技术对文件进行管理，可以有效改善现有文件管理的不足。

一是无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是相同的，电子档案是传统档案发展的产物。电子档案管理是对现有档案管理的优化和整合，充分利用了信息技术。与传统档案相比，电子档案管理在管理方式、管理质量和技术水平上都有很大的提高。然而，这并不否认这两个基本原则的共同点。

二是电子记录不能单独存在，也不能与现有记录分开。传统档案管理的信息可靠性高，属于社会实践数据。各类档案信息可以以电子文件的形式存储，也可以同时实现资源共享。基于计算机技术的电子档案的存在，为检索必要的信息提供了方便。当需要查看实体传统档案并直接获得所需的数据和信息时，也可以使用电子档案中的记录轻松地检索它们。

4两种文件管理方式的区别

纸质资料是传统档案管理和保管的主要内容，以文字、图表等多种形式存在，具有一定的保存价值。硬盘和电脑光盘是电子文件管理的主要存储介质。电子海图、电子信件和电子文件是电子档案的主要代表。与传统的纸质档案不同，不仅是档案的存储，而且数据的传输和处理都是利用计算机和网络技术来实现的。当前，信息化、多元化已成为时代发展的主题，人们对档案管理的质量和效率提出了更高的要求。总之，传统的档案管理已不能满足这些需求。但不可否认的是，传统档案的特点决定了其不可替代性。同时，电子文档管理的便利性和高效性与现代人的生活息息相关，电子文档管理将成为文档管理的发展趋势。

4.1两种档案管理方式对档案资料存档的时限要求存在差异

在传统的档案管理中，在归档归档数据时，通常是先将所有归档数据组织起来，然后由档案管理员根据归档规范对归档数据进行综合归档。电子档案管理档案的特点是档案资料易于复制和查阅，档案可以不定期分类，只有档案工作者需要接受档案所要求的档案登记，并设置分类编号和查阅权限。

4.2两种文件管理方式的存储方式不同

传统的档案管理方法在存储数据时更注重归档数据的完整性、组织性和顺序性。在接收到完整的归档过程后，归档管理器按照特定的排序顺序对档案进行归档和存储。电子档案管理方法采用电子编码技术对档案进行归档，通过其他档案进行电子编码处理，可以非常方便地对档案进行归档。

结语

随着信息技术的飞速发展，大数据信息时代即将到来。电子档案管理是新时代的产物，是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作方便，系统中的信息容易变更和传递，在实际工作中也会存在一定的安全隐患，因此在工作中也需要进行辅助管理。纸质档案管理是电子档案管理的监督，只有两者相结合才能保证档案管理的顺利进行。也许纸质档案在未来的某个时候会消失，但纸质档案在现在仍然有它的作用，需要加强管理。

参考文献：

[1]张静.解析纸质档案在档案信息化管理中的重要作用[J].兰台内外，2020（28）：25-27.

[2]王瑛.推进城建档案数字化转型发展的若干思考——基于新修订档案法的视角[J].浙江档案，2020（08）：54-55.