提升烟草档案管理的思考与对策

梁燕1，周鹤2

1云南省永德县烟草专卖局（分公司），办公室，云南省临沧市永德县永新路12号 677600；

2云南省永德县烟草专卖局（分公司），办公室，云南省临沧市永德县永新路12号 677600；

摘  要：围绕如何提升基层烟草企业文书档案管理工作，本文在阐述基层烟草企业文书档案作为重要信息资源，目前重视程度不够、信息化程度不高、缺乏专业人员管理的情况，并针对该现状，从增强意识、树立信息化理念、组织专业培训等方面进行了论述，为基层烟草企业提升烟草档案管理提供参考。

档案管理工作是利用科学的方法管理档案，对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的工作，是企业工作的组成部分，为企业提供有效的依据，在企业发展过程中发挥了巨大作用。在信息化以及大数据发展的新时期下，烟草行业也越来越重视高质量发展，企业规范化管理、痕迹化管理、科学化管理下，档案资源也在不断增加，档案管理工作相比较过去更为繁重、管理要求更高。如何与时俱进，把先进的理念和管理方法运用到烟草企业档案管理中，进一步发挥档案工作的价值及信息服务功能。

1 目前基层烟草企业档案管理工作的不足

1.1档案管理意识薄弱，重视程度不够

就目前县级烟草专卖局的情况来看，生产经营排在各项工作的首要位置，其他工作服务于生产经营。档案管理工作是具有期服务性质的工作，并且是一项长期工作，它并不能直接带来经营效益和物质财富，利用频率、频次都很少，档案材料实用价值很难在基层烟草行业中得到体现和认可。档案管理工作被认为只是收集过期、以往年度的文件材料，相比于它所耗费的人财物和精力，他所能反馈的产出少之又少，甚至没有。根据近两年的办公室工作经历，当需要查找像历年文件、组织机构、人员编制、体制变革等方面材料时，如果没有档案工作日常有序收集、整理、归档，会因为时间推移、岗位更换、年代久远，十分难查找到此类材料，往往这时候才能理解档案管理工作的重要性。

1.2信息化档案管理仍处于初步探索期

烟草行业在计算机技术、数据管理的发展下，由纸质档案管理到紫光档案系统到目前使用电子档案管理系统，已处于信息化档案管理初步探索阶段。但基层烟草行业的信息化实际使用率不高，在查找文书类资料档案时，还是通过档案管理人员手动查找，按大致年份和档案的分类，逐册、逐条查找纸质目录内容，效率极低，很难及时、准确、全面地获取到原始数据信息，档案利用过程较繁琐；原档案系统为手动录入目录，与实际资料分盒分册不相符，也很难准确、快速的找到纸质档案，档案服务利用效率低，无法适应信息化时代高效、全面、准确利用数据的要求。

1.3缺乏档案管理工作专业培训指导

就目前各县区公司的情况来看，档案管理为兼职岗位，非专人专职，兼职人员受到专业限制，同时缺乏档案管理相关经验。档案管理工作包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等几方面的系统工作，具有较高知识性、专业性和技术性， 需要一定的实践积累，没有系统、整体的档案管理知识和工作经验，很难顺利开展此项工作。近几年未组织档案管理工作的培训，各县区公司依据各自经验开展工作，工作结果形成差异。

2 对基层烟草行业档案管理的建议

2.1增强意识，提高档案管理重视程度。

县级烟草专卖局文书档案包括行政管理类公文、党群工作公文、烤烟生产类公文、经营管理材料、各委员会会议材料、日常工作的痕迹资料等，是本公司历史面貌的客观反映，是重要的信息资源，为公司生产经营和维护公司权益提供了重要支撑和保障，进而推动着烟草行业的发展。县级烟草专卖局应充分认识档案管理工作的重要性，把档案管理工作作为一项基础性工作常抓不懈，积极把档案管理工作纳入单位的工作计划和发展规划，保障档案管理工作高质量、有序开展。提升所有员工的档案意识、档案工作责任感，组织全体员工学习《中华人民共和国档案法》、实施办法、系统内《档案管理办法》等相关法律法规、制度办法。调动各部门、烟站点的积极性，确定部门兼职档案管理员，负责收集本部门产生、有保存价值的档案，按照逻辑顺序进行整理，定期向公司档案管理员移交。

2.2利用信息化管理，提高档案服务利用效率

档案管理的目的在于提供参考利用服务，档案管理部门应当为档案的利用创造条件，提供服务。因国家或者公共利益需要利用档案的，企业档案管理部门应当提供。档案信息化建设应纳入单位整体信息化建设的规划和方案，保证档案信息化建设同步有序开展。在文书档案规范基础管理下，运用档案管理系统数据库，完善、修正数据库以前年度档案数据，复核档案存放位置、名称编号、分类顺序、保管期限、密级等级、核心内容摘要等信息，确保基础数据准确。可以开放县级烟草专卖局员工使用档案系统的权限，员工登录档案管理系统通过认证、授权，可以在需要时查询以前年度文档资料，第一时间准确查询到所需文档资料的核心内容和该文档资料的具体存放位置，提高档案服务利用效率。

2.3组织专业培训，提高档案人员业务素质

档案管理工作需要有较高专业性、技术性，档案管理人员的专业程度和技能掌握程度的高低，直接影响档案工作的质量和效果。基层烟草行业应该选择政治可靠、责任心强、忠于职守，遵纪守法、耐心细心的人员担任档案管理员。档案管理人员岗位调动时，办理好交接手续，确保档案管理工作的持续性、稳定性。组织开展档案管理人员业务技能培训，提升基本档案管理技能、档案专业素养和业务素质。档案管理人员也要持续学习档案管理专业知识，树立档案信息化管理观念，树立岗位服务意识，树立岗位责任意识，具备从业要求。档案工作人员从事档案工作后需进一步学习取得档案专业技术职称，提升专业素质。

3.结束语

基层烟草企业的全部档案，是公司在生产、管理、经营、科研及党政工团组织在各项活动中的真实记录，是本公司历史面貌的客观反映，是烟草企业发展历程的记录，是重要的信息资源，是国家档案的组成部分。烟草企业应该提高对档案管理工作的重视，并顺应时代发展，加强信息化建设及运用，为企业的发展提供高效、优质的基础信息服务。同时认真构建专业人才建设，争取培养一批具有专业素养的档案管理人才。使企业档案管理工作得到提升，从而促进基层烟草企业健康、持久、良性发展。

参考文献：

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