档案信息化建设现状问题及对策

李爱萍

(新疆阿勒泰地区布尔津县也拉曼旅游开发区管理委员会   836600)

摘要：随着信息技术的发展进步，各行各业都将信息技术融入至行业发展当中。旅游开发区的档案资料是进行旅游区规划和管理的重要依据，也是进行旅游市场分析和决策的指导材料，科学的档案管理对于旅游开发区的健康和可持续发展具有重要意义。信息化技术在档案管理中的应用能够提高档案的管理效率，并为用户提供更为方便和精细的档案使用服务，因此旅游开发区也在积极推进档案的信息化建设工作。本文阐述了档案信息化管理的优势，并对档案信息化建设的现状进行了分析，进而提出了推进档案信息化建设的策略，以为旅游开发区档案的保管和使用提供更为现代化的途径。

关键词：档案；信息化；建设；现状；对策

引言

现阶段，为保障档案资料的安全性，提高档案管理的效率和准确性，并实现档案的共享和协作，我国极力推进档案的信息化建设。目前，我国大部分地区和部门都已开展了档案信息化建设的工作，但在具体建设过程中仍存在着档案管理系统网络信息安全差，以及档案信息化管理人员的信息化技术不佳等问题。因此，要加快档案信息化的建设步伐，并建立完善的数字化档案，从而推动档案管理工作的高效开展。

1档案信息化管理的优势

档案信息化是将传统的纸质档案电子化、网络化和智能化的过程，通过档案信息化，可以实现档案的数字化存储、检索、传输和共享，提高档案管理及利用的效率和便利性。档案信息化管理可以通过数字化、自动化和智能化的手段，提高档案管理的效率。例如，利用电子文档管理系统可以快速检索、存储和共享档案，避免了传统纸质档案的繁琐操作，节省了时间和人力成本。另外，将档案信息化管理可以把纸质档案转化为电子档案，减少了纸质档案的占用空间，从而节约了档案室的面积，还方便了档案的管理和维护。在档案信息化管理下能够实现档案的共享和协作，不同部门或人员可以通过网络或云端存储，方便地共享和查阅档案信息，提高工作效率和沟通协作能力。同时，档案信息化管理可以利用数据分析工具对档案信息进行深入的挖掘和分析，以获取更多的信息和洞察，为决策提供科学依据。档案信息化管理具有提高工作效率、增强信息安全性、优化空间利用、方便数据共享及便于数据分析和利用等优势，有助于提升档案管理的质量，推动档案管理工作的发展进步。

2档案信息化建设的现状及问题

2.1档案信息化建设成就

现阶段，我国大力推动档案信息化建设，各级政府机关、企事业单位和档案馆纷纷进行电子档案的建设和管理，大量纸质档案已经或正在被数字化，实现了档案的电子化存储，为档案的保护、管理和利用提供了便利。在互联网和数字化技术的推动下，用户可以远程查询和利用档案资源，实现了档案的快速传递和共享。同时，档案机构也积极提供档案咨询、复制、编研等服务，为社会各界提供了更加便捷和全面的档案服务。为了推进档案信息化进程，我国加强了档案信息安全管理，制定了相关政策和标准，对档案信息进行保护和安全控制，保障了档案信息的完整性和可信度。

2.2档案信息化建设中存在的问题

2.2.1档案信息化管理制度不健全

目前，我国对档案信息化管理的规定还不够完善和细化，缺乏明确的规定和指导，导致档案信息化管理工作缺乏法律依据和操作指南，而档案信息化管理中的信息安全问题尤为重要，然而，目前对档案信息安全的保障措施还不够完善，缺乏专门的档案信息安全管理制度和技术手段，容易造成档案信息泄露、篡改等问题。同时档案信息化管理需要遵循一系列的标准和规范，然而目前这些标准和规范存在不统一的情况，缺乏统一的档案信息化管理标准体系，影响了档案信息化管理的一致性和互操作性。

2.2.2信息化技术及设备落后

档案信息化中，在档案信息共享和检索等技术上相对较为落后，没有跟上科技发展的步伐，导致档案信息化管理的效率和质量不高。同时，部分部门的档案信息化设备可能存在老化和陈旧的情况，如存储设备、扫描设备等可能不够先进和高效，无法满足档案信息化管理的需求。另外，档案信息化需要实现不同系统之间的数据互联互通，然而，如果技术和设备不先进，可能会导致数据集成和共享的困难，降低了档案信息化的效果和效益。

2.2.3缺乏专业的档案信息化人才

档案信息化是一个技术专业性较强的领域，简单的培训并不能使无专业技术和理论的人满足信息化建设的需要。档案信息化需要涉及档案管理、信息技术、数据分析等多个领域的专业知识。然而，目前可能缺乏综合能力强、熟悉档案信息化的专业人才，进而难以满足实际需求。另外，档案人员配置可能过于偏重操作层面，缺乏系统开发、信息查询、咨询服务等专业领域的人员，这也导致在档案信息化管理中，无法满足专业技术需求，影响档案信息化工作的全面发展。

3档案信息化建设的对策

3.1健全档案信息化管理制度

健全档案信息化管理制度对于有效推进档案信息化工作至关重要。应建立专门的档案信息化管理机构，负责档案信息化的规划、组织、实施和监督，确保档案信息化工作的顺利进行，并制定档案信息化管理的规范和标准，明确档案信息化的技术标准、数据标准、安全标准等，确保档案信息化工作的规范性和统一性。同时，需制定档案信息化管理的流程和方法，规范档案信息化工作的各个环节，确保档案信息化工作的高效和有序进行。在信息化建设中，加强档案信息化的信息安全管理也十分重要，应建立数据备份、权限控制、防止数据丢失和泄露等流程的安全管理制度，保障档案信息的安全和完整性，并定期对档案信息化工作进行评估和监督，以及时发现问题并采取措施加以解决。

3.2引进先进的信息技术和设备

档案信息化的有关部门应选择能够满足档案信息化需求的档案管理系统，包括电子文档管理系统、数字化档案管理系统等，提高档案管理的效率和质量，并引进大数据和人工智能技术，对档案数据进行深度挖掘和分析，实现档案信息的智能化管理和利用。同时，利用云计算和移动设备，实现档案信息的在线存储和访问，方便档案人员和用户随时随地获取和调用档案信息。在档案信息化过程中，应根据档案管理需要引进适用的高速扫描设备和数字化工具，将纸质档案快速数字化，提高档案信息的存储效率和利用效果。再者，要搭建档案信息共享和交流平台，实现不同部门、机构之间的档案信息交流和共享，提高档案信息的利用价值。

3.3加强信息技术人才的培养

档案管理部门应引进专业的信息化技术人才，并制定系统的培训课程，培养信息化技术人员的档案管理、项目管理等方面的知识和技能，提高他们在档案信息化建设中的能力和素质。档案管理部门需定期组织档案信息化建设人才的知识分享和交流活动，促进彼此学习和合作，提高整体的档案信息化建设水平。同时，积极与高校合作，开展档案信息化建设相关的课程和项目，培养高素质的档案信息化建设人才。

结语

档案是历史文化传承的纽带，也是现代科技发展的信息基础，因此要不断加强档案管理工作。档案信息化建设能够提高档案管理的效率和质量，增强档案的安全性，档案管理部门应健全档案信息化管理制度，加强信息化技术和设备的引进，并培养专业的技术人才，以推动档案信息化建设的持续发展。

参考文献

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作者简介：李爱萍，（1983.06），女，汉族，山东省昌邑县人，本科，档案高级，从事研究方向或职业：档案管理。