企业档案管理信息化建设

王丽君

天津津燃燃气热力有限公司，天津 300110

摘要：所谓管理档案信息化，就是国家相关档案管理部门统一组织与指导下，在档案管理的过程中要全面结合新型的信息技术，为档案数据资源提供管理、处置与利用等服务，通过这样的方式可以让档案管理工作变得更加现代化。换句话来说，档案管理信息化就是将档案管理的模式改变，这是一个长期的过程，在这个过程当中，要积极引入新型的科技和手段来装备档案部门，通过这样的方式将档案利用与管理的水平提升。本篇文章主要是针对企业中档案信息管理信息化建设进行讨论，希望大家可以当作一个参考。

关键词：企业；档案管理；信息化建设

在信息化时代的背景下，如果企业要想在激烈的竞争中占据稳定的地位，那么就要将自身的特点作为依据，采用科学合理的方式加快信息化建设。随着近几年档案管理部门开始重点推进企业档案管理信息化建设的工作，努力让档案管理工作和社会共同发展和进步，根据相关研究资料表示，档案管理工作使用电子化的流转方式，已经成为档案管理工作的发展趋势，同时采用这种方式能够将档案管理工作的效率提升。建设档案信息化系统的主要目的就是要在优化档案管理工作的流程之后，通过使用数据库管理技术与软件变成技术，重新塑造计算机的工作流程，通过这样的方式来执行并支持档案管理的活动。将投入运行、承担企业职责与业务活动的信息管理系统，从而体现了企业档案管理信息化建设的工作效果。

1档案管理信息化的趋势

在现阶段我们国家科技的不断快速发展的背景下，档案生成的方式也在不断发生变化，办公无纸化和自动化主要表现在互联网与通讯线路中，比如对文件起草、催办和存档的操作，通过电脑实现文档阅读也是档案的前身，由于档案是需要以计算机读写的形式产生，由计算机作为载体的档案与纸质作为载体的档案之间存在着很多差异,但这也就是这些变化使得了档案有关人员从磁盘作为载体的方法变为了电脑的读写方法，而很多用户比较关心的问题也就是不同电脑读取方式中的信息。对于一般档案工作者所必须建立的档案信息系统，如果为了使提供的档案信息更有实用价值，就必须有精心挑选的加工过程。档案内容必须具有真实性和系统性的特征，这都是计算机在资料读取处理过程中所要求的基本属性。拥有这些能够将服务完善。因此档案管理信息化是档案发展的趋势。

2档案信息化遵循的原则

2.1标准性原则

档案标准化可以衡量档案管理工作的工作效率。档案管理标准包含档案整理是否标准、档案统计标准和档案应用各项技术标准等。

2.2安全性原则

档案的安全就是说立档的单位和档案管采用科学合理的方式来保护档案中的信息内容与实体，从而避免档案因为人为因素或者是自然因素受到影响，保证档案管理工作能够安全地开展。随着现阶段档案在不断地信息化建设，网络的缺点也逐渐显现出来。所以，在档案管理的过程中，不仅要避免受到自然灾害，同时还要加大网络安全技术的研究力度，采用科学合理的方式确保档案信息是安全的。

3企业档案信息化建设过程中的问题

由于企业没有正确认识档案信息化建设工作，认为档案信息化建设工作不能帮助企业更好地发展，所以得到企业的关注。比如，企业中的管理人员认为该工作无法给企业带来经济利益，是一项不重要的工作。档案管理人员认为将档案信息输入到电脑中，就是将该工作完成了。部门企业没有正确认识该工作，无法接受新方法。所以，企业在开展档案信息化建设工作的过程中，经常会受到各种因素的影响。

4加强企业档案信息化建设的措施

4.1将档案信息化建设与企业信息化建设相结合

企业在开展档案管理信息化建设时，要明确一个问题，无论是哪一个信息系统建设都不能独立完成，档案信息化建设工作也不是单靠档案部门就可以独立完成的，该工作需要企业管理人员的和谐，需要企业中各个部门积极参加和配合，所以就要将企业档案信息化建设工作和企业信息化建设工作相互结合，并将其规划到企业中相关部门的职责当中，通过这样的方式能够让档案管理信息化建设工作和企业生产紧密结合在一起，将档案数据资源在企业生产经营方面和产品研制方面的优势充分地发挥出来，帮助企业创造处理更多的经济效益，得到企业的关注与支持，将档案管理的价值与档案工作的重要性体现出来。将档案信息化建设工作融入到企业信息化建设工作中，能够更好地处理建设过程中的问题，比如，信息化建设工作的资金投入变得一致且和谐，计算机与缩微设备选型一致，应用的软件能够共享等。

4.2加大企业档案根底事物的建设力度

企业在开展档案根底事务工作的过程中经常会受到企业的经济效益、管理人员对档案的人事和档案工作人员自身等因素的影响，也这是因为这个原因导致档案管理工作的水平出现很大的差异。部门企业在开展档案管理工作中一直都在用封闭的管理方式，很少能够接受相关部门的帮助，缺少和同行的相互沟通和交流，档案管理工作只是将保管作为根本意图，导致企业档案根底事务的工作质量比较差。所以，为了将企业中档案工作的现状改善，就要采用科学合理的方式加大档案基础工作建设力度，制定规范且高效的管理制度，将档案的整理、保管和使用等工作变得更加规范且科学，通过这样的方式可以为完结档案信息化打下基础，做好准备。

4.3加快制定档案信息化规范

档案信息化建设中最基础的部门就是将其规范，同时规范也是该工作不能缺少的必要条件，是档案信息化建设的保障。现阶段，有一部分规范还不是很明确，甚至还有一些方面没有制定规范。所以，企业中的档案管理部门要采用科学合理的方式加快制定档案信息化的规范，建立完善档案信息化工作的相关制度。通过电脑等专用设备进行数字档案信息的读取和传递等工作，从而对数字档案信息内容的标准和格式等都具有相当高的要求，因此无论是对电子文档直接接纳或是收藏文档的数字化，都要贯彻规范化的准则，制定相关的法律规章制度，电子文件归档，将传统档案数字化、档案传递保管和使用等都变得规范且有序，避免出现各自为营和重复建造的情况，让企业中档案管理信息化建设工作有章可循、有法可依，通过这样的方式不仅可以保证企业中档案管理信息化建设工作可以高效地开展，同时还能够将相关制度完善。

4.4将档案管理工作人员的素质提升

档案管理信息化工作对技能有着非常高的要求，档案管理信息化建设工作的要点就是人才建设。企业中的档案管理部门要习惯档案管理信息化建设的要求，对档案管理的工作人员进行相关的信息技能训练，打造一支不仅能够了解档案事务同时还能够掌握信息技能的高素质、高技能的人才队伍。此外还要全面考虑企业是将盈利作为最大的意图，人力资源的成本是企业需要重点考虑的问题，如果想要一味地引入素质高、专业能力强的工作人员来充实到企业中的档案管理部门这是非常不符合实际的，企业的档案管理部门要将作业的思路转变，主动和企业的信息办理部门进行合作，把保护网络和保护服务器等与计算机有关的工作转交给信息管理部门，通过这样的方式，才可以将档案管理部门中专业人才较少的问题解决。

5结语

总体来说，为了更好地满足国家信息化建设与档案管理工作持续发展的要求，企业要将网络建设作为基础，将开发档案信息资源工作为中心，将档案的利用率提高，将档案信息化建设工作与企业信息化建设工作相互结合，合理的应用网络技术，帮助企业档案管理工作实现信息化，从而使其能够更好地发展。

参考文献

[1]刘碧璇.大数据背景下，企业档案管理信息化建设路径分析[J].兰台内外,2023(10):13-15.

[2]迂娜.大数据背景下企业档案管理信息化建设路径探究[J].兰台内外,2023(07):10-12.