档案信息化的信息资源管理问题探讨

李丹丹

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摘要：本文针对当前档案信息化管理的情况进行深入分析和评估，探讨存在的问题和挑战，并确定了改善的方向和重点。针对改善档案信息化管理的需求，本文提出了制定信息资源管理政策、选用适当的信息管理系统和技术工具、培训和教育相关人员以及加强信息安全和合规性管理等具体措施。通过明确政策目标和标准、选择适合的系统和工具、培养人员能力和意识、确保信息安全和合规性，可以推动档案管理的数字化转型、提升管理效率和质量。

关键词：档案信息化管理；信息资源管理政策；信息管理系统；培训与教育

引言

随着信息技术的快速发展，档案管理领域也面临着数字化转型的需求和挑战。传统的纸质档案管理方式已经不能满足日益增长的信息管理需求，信息化管理已成为档案管理的重要发展方向。然而，当前的档案信息化管理仍存在一些问题和挑战，包括政策不明确、系统不完善、人员能力不足、信息安全隐患等。因此，为了优化档案管理的流程和效率，提升信息资源的利用价值，制定相关的管理政策、选用适当的信息管理系统和技术工具、培训和教育相关人员、加强信息安全和合规性管理是迫切需要解决的问题。

一、信息资源管理的基本原则和流程

（一）信息资源管理的定义和目标

信息资源管理是指对组织内的信息资产进行规划、组织、利用和保护的一系列活动和方法。其目标是实现信息资源的高效利用、提升组织的竞争力和创新能力，以及确保信息的安全和合规性。

（二）信息资源管理的基本原则和指导原则

通过统一规划、统一组织、统一标准和统一监管等手段来实现信息资源的整体管理。在信息资源管理中注重经济效益，合理配置资源，降低成本，提高效率。确保信息资源的安全性，包括数据的保密性、完整性和可用性。信息资源管理需要具备灵活性和适应性，以适应外部环境的变化和组织的业务需求。信息资源的生成、流转和利用应当具有可追溯性，便于对信息进行溯源和追责。

（三）信息资源管理的典型流程和方法

明确组织的信息需求，了解信息资源的现状和缺口。制定信息资源管理的目标、策略和计划，设计信息资源的组织结构和管理体系。收集、整合和筛选信息资源，建立信息资源库。组织和分类信息资源，提供便捷的检索和利用方式。制定信息资源的安全策略和措施，防止信息泄露和损坏。监控信息资源的使用情况，评估信息资源管理的效果，并不断改进。

二、档案信息化中的信息资源管理问题

（一）档案数字化和电子记录保全

1．数字化的完整性和可信性：在档案数字化过程中，需要确保数字档案的完整性和可信性。这包括确保数字档案的内容与原始纸质档案一致，并采取措施防止数字档案被篡改或损坏。为此，可以使用数字签名、加密和访问控制等技术手段来保证数字档案的安全性和可靠性。

2．电子记录的长期保存和保全：电子记录的长期保存和保全是档案数字化的一个重要问题。由于技术和软硬件设备的迅速更新，电子记录很容易遭受技术失效和设备不兼容的风险。因此，需要制定合适的电子记录保存策略，确保电子记录在长期保存过程中不会丢失、损坏或无法访问。这可以通过定期备份、迁移和升级技术手段来实现。

（二）档案存储和数据保护

1. 档案存储：档案信息化后，需要选择合适的存储介质和设备来保存电子档案。常见的存储介质包括硬盘、光盘、磁带和云存储等。选择合适的存储介质需要考虑存储容量、数据可靠性、易于管理和成本等因素。此外，还需要建立合理的档案存储管理机制，包括数据备份、数据迁移和存储策略等，以确保档案的安全和可持续性。

2. 数据保护：限制对档案数据的访问权限，确保只有授权人员可以查看和操作档案数据。对敏感的档案数据进行加密处理，以防止未经授权的人员获取和篡改数据。建立适当的网络安全措施，包括防火墙、入侵检测和防病毒软件等，保护档案数据不受网络攻击和恶意软件的侵害。定期对档案数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在不同的地点，以应对突发情况造成的数据灾难。

（三）档案的访问和共享

1. 档案访问管理：根据不同的角色和责任，对档案的访问权限进行控制，确保只有经过授权的人员可以访问和操作档案。记录档案的访问日志和操作日志，便于追溯和监控档案的访问情况，对于违规和异常行为及时进行监测和处理。对敏感的档案数据进行加密和数字签名处理，以确保只有授权的人员能够正确解读和验证档案的真实性。

2. 档案共享和协作：将档案数据存储在网络服务器或云平台上，方便不同部门和人员之间的共享和访问。建立文档管理系统，对档案进行分类、索引和关联，方便用户快速查找和共享档案。利用协作平台和工具，实现对档案的多人协作和版本控制，提高工作效率和资料的准确性。

（四）档案质量管理和合规性

1. 档案质量管理：建立数据质量管理策略，包括数据清洗、数据校验和数据审查等，确保档案数据的准确性和一致性。对档案文件进行鉴定和排序，确保文件的完整性和有序性。对档案进行编目和索引，建立规范的分类体系和检索规则，方便用户查找和使用档案信息。定期对档案进行审查和更新，及时清理过期和无效的档案，确保档案信息的时效性和有效性。

2. 合规性管理：了解和遵守涉及档案管理的法律法规，例如数据隐私保护法、个人信息保护法等。建立档案安全管理制度，包括数据访问控制、备份和恢复策略、灾备计划等，确保档案数据的保密性、完整性和可用性。对档案的访问权限进行控制，记录和审计档案的访问记录，追踪和监测档案数据的使用情况。根据相关规定，合理确定档案的保管期限，并按时进行归档或销毁，避免档案滞留和过期导致的合规性问题。

（五）档案的长期保存和可持续性

1. 长期保存：将档案信息转换为数字格式，并采用合适的存储介质，例如磁盘阵列、光盘或磁带等，以确保档案数据的安全和长久性。定期进行数据迁移和转换，防止存储介质的老化和技术的落后导致档案数据无法读取或损坏。迁移和转换时要保持数据的完整性和可追溯性。定期对档案数据进行校验和修复，确保数据的准确性和完整性，避免数据损坏或篡改。

2. 可持续性管理：建立档案管理的标准和规范，包括数字档案格式、元数据标准和技术规范等，以确保档案信息在技术迭代中的可迁移性和互操作性。建立有效的数据备份和灾备机制，定期备份档案数据，并建立灾备计划和恢复策略，保障档案数据在灾难事件中的可恢复性和持续性。建立完整的档案管理体系，包括组织结构、人员培训和档案管理流程等，为档案信息的持续管理和维护提供支持。

三、解决档案信息化的信息资源管理问题的策略和建议

（一）制定和执行信息资源管理政策

对当前档案信息化管理情况进行分析和评估，了解存在的问题和挑战，确定改善的方向和重点。根据分析和评估的结果，制定相应的信息资源管理政策。政策应该明确定义目标和标准，规范档案信息化管理的流程和要求。信息资源管理政策应该特别强调合规性的要求，包括遵守相关法律法规和标准，保护档案信息的安全和隐私。政策应该鼓励创新和技术应用，例如数字化技术、云计算和人工智能等，以提升档案管理的效率和质量。政策要求加强组织和资源支持，包括明确档案管理的责任和职责，配备足够的人力和资金，建立完善的档案管理体系。

（二）选用适当的信息管理系统和技术工具

根据需求分析的结果，选择适合的信息管理系统。系统应该具备以下功能：数字化档案管理、元数据管理、文档检索和浏览、权限控制和审计等。选择合适的技术工具来支持档案信息管理系统的实施。例如，选用可靠的数据库管理系统、安全的存储设备和备份系统、强大的搜索引擎和文档转换工具等。在选择信息管理系统和技术工具时，要考虑其与现有系统和技术的兼容性。确保系统和工具能够与其他系统进行数据交换和集成，提升档案管理的协同性和效率。根据具体需求，对信息管理系统和技术工具进行定制和配置，确保其适应档案管理的特殊需求和流程。例如，配置元数据模型、权限设置和工作流程等。

（三）培训和教育相关人员

制定详细的培训计划，包括培训内容、培训对象、培训方式和培训时间等。根据不同人员的角色和职责，确定不同的培训内容和深度。培训涵盖档案管理的基本知识，包括档案管理的原理、法律法规、标准规范等。通过培训，使相关人员了解档案管理的重要性和基本概念。由于档案信息化管理需要使用各种技术工具和系统，培训应包括相关的信息技术知识和操作技能，例如数字化技术、数据库管理、文档检索等。针对档案管理人员和相关工作人员的具体需求，提供专业培训，例如数字化档案管理、元数据管理、档案保护与安全等。培训内容应针对性强，深入实践和案例分析。培训不仅要关注知识和技能的传授，还要培养相关人员的意识和态度。强调信息资源管理的重要性、合规性和保密性，培养相关人员的责任感和主动性。

（四）加强信息安全和合规性管理

制定明确的信息安全方针和策略，明确档案信息的安全要求和保密级别。确保相关人员都清楚自己在档案管理中的安全责任和义务。根据需要，对系统和档案信息进行分类，并设置不同的访问权限。确保只有经过授权的人员才能访问和操作档案信息。对重要的档案信息进行加密处理，确保数据在传输和存储中的安全。定期备份档案信息，以防止数据丢失和损坏。建立日志审计机制，记录档案管理系统的操作日志和安全事件。定期检查和分析日志，及时发现和处理异常行为。了解和遵守相关的法律法规、政策和标准要求，确保档案信息化管理符合法律法规和行业标准。建立内部合规性制度和流程，确保档案管理的合规性和透明度。

四、结论

本文探讨了当前档案信息化管理所面临的问题和挑战，并提出了一系列改进的措施。通过制定明确的信息资源管理政策，规范档案管理的目标和标准，可以提供指导和保障；选择合适的信息管理系统和技术工具，能够支持档案管理的数字化转型和提升管理效率；通过培训和教育相关人员，提升其档案管理知识和技能，培养意识和态度；强化信息安全和合规性管理，保障档案信息的安全和隐私。

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