浅谈工程档案管理中的问题与优化策略

何平

身份证号码510402197905200928

摘要：在新发展时期，建筑行业面临着更大的挑战，建筑工程档案管理也面临着新的问题，同时也获得了很大的发展机遇。建筑工程档案管理工作在开展过程中会受到一些因素的影响，造成工程档案管理工作的实际效果不理想，这就需要我们档案工作者做好充分的研究分析工作，针对工程档案管理工作中存在的问题，采取有效的措施，切实提高工程档案管理质量。

关键词：工程档案管理、问题、优化策略

一、工程档案的特点

（一）形成周期长，贯穿工程管理全过程

工程资料的四个构成要件贯穿于工程管理的全过程。其中，基建文件是建设单位依法从工程项目立项到竣工使用全过程所形成的各类资料，包括立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收及备案等；监理资料是监理单位在工程建设监理活动中所形成的各类资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理工作日志、工作总结、竣工移交证书、工程质量评估报告等；施工资料按类别和形成阶段可分为施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验资料、过程验收资料及竣工质量验收资料八个部分；竣工图是在施工设计图纸基础上绘制的反映工程竣工状态的图纸。由此可见，工程资料的形成贯穿工程管理的始终，而工程项目的实施周期少则几个月，多则数年，因此工程资料的收集周期普遍较长。

（二）专业性强、分类复杂

专业性强、分类复杂是工程档案区别于其他类别档案最明显的一个特点。以轨道交通行业工程档案为例，根据《城市轨道交通工程资料管理规程》规定，工程项目分为建筑、市政、轨道、供电、车辆、通信、信号、综合监控、自动售检票、站台门、电（扶）梯、人防、综合信息管理、车辆段停车场等单位工程，每个单位工程下面又细分为很多子单位工程、分部、子分部、分项工程。以机电专业为例，其下面细分为给排水与采暖、通风与空调、建筑电气、FAS、站台门、自动扶梯、电梯、轮椅升降台、人防、智能诊断等众多分部工程。每个分部工程下又细分为很多分项工程，例如FAS专业下面又细分为：火灾自动报警及气体灭火、火灾自动报警及泡沫灭火、火灾自动报警及自动喷水灭火。对应这些专业产生的工程档案也涵盖这些专业门类，可见工程档案专业分布广泛、分类复杂，而且不同行业的工程档案又各具特色，专业性极强。

（三）形成及接收主体多元化

工程档案的形成单位和接收单位都不是某个单一的单位，而是涉及多个主体。从形成单位来看，基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别产生于建设单位、监理单位、施工单位及设计单位。从接收单位来看，一般来说，建设单位作为负责工程建设管理的单位，需要留存完整的工程档案；监理单位需要留存监理资料；施工单位需要留存施工资料和竣工图；设计单位需要留存可行性研究报告、初步设计文件、施工设计文件等设计资料。此外，对于工程的投资、运营维护和建设管理不是同一家单位的情况，每个单位都需要留存相应的工程档案。重要的新建或改扩建项目，还要按要求向地方档案馆或专业档案馆移交档案。

（四）竣工档案以纸质档案及其数字化副本为主

由于工程实施涉及多家单位，电子签名、电子签章等技术还没有得到普遍推广，因此各参建单位及建设管理单位需要在纸质档案上进行签字盖章，竣工图纸需要由施工单位在原施工设计图纸上手工改绘而成。接收单位为了利用方便，经常会对接收的纸质档案进行数字化制作，形成数字化副本。可见，工程竣工档案的载体形式以纸质及数字化副本为主，很少由原生电子文件直接归档产生。

二、工程档案管理中存在的问题

（一）工程档案与工程建设管理未实现同部署、同推进、同落实

施工安全是施工行业的基石，因此对施工单位而言，工程项目的安全、质量和进度控制是工作重点，但是作为工程管理重要组成部分的工程档案，往往没有得到足够重视，甚至会出现到工程竣工验收阶段才想起档案工作的情况。由于工程档案的形成过程是不可逆的，如果在形成阶段没有得到妥善的收集和保管，想重新收集是非常困难的。调研发现，多数施工单位在制定施工组织方案、监理单位在制定监理规划时，往往没有将档案工作要求纳入其中，也没有对有关部门和人员的工作职责和考核机制进行明确。多数建设单位在与这些参建单位签订合同时，也没有对档案整理和移交要求进行明确。

（二）工程资料收集不完整、整理标准不统一

以建筑行业为例，根据《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695—2017）规定，建筑行业工程档案内容共包括4大类323项，其中不同专业的归档内容也不相同，如果参建单位对归档范围不了解，必然会导致工程资料收集不齐全。同时，由于工程档案的接收主体不同，整理要求也不尽相同。例如，档案馆有移交进馆的整理标准和要求；建设管理、运营维护等单位有的执行地方标准，有的执行企业标准，有的执行本单位制发的制度，导致参建单位在整理档案时没有统一的执行标准。

（三）工程资料归档质量参差不齐

参建单位的工作性质及工作场所流动性强等特点造成资料员不固定且流动性很大，既浪费了培养资料员的管理成本，又影响了工作的连贯性和规范化。此外，不同参建单位的档案管理水平参差不齐，对档案工作的重视程度也不同，这些因素叠加，导致各单位制做出的工程档案质量差距很大，到档案验收阶段，各种问题凸显，有些问题即便发现也错过了改正的时机。

（四）未建立统一联动的项目档案归档平台

经调研发现，目前绝大多数单位工程项目管理系统均不具备在线归档功能，问题集中体现为：建设项目管理系统时没有考虑归档问题，系统采集的电子文件内容有限，距离归档范围要求差距较大；系统采集的电子文件不是最终签字盖章版；项目管理系统未与档案管理系统对接，未实现在线归档；项目管理系统所采集的电子文件来源广泛，各移交主体未建立统一联动的系统平台，无法形成全链条归档电子文件。

三、工程档案管理工作存在问题的优化策略

(一)调整管理制度，提升工程档案管理的质量

经过调查总结，发现当前建筑工程档案管理工作开展困难，其主要原因是缺乏一套完善有效的建筑工程档案管理制度。针对此类问题，各地区相关管理部门要注重加强制度体系建设工作，为保证各级建筑工程档案管理部门能够独立且正常地开展运营活动。同时，工程档案管理人员也要根据工程实际情况，按照实际需求建立健全工程档案管理制度，保证所有工程档案都能及时收集和存储，并在其他相关部门或人员需要查询工程档案资料时能够第一时间开展提供利用工作。工程档案资料的存储形式一定要多样且丰富，除文件材料外，还要有图纸、照片、视频材料等，对于照片和视频档案材料，为防止遗失可以利用现代化管理技术进行处理和保存。工程档案管理制度中还要包括档案的保管、维护等，如档案管理人员必须定期对各类工程档案文件材料进行整理、检查等，对纸质档案还要进行防虫防霉等处理，防止虫蛀、发霉、受潮等情况的发生；同时还要避免工程的过程档案文件材料在借阅时遭受破坏、发生遗失等。

（二）引入人性化制度，提高工程档案管理工作质量

为了提高工程档案管理工作的质量，需要引入人性化的管理模式，并制定相应的管理制度。实行人性化管理旨在激发每个员工内心深处所具有的创新精神、内在潜能以及自主性。实际上，与其他管理模式相比，人性化管理最大的区别在于是依靠员工自己的内在因素，而不是利用权力等其他因素对其施加影响。在开展日常管理工作的过程中，档案管理人员可以发挥自身灵活高效的优势，借助有效的管理手段，为企业各项业务工作的开展提供帮助，提升工程档案管理工作的发展空间。通常情况下，实行人性化管理，档案管理人员工作时间弹性较大，有助于促进档案管理人员进行自我提升，从而具备专业化的服务水平，不断增强解决实际问题的能力，促使工程档案管理工作更加规范化、科学化。人性化管理不仅仅是针对工程档案管理人员，对于工程档案的利用者也同样适用。工程档案管理人员在面向利用者提供档案借查阅服务的过程中，相互之间难免产生一些矛盾。如果档案管理人员对于利用者十分警惕，实时进行登记并随时进行监督检查；而且借阅审批手续繁琐，甚至在某些情况下借阅申请还可能被驳回，导致双方地位严重不平等，利用者甚至会产生对立情绪和逆反心理，这无疑会极大地增加管理的难度。针对这一问题，引入人性化管理，不仅要根据具体情况制定明确的档案借阅规范，还要在具体条款、内容上给予提示，档案管理人员要用委婉、温馨的话语替代严肃、呆板的命令式口吻，体现出对用户的尊重以及对其权力的认可，整个提供利用的业务环节以及服务过程都应体现对利用者的关怀以及贴心服务，有利于档案管理人员和利用者之间建立和谐友好的关系，体现人性化管理的优势。

(三)采取有效措施，提高档案管理人员的素质

工程档案管理工作是一项重要的基础工作。因此，从事工程档案管理工作的档案管理人员应具备扎实的档案业务知识和技能，并实现理论与实践相结合，不断提升自身的专业水平。档案是记录信息的载体，档案管理人员只有充分了解工程档案的内容信息，才能更好地发挥工程档案的价值。另一方面，档案管理人员在日常的工程档案管理工作中，要做好档案的收集、鉴定、整理、分类、保管与利用工作，在各环节的工作中，只有具备了良好的档案专业知识，才能及时发现问题、解决问题，避免给档案的损失。档案管理人员还要了解和掌握工程档案管理工作相关法律法规、行业标准，及时关注相关法规政策的变化与调整，主动接收工程档案管理的最新信息，避免工程档案管理工作出现滞后、脱节的现象。从工程档案管理工作的对象、基本任务和工作方式来看，工程档案管理工作具有鲜明的服务性特征，因此要求档案管理人员要对工程档案管理工作保持足够的热情，做到无私奉献、积极主动、热情周到，不断提升档案服务质量和服务水平。档案管理人员还应树立良好的服务意识，通过为各方面人员提供高效便捷的档案利用服务，更好地实现自身的价值。

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