浅析机关档案工作

李永平

内蒙古鄂尔多斯市民族古籍研究中心 017000

当今社会，机关档案工作如何适应形势发展需要，实现制度化、规范化、标准化、现代化，与时俱进，全面、充分发挥自身作用，更好地为领导决策和社会主义建设各项事业服务，笔者谈几点粗浅的认识。

　一、　领导重视是机关档案工作与时俱进的基础

　　 具体到机关单位，领导对档案工作的重视程度，从某一个角度来讲决定了档案工作的好坏。领导重视了，单位就会在资金、场所、设备、人员等各方面向这项工作倾斜。做到重点规划、合理安排。

　　 （一）档案是对单位有保存价值的历史记录，以单位积年累月形成的文书资料、会议材料居多，要想合理的利用这些资料，就要有必然的存放场所，以便保存、查阅等。

　　 （二）场所很关键，但设备更重要。合格的档案存放场所都要因地制宜，适应当地自然条件，配备相应的如电脑、空调、除湿机、保密橱柜、杀虫设备、电子软件等，避免水、火、虫、鼠等灾害侵袭，缓和纸张老化、褪色等微观上的变化，有效地延长档案寿命。

　　 （三）物质基础是靠人来支配和驾驭的，没有人的管理，优质的藏存环境也难以发挥其保护档案的作用。因此，领导重视的单位，从建制初期一般都会把档案工作列入议事日程，合理规划，建设适应本单位发展的档案馆（室），安排专职人员负责，为单位将来的发展提高奠定坚实的基础。

　　健全制度，规范管理是机关档案工作与时俱进的必要条件

　　二、健全制度，规范管理是机关档案工作与时俱进的必要条件

　　 最大限度地延长档案寿命，发挥档案应有的作用，是每一个档案工作者的最终目的。因此必须从科学管理的高度，建立健全一系列规章制度，规范档案工作行为，做到遵章管理，依法治档。

　　 （一）建立健全机关档案管理工作制度。1956年4月，国务院颁布了《关于加强国家档案工作的决定》。各级各部门在落实国务院《决定》的同时，加强了本地区本单位档案工作建设，同时建立健全了一系列规章制度，历年来逐步累积形成了诸如《档案保管制度》、《档案查阅利用制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案工作人员责任制》等规章制度，1988年国家颁布实施了《档案法》，要求依法治档，对档案工作的发展起到了积极的推动作用。但当今社会发展步伐越来越快，新情况、新问题随时出现，有许多旧的规章制度已不适应形势需要，及时、准确地制定相应的机关工作制度，以达到依法治档、遵章管理的目的。

　　 （二）规范化管理。机关档案工作，不只是单纯的收集、保存工作这么简单，它包括档案资料的收集、整理、鉴定、立卷分类、组合、编制目录、分类保存、借阅、归还、保密、编研等十几个环节，哪一个环节出现问题，都会导致该档案的历史失真或空白。防止出现问题的最好方法，就是根据本单位实际，制定一套完整的操作性强的规章制度，完善管理办法，从收集到保密到编研，都要照章办事，不流于形式，做到有法可依，有章可循，对违反制度的行为及时制止、纠正，推进机关档案工作走上制度化、规范化的轨道。

　　 三、档案管理现代化是机关档案工作与时俱进的必然要求

　　 面对新世界新形势，机关档案工作如何走现代化之路，如何与社会、国家、世界发展相适应，是摆在每一个档案工作者面前一个亟待解决的新课题。

　　 （一）档案管理要有现代化的思想。机关档案工作者的现代化思想是实现档案管理现代化的前提。近年来，随着信息技术、通讯技术的不断发展，人们对信息的需要量大幅度增加，档案管理工作也进入了一个由传统向现代化的转折时期，传统的档案馆（室）正在向现代多功能的档案信息中心演变。这就相应的要求档案管理工作者解放思想，更新观念，摒弃传统管理中不科学不合理的因素，使档案工作更好地为国家现代化建设服务。

　　 （二）档案管理要有现代化设备。随着社会信息化进程的高速发展，信息资源已成为人类社会活动和经济活动战略资源，档案信息化建设也被提上了重要的议事日程，并逐步成形。但是思想观念更新了，没有现代化的设备也是空谈，这里所谓的现代化设备，是指除去传统的档案保存、管理基本物质条件之外的软件和硬件基础设施建设，其核心是档案信息网络及其应用系统建设。

　　 （三）档案管理要有现代化的队伍。传统的机关档案工作者大多是一些文化程度不是很高，但工作比较细致认真的老同志或女同志，对档案工作重要程度的认识基本上都是在工作中逐步形成的，这一部分人已不适应现代化管理的需要。当前，要实现档案管理现代化急需高层次、复合型、专家型人才，由这一部分人将档案管理工作手段由手工操作向现代化管理方向发展，将档案管理工作各个环节全部纳与现代化管理范围内，与机关办公自动化同时运行，充分体现机关档案工作的作用和价值。思想观念是前提，设备是基础，人才是关键，把握好这三个方面的辩证关系，才能在现代化建设中实现机关档案管理工作目标。

　　 四、整合资源，合理利用是档案工作与时俱进的具体体现

　　 新形势新阶段，开发和利用档案信息资源，充分实现档案信息资源化，使之更好地服务于社会，是做好机关档案工作的一个重要指导思想，也是档案馆（室）的基本职能之一。当前，档案信息资源的开发仍然存在着资源匮乏、重管轻用等问题，影响了机关档案工作的发展。要使机关档案工作与时俱进体现时代特征必须整合资源，合理利用。

　　 （一）整合资源，准确分类，科学整理。要开发信息，首先必须存储信息，增加信息存储量，机关档案工作也是如此。为此必须做好机关档案资料的整合工作，机关档案资料大部分是形成的各种文件、会议、声像材料，文书档案占绝大多数，真正作为档案保存的，只是反映机关工作的一小部分内容，大部分能反映机关工作的文件、资料保存一定时期后，就会按照有关规定予以销毁，当然这里边也不乏有保存价值的档案资料，因此做好档案资料的收集工作非常重要。收集只是整合的基础工作，每一个单位档案保存一定时期后都会移交当地档案管理部门予以分类、整合、保存。各级档案管理部门是整合档案资源的主要部门，一定要根据形势发展，适应档案载体多样化、形式多样化的特点，不仅要收集文书档案信息，还要注意收集以胶片、磁带、光盘等为载体的档案信息；不仅被动接收，还要主动出击，不失时机地挖掘当地有特色的档案信息及当地名人的档案信息等。对搜集到的信息要分门别类加以系统化整理，保证档案信息的全面性、系统性、完整性，保持档案信息的客观性、科学性、逻辑性及历史连续性等，从而克服档案信息查找困难的问题，充分体现档案信息资源开发利用的价值。

　　 （二）合理利用，与经济社会发展相协调。当前，档案信息资源开发利用方法单一，手段简单，仍处在封闭、半封闭的状态，与经济社会高速发展的形势很不适应，无法真正发挥档案馆（室）服务经济社会、创造经济效益的功能。要改变这种状态，各级档案工作者必须解放思想，更新观念，以服务为先导，做好档案信息资源开发利用工作，围绕当地党委、政府中心工作，了解利用者的需求，树立超前意识，在保护好原始档案的基础上，将经过二、三次加工整理的有关电子文档信息合理利用，既能创造应有的经济效益，又能为各级领导实现科学决策，推动经济社会快速、高效发展服务。

　　 五、提高档案管理人员综合素质是机关档案工作与时俱进的保障

　　 《档案学》作为一门独立的学科只有几十年的历史，真正研究档案工作的人相对较少，学习档案学的人才也非常少，大多数档案工作者是工作以后经过短期培训才接触档案工作的。前面已经提到过，当前的档案工作队伍和人员结构层次已不适应形势发展的需要。要想使机关档案工作与时代同步发展，更好地为社会主义现代化建设事业服务，必须使用高素质的档案管理工作者。

　　 （一）狠抓在职人员的学习培训，提高档案管理人员的综合素质。要认真组织档案管理人员学习政治理论，在思想上、行动上与党中央保持高度一致，培养强烈的事业心、高度的责任感和良好的职业道德，保持优良的工作作风，爱岗敬业，无私奉献，扎扎实实地做好档案工作。面对信息技术的飞速发展，要想发挥档案信息在经济建设和社会发展中的作用，档案管理工作者必须具备相关的专业知识和科学文化知识，这就要求档案工作者不但要精通专业的基本理论和技能，又要掌握如管理学、文书学、计算机学科等基本知识和操作技能，要使在职人员达到时代发展要求，必须利用多种培训形式学习档案管理业务知识，以发现、解决新形势下出现的新情况、新问题。

　　 （二）大力引进人才，充实档案管理队伍。机关档案工作水平取决于档案管理工作者的思想观念和智力水平，当今社会产生的竞争主要是人才的竞争，积极引进高层次人才是提高档案工作水平的重要保证。各级档案管理部门要以人为本，依托社会，制定相应的优惠政策，广开用人渠道，积极培养引进专业档案人才，不断提高档案工作者的专业水平，充实档案工作队伍，保证机关档案工作与时代发展同步。

　　 总之，机关档案工作只有领导重视，制度健全，管理规范，坚持以人为本走现代化发展之路，全面、充分发挥其在新世纪新阶段信息库、资源库的作用，才能切实体现其价值，更好地为建设社会主义和谐社会服务。