企业档案管理信息化建设途径探究

王彩华

湖北省  安陆市妇幼保健院    432600

摘要：档案信息化是信息时代背景下企业发展的必然趋势，通过加强企业档案信息化建设，可以有效提升企业档案管理效率和质量，为企业的可持续发展奠定坚实基础。因此，本文主要从几个方面对企业档案管理信息化建设进行分析和探讨，以期能够为相关工作人员提供一定参考和帮助。

关键词：企业档案；档案管理；管理信息化；信息化建设

引言：信息化技术在企业档案管理工作中的应用，对企业档案管理工作质量的提升具有重要作用。信息化技术可应用于企业档案管理中，既可以提升档案管理人员的工作效率，还可以使企业档案信息资源得到有效共享，便于对企业各方面的数据进行收集和整理。在实际操作中，应积极探索信息化技术在企业档案管理工作中的具体应用形式，充分发挥信息化技术在企业档案管理工作中的作用，提升企业档案管理效率[1]。

一、企业档案管理信息化建设必要性

随着社会经济的发展，企业规模不断扩大，各种档案数量急剧增加，而传统的管理模式已无法适应当前发展的需求。传统档案管理模式主要依靠手工管理，工作量大且效率低下。

企业档案管理信息化建设是档案工作发展的必然趋势，是新时期档案工作的必然要求。从宏观层面看，企业档案管理信息化建设是我国经济社会发展到一定阶段的客观要求，是经济社会发展到一定阶段的必然选择。从微观层面看，企业档案管理信息化建设是企业生存和发展的需要。随着企业业务范围不断拓展，企业规模不断扩大，企业对档案资料需求越来越大，在新形势下，传统的档案管理模式已不能满足企业发展需求。在这样的背景下，充分利用信息技术手段和现代化信息技术手段对企业档案进行信息化管理，不断提高企业档案管理工作效率和质量，对于提高企业整体管理水平、增强市场竞争力具有重要意义。

企业档案管理工作可以借助电子信息技术进行处理和存储，这既可以减轻手工劳动的劳动强度，又能有效提高工作效率，同时也为企业档案资源共享提供了技术保障。

二、企业档案管理信息化建设途径

（一）建立完善的企业档案管理制度

企业档案管理制度的制定主要包括：档案管理标准、档案管理人员职责等内容。首先，在制定企业档案管理标准时，要明确档案管理的内容、目的和意义，为企业档案管理工作的顺利开展奠定基础。其次，在制定企业档案管理制度时，要明确各部门之间的职责分工，并根据工作的实际需要，制定出符合各部门特点的工作规范和标准，明确规定各部门在工作中的权利和义务。最后，要加大对企业档案管理人员的培训力度，提高企业档案管理人员的综合素质和业务能力。通过建立完善的企业档案管理制度，可以有效提升企业档案管理质量和效率。

（二）加强档案资源开发

在企业档案管理信息化建设过程中，需要对档案资源进行充分的开发，这就需要档案管理人员深入挖掘档案资源，并结合企业发展实际情况，积极开展档案资源开发工作，进而实现档案资源的最大化利用。另外，还需要强化对档案资源的整合，对企业重点项目进行详细的梳理和分析，并根据需求制定科学合理的档案开发方案。通过对企业重点项目进行档案开发和利用，可以有效提升企业档案资源利用效率和质量。此外，还需要注重对企业历史资料的收集和整理工作，在此基础上进一步丰富企业发展过程中形成的资料信息，为企业发展提供可靠支持[2]。

（三）创新信息化建设手段

在企业档案管理信息化建设过程中，必须要积极创新信息化建设手段，不断提高企业档案管理工作的信息化水平。为此，企业在开展信息化建设过程中，可以采取以下措施：第一，加强基础设施建设。对于一些具有一定规模的企业，应该积极引进相关设备和技术，并加强对相关设备的维护和管理；第二，建立企业档案数据库。企业在开展档案管理信息化建设过程中，应该充分利用计算机技术、网络技术、多媒体技术等先进技术和设备，并根据实际情况建立完善的企业档案数据库。

（四）构建档案资源共享平台

在新时期下，随着档案管理信息化建设的不断深入，传统的档案管理方式已经难以满足当前企业档案管理需求，加强企业档案管理信息化建设，构建档案资源共享平台显得尤为重要。首先，在构建档案资源共享平台时，应遵循一定的原则，主要包括“统一标准、统一接口、统一授权”三个方面，统一标准是指将不同的计算机系统所使用的标准进行统一，接口是指对不同的计算机系统之间的数据进行连接，以实现数据资源共享。其次，在构建档案资源共享平台时，应合理设置相应权限，将不同权限的人员进行划分和管理，确保共享平台可以实现用户自主检索、共享、查询等操作。最后，构建档案资源共享平台时还应加强与其他部门之间的协作与交流[3]。

（五）注重安全防护

企业档案管理工作开展过程中，由于其所具有的特殊性，使得其安全防护工作显得尤为重要。对于企业而言，为了避免档案信息的泄露，保障档案管理的安全性，相关管理人员应该做到以下几点：首先，应在网络环境中设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设施，保障档案信息的安全性。最后，还需要做好系统备份工作。企业在实际的档案管理工作开展过程中，可以将备份服务器和服务器应用于其中，一旦出现数据丢失现象，可以通过数据备份进行恢复。除此之外，还需要注意的是要做好安全检查工作。在实际的档案管理过程中，可以定期对档案信息资料进行检查和清理工作。只有通过做好这些方面的工作，才能更好地为企业档案管理工作提供有效支持。

结论：

综上所述，随着信息化时代的到来，企业档案管理工作也从传统的手工管理模式向信息化管理模式转变。为了适应现代企业档案管理的需求，提高企业档案管理效率，加快信息化建设进程，必须加大力度对企业档案信息化建设进行深入研究，并采取有效措施加以完善。本文结合具体实际情况，对企业档案信息化建设途径进行分析，并提出了几点建议，以期为新时期的企业创新管理提供参考和借鉴。

参考文献：

[1]周蕾.云技术时代背景下企业档案管理信息化体系的建设路径研究[J].办公室业务,2023(15):119-121.

[2]刘碧璇.大数据背景下，企业档案管理信息化建设路径分析[J].兰台内外,2023(10):13-15.

[3]迂娜.大数据背景下企业档案管理信息化建设路径探究[J].兰台内外,2023(07):10-12.