基层烟草企业数字化合同管理研究

刘冠荣

（江苏省烟草公司连云港市公司　222000）

【摘 要】当前，把握住数字化机遇，进一步释放数字活力，充分发挥数字经济的新优势，已经成为了时代的使命。这其中，合同的数字化管理对企业管理的科学化、合规化、精细化有着重要意义。本文拟针对现有合同管理流程中存在的问题，就如何利用信息化手段并结合合同管理的制度，提升合同的数字化及全过程管理进行阐述。

【关键词】合同管理；数字化；全过程

1前言

在全面推进依法治国的时代背景下，全面推进依法治企是企业管理的重中之重，合同管理作为企业经营管理的重要环节，是依法治企的重要组成部分，也是依法治企的重要体现。利用信息化手段实现合同全生命周期的管理，跟进合同履行，进行决策分析，可以使合同管理工作系统化、规范化、科学化，逐步提升合同管理数字化水平。因此，在当前的企业管理中，合同数字化管理势在必行。

2合同管理现状

近年来，连云港烟草在不断创新和优化管理方法、发展模式的同时，也突出强调了合同管理的重要性，但实际工作中，仍存在合同数量繁多、实施过程仅靠人工管控、关键节点执行延误、流程倒置等带来的监管不到位、管理效率低下等问题，需要持续改进和优化。传统的合同管理模式已经不能适应实际工作的需求，只有明确地分析合同管理存在的问题，才能有针对性地加强合同管理，提升管理效率。目前，合同管理中存在的问题主要包括以下几个方面。

2.1合同签订阶段的问题

2.1.1合同内容不严谨。合同文本不规范，是合同容易发生法律风险的主要原因之一。合同内容不严谨或是缺少重要条款，容易发生歧义和误解，就会导致合同执行过程中引起争议或是合同难以履行。

2.1.2合同管理过程分散化。目前合同的签订根据预算来源不同，分为投资采购项目和非投资采购项目。两类合同的审批流程不完全相同，并且分散在投资采购和OA合同文本审批这两个系统中，导致实施部门和监督部门对合同的管理分散化，很容易遗漏项目，进而引发合同签订不及时、流程倒置等问题。

2.2合同履行阶段的问题

2.2.1实施过程仅靠人工管控。长期以来，合同管理主要依靠管理人员的人工管理，而随着合同数量日益增多，同时个人经验存在很大的局限性，难免在管理效果上不尽人意，单纯靠人力管理所有合同很难达到管理的精细化及与其他管理工作统筹兼顾。

2.2.2合同履行进度无法实时监控。对合同的履行进行实时监控是实现合同合法合规执行的根本保证，而实际工作中常常因为没有信息化的管理流程，导致合同进度无法做到实时追踪，实时监控，实时处理，关键节点容易执行延误。如合同收付款不及时、履行期限超期等，极易引发法律风险，影响企业利益。

2.3合同档案管理阶段的问题

2.3.1合同备案归档纸质化。传统的合同备案归档是通过纸质的方式保存过程性文件，备案归档都通过制度进行约束。但是纸质文件存在容易被遗失、毁损，信息容易被泄露等问题，不利于合同档案的长久保存。

2.3.2合同数据分析效率低。通过对合同信息进行数据统计、分析，可以随时掌握合同履行情况和资金执行情况，对企业相关决策有数据支撑作用。而传统的合同管理是通过人工汇总数据的方式，对合同中各项数据进行统计，准确率和效率都相对低下。

3合同数字化及全过程管理

针对合同管理各个阶段存在的问题，将合同管理的各个流程进行数字化、流程化、规范化、精细化的改造，将合同管理过程的各个环节进行分解。通过实施合同数字化管理，实现合同管理部门及实施部门对合同的全流程管控（包含审查、审批、签订、执行）、关键节点自动提醒（包含履约保证金收取、返还、资金支付、验收、合同执行期限等）、合同数据分析（包含数据汇总、分析、查询）等功能。加强合同管控、防范合同风险，实现对合同的数字化及全过程管理。

3.1合同签订环节

合同签订是合同管理工作的开始，合同管理工作后续的执行都是建立在合同签订的基础上的。合同签订信息可以为合同管理提供合同的基础信息，同时也是后续履行、统计的数据来源与依据。

3.1.1建立合同模板库

以合同类型为分类依据，建立合同模板库，为合同起草部门在线编辑合同文本提供支持。在合同管理中要求签订合同时应优先使用合同模板，从源头上规范合同文本的使用，并提高合同的审批效率。法规部门可以有权限对合同文本库进行维护，包括合同模板新增、修改、作废等，形成动态更新的合同模板数据库。

3.1.2合同起草审批

合同起草部门经办人通过选择合同类型或搜索合同名称关键词，自动导入合同模板，在合同模板的基础上，根据实际项目需要完善合同文本，生成最终的合同初稿。监督部门的审批人员可对合同进行全文批注修改，所有意见与修改均线上留痕。审批通过后，实施部门经办人需根据所有修改意见对合同进行修改，打印出正式版合同文本，送至法规员进行编号，编号后进行线下签订。

3.1.3记录合同信息

合同签订阶段主要完成合同信息的记录。通过合同电子文本记录合同起草部门、合同经办人、合同编号、签订日期、履行期限等信息；正式合同本文签订后，通过扫描合同形成电子档案。

3.2合同履行环节

订立的合同经过合同履行这一过程才能带来实际利益，因此，合同履行是合同管理中非常关键的一个环节。合同履行环节的目的是确保合同得到切实履行，实现合同目的，防范合同履行中可能出现的各种风险。

3.2.1合同履行预警

通过填写合同要素，如履约保证金收取、返还、资金支付、验收、预算金额、合同履行期限等信息，自动生成合同履行计划，在关键时间节点实现提前自动提醒实施部门功能。在合同履行期限届满前3个月、2个月、1个月分别提醒一次，便于实施部门提前谋划下一轮的合同签订，实现合同签订的无缝衔接。

3.2.2合同进度管理

如果有合同变更、延期、中止或终止的情况，需要上传说明文件或证明文件等材料。实施部门及合同管理部门可以依据合同编号或合同名称进行模糊查询，也可以根据合同的实施阶段进行筛选查询，实时监控合同执行情况，例如通过查询现日期，显示出合同是否还在履行期内。通过系统查询到的历史记录，追溯所有履行过程，对合同实现动态管理，根据合同履行计划及实际履行信息，便于实施部门与合同管理部门实现对合同履行的全过程监管。

3.3合同档案管理环节

当合同履行完毕，应当及时对合同及其相关资料进行整理并妥善保管，尽可能完善相关证明和记录。有效地实施合同档案管理，不仅能确保所有合同各流程、各环节留下相应电子档案信息，而且也可以在完整地归档纸质合同的同时，生成电子档案，以便于日后查阅调用。

3.3.1生成合同电子档案及数据表格

将扫描上传的合同文本及相关资料形成电子档文件保存，按照设定好的合同类型对已签订的合同进行分类存档。自动提取合同签订单位、合同名称、合同对方、合同金额、合同编号、履行期限、是否收取履约保证金等信息，形成可导出的数据表格。

3.3.2提供可视化的合同分析报表

根据合同全过程的数据记录，形成可视化的合同分析报表，包括：被提出修改意见的合同数量与（单位）部门频次；预算使用与合同执行情况比对；合同相对方配合程度分析等，所有合同报表均可通过后台进行配置条件实现。

4结语

信息化时代的到来为合同管理的精细化管理提供了多元化的管理模式，合同数字化及全过程管理实质上是在系统中固化管理流程，嵌入管理制度，从而规范合同执行。纵观社会经济发展格局，合同数字化管理已经成为企业管理的大势所趋。加强合同数字化管理，对于企业的生产经营与日常管理的规范开展和风险防范，以及维护和保障企业合法权益都有着极其重要的作用和意义。有效利用现代信息化手段，加强合同全生命周期各环节管理，有利于实现全流程规范化、系统化、数据化，最大限度地规避风险，发现并高效处理异常情况，从而实现规范管理、降低风险、提高效率，促进企业高质量发展。

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