提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究

王霞

湖北省枣阳市机关事务服务中心 湖北枣阳 441200

摘要：本文首先阐述了事业单位档案信息化建设的必要性，接着分析了提升事业单位档案管理信息化建设的对策，希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：提升；事业单位；档案管理；信息化建设；对策

引言：

档案管理对于任何一个组织机构来说都是十分重要的，因为它牵扯到了组织机构的技术、人力资源、制度、业务等方面，对后续工作具有可借鉴性。而且一些重要资料如合同、协议等还可以保障单位的合法权益，一些技术或者会议总结类资料可以让组织机构少走弯路，避免损失。

1事业单位档案信息化建设的必要性分析

1.1满足社会群众以及其他组织对档案产生的需求

事业单位具有公益性质，是以教育、卫生、科技、文化为主要工作内容的机构。这些工作领域和广大群众的利益紧密相关。例如，子女教育、家庭成员的健康、个人工作层面对各类科技技术的需求、社会群众文化活动对文化政策的依赖等。而且随着时代发展，群众对这些领域的信息的需求越来越迫切，需要一个开放的档案信息化管理系统能够提供相应的法规、技术、政策等有关资料。

1.2提高事业单位档案工作效率

以往的事业单位档案管理工作具有粗放型特点，很多资料、文件滞留在一些环节当中，导致相应的档案不够完整和系统。这也让事业单位相应的工作受到了影响，工作效率不足，在面对社会大众提供服务时存在服务效率低的问题。新时代事业单位因为工作领域不断扩展、服务内容不断增加，产生的各类资料也越来越多，需要有信息化管理系统能够动态收集各类资料，并按照预先设计的标准来筛选资料，最终实现动态立卷和归档。所以建立档案管理信息化系统能够提高事业单位档案管理工作效率，提高事业单位服务对象的使用体验。

2提升事业单位档案管理信息化建设的对策分析

2.1尽快提高事业单位档案管理的安全系数

在事业单位的档案信息化过程中要进一步提高对事业单位档案安全性的重视，加快完善相关档案信息安全的制度，并定期的对从业人员进行档案信息安全管理的培训，加强相关从业人员对于档案信息安全性的重视。才能进一步完善和提高事业单位档案信息管理的安全系数。建立健全的档案信息安全管理制度和流程，明确责任分工，确保安全工作的落实和执行。配备专业的信息安全团队或咨询机构，提供信息安全技术支持和咨询服务，确保系统和数据的安全性。定期组织档案管理人员培训，提高员工的信息安全意识和技能，使其能够正确操作和保护档案信息。强化网络安全防护，采用防火墙、入侵检测系统等技术手段，及时监测和防范网络攻击。事业单位档案管理信息化安全系数不高的问题主要源于不健全的安全管理体系、缺乏专业安全人员、员工安全意识薄弱和外部网络威胁。通过建立健全的安全管理制度、培养专业人员、加强员工的安全培训和加强网络安全防护等措施，可以提高事业单位档案管理信息化的安全性。

2.2尽快建立完善的事业单位的档案管理制度

在事业单位的档案管理信息化进程中，事业单位的档案管理制度是提高事业单位档案管理水平的关键因素。而专业的人才可以加快事业单位档案管理制度的落实和制定。所以，在制定事业单位的档案管理制度时相关事业单位可以加强对专业人才的引进，从而尽快完善事业单位的档案管理制度。建立事业单位统一的档案管理制度，明确档案管理的相关流程、要求和责任，确保档案管理的一致性和规范性。通过组织培训、引进专业人才或外部咨询服务等方式，提升档案管理人员的信息化能力和专业知识，使其能够熟悉相关的档案管理制度和技术，推动档案管理的信息化进程。建立规范的档案分类标准和归档流程，制定相应的档案管理指南和规范，确保档案的组织和检索的准确性和高效性。在信息化建设过程中，结合档案管理的实际需求，优化和改进相关的业务流程，确保制度和流程能够顺应档案管理信息化的发展要求。事业单位的档案管理制度不够完善的问题主要体现在缺乏统一的标准、流程和权限不清晰、缺乏相关培训和指导以及档案分类和归档不规范等方面。通过制定统一的管理制度、加强人员培训、优化档案分类和归档制度等措施，可以进一步完善事业单位的档案管理制度，推动档案管理信息化的进程。

2.3加快配置事业单位相关的硬件设施

在事业单位档案管理信息化的过程中，缺乏相关的硬件设施是导致事业单位档案管理信息化进程缓慢的重要因素之一，只有加快配置事业单位的相关硬件设施，才能提高事业单位档案管理信息化的水平，才能推动事业单位整体信息化的进程，才能让事业单位紧跟信息化的步伐。加大对服务器、存储设备、计算机、网络设备、扫描仪、打印设备等相关硬件设施的投入，确保其符合档案管理信息化的需求，提升档案管理系统的性能和效率。定期更新和维护硬件设备，确保其性能和稳定性。对老化或故障的设备及时更换或修复，防止因硬件设备问题而影响档案管理信息化的进程。加强对档案管理信息化系统的安全性保护，包括提高网络设备的安全性、加强数据备份与恢复机制、使用合适的加密技术保护档案数据等，防止信息泄露和数据丢失的风险。在进行档案管理信息化前，进行充分的需求分析和规划，确定所需的硬件设施和设备，并合理安排预算和资源，确保档案管理信息化的顺利推进。事业单位相关硬件设施配套不够完备的问题会影响档案管理信息化进程。通过提高硬件设备的投入、定期更新和维护、强化信息安全措施以及进行需求分析和规划等措施，可以解决该问题，推动事业单位档案管理信息化的顺利发展。

2.4提高档案信息化管理人才比例

在新时代背景下，事业单位必须要提高档案管理的重视程度，需要面对地区内外各大高校的档案管理专业形成人才吸引机制。例如，提供较高薪酬、福利、激励，并提供较好的工作环境。以这样的方式吸引信息化管理人才、信息平台维护人才、现代人力资源管理人才进入到事业单位，提高事业单位档案管理信息化水平。在吸引外来人才的同时，事业单位档案管理部门需要对内加强培训，要让现有档案管理人员具有较高的信息素养、计算机技术，能够保证这些人员正确利用系统功能，提高档案管理的工作效率。

结束语：

档案管理信息化是一种新型的管理方式，对于我国事业单位而言，其档案管理工作与人们的日常生活有着密切的联系。在实际工作中，事业单位的工作人员要认识到档案管理信息化的重要性，在此基础上，积极采取措施提高档案管理工作效率，从而更好地为事业单位服务。进而提高事业单位档案管理水平，推动我国事业单位得到进一步发展，为我国社会经济发展做出更大的贡献。

参考文献：

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[2]事业单位人事档案信息化管理探究[J].李娇龙.办公自动化,2023(11)

[3]浅谈事业单位档案信息化管理[J].鲍冠斌.黑龙江档案,2023(02)

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