高校档案资源整合利用对策探究

任志强

潍坊学院 

    摘要：本文针对目前高校档案资源整理利用重存在的问题进行研究，并提出相应改进对策

    关键词：高校档案资源；整合；利用；对策

    高等学校在长期办学过程中形成了大量的记录学校从事招生、教学、科研、管理等活动档案资源，具有十分重要的利用价值。本文对新形势下如何加强档案资源的整合管理，推进学校教育改革和办学水平的提高做简要的探究。

    一、高校档案资源利用现状

    “总体档案资源”概念的提出，使得高校档案资源呈现出“多头保管、分头管理”的特点：即除了学校档案馆这一综合性管理机构外，办公室、纪委、人事处、教务处、招生就业处、科研处等管理部门及研究生院、继续教育学院等教学院部均存有档案并提供档案利用。受各部门职责及经济利益驱使，档案资源利用“壁垒”初现倪端：各部门归档意识淡化、对档案整理规则把握似是而非、对保管要求产生不同的见解；对档案的利用方式方法不尽相同，甚至利用同一类档案不同部门做出不同解释。

    高校档案资源是学校在长期办学经历中产生和积累的具有十分重要历史价值的珍贵史料，是学校宝贵的精神财富。高校档案资源的现状既不利于高校档案宣传和服务功能的发挥，又未充分发挥高校档案资源的利用价值，档案资源整合利用刻不容缓。

    二、高校档案资源整合利用的重要意义

    一是有利于高校档案功能发挥。高校档案是学校历史积淀和发展记录，如实记录着学校发展和变迁，具有与生俱来的文化内涵，兼具文化积淀功能、文化传播功能和文化教育功能。高校档案资源的整合利用，是对历史真实面貌的维护，是学校发展变迁的真实记录，是实现服务地方发展的功能体现，对学校文化传承和文明发展起着不可替代的作用。

    二是有利于提高学校科学决策水平。学校发展过程中，档案馆馆藏了大量的关于学校改革发展、发展规划、教学评估、科学研究、基础建设、办学理念及教书育人的重要档案资源。对这些档案资源的整合利用，是对前人的经验总结，是历史的重现、是知识的继承。档案资源的整合利用，可以使学校在制定发展规划和做出决策时节省人力物力财力，少走弯路，提高学校决策科学化水平，有力推进学校高质量发展。

    三是有利于促进学校各部门团结协作。随着学校发展，各单位、各部门职责固化，档案资源利用“壁垒”初现：各个存档部门对档案整理规则和保管要求产生不同的见解，尤其是对档案的利用方式方法不尽相同。高校档案资源的整合利用，既加强了各部门之间的沟通与交流，又在统筹利用学校档案资源应对各种困难和挑战中加深了合作与了解，使学校各部门能成一股绳，劲儿往一块使，促进了各部门的团结与协作。

    三、高校档案资源整合利用的对策

    高校档案部门勇于担当敢于担当，牢固树立“功成不必在我功成必定有我”意识，充分发挥高校档案资源整合利用领头雁和推动机的作用。

    1.提高档案资源整合利用意识。通过校园网站、国际档案日宣传等不同形式加强宣传教育，提高档案资源整合利用意识，使全体教职工明确档案资源整合利用对高校档案发展的重要作用。定期对档案资源整合利用情况进行考核，大力表彰高校档案资源整合利用先进个人和单位，充分调动高校档案管理人员的积极性。

    2.明确部门职责。通过建立健全高校档案利用的规章制度，明确各部门档案利用职责。高校档案利用坚持管理与利用相一致的原则，即“谁保管谁利用”原则。由高校档案管理部门牵头，了解汇总各部门收集和保管档案的种类和数量。档案管理部门根据档案在前期调研了解的基础上，制定学校档案利用规章制度，明确不同部门档案利用范围和要求，各部门按照制度要求提供档案利用。

    3.加强协同合作。高校档案综合管理小组办公室负责协调全校档案利用工作，树立学校“总体档案资源”观，通过加强不同部门的沟通与交流，总结不同部门档案利用的特色和亮点，厘清各部门档案利用的界限。充分发挥调度与沟通功能，建立档案整合利用协调机制，统筹处理高校在档案资源在整合利用时各种问题和困难，实现高校档案资源高质量为学校发展助推功能目标。

    4.加强队伍建设。重视并加强高校队伍建设，提高开展档案资源整合利用能力。可以从“走出去”，即有计划的组织专兼职档案员参加省档案局组织的各类继续教育培训；“引进来”，即组织专家进行讲座、论坛进行培训的形式，提高档案管理人员的工作能力和业务素质，加强对档案队伍的建设。

    5.加强档案资源收集。高校档案部门深入部门调研，了解各部门档案收集、整理归档中问题，提出指导意见，适时调整文件材料归档范围和保管期限表。定期组织兼职档案员进行档案综合管理系统使用和整理规则解读，提升整体档案队伍素质。统筹安排，科学规划档案归档时间安排，有序进行归档工作；组织人员上门服务，现场指导，开展档案收集归档工作。