环保档案工作的保密及管理措施探究

胡美虹

郴州市生态环境事务中心

摘要：环境保护事业的发展和科技的进步，使环境保护的档案工作发生了巨大的变革。首先，档案的传播方式从原来的纸质档案向电子文档、多媒体光盘等形式转变；对环保档案的要求也逐渐变高，环保档案不仅仅是本单位的工种人员利用，还需要满足各级政府的决策，以及满足相关单位及企业的档案利用。在当今社会，政府必须了解历史，正视现状，预测将来，才能做出既切合实际，又具有前瞻性的政策。为政府部门及时准确地获取有关环境保护方面的重要档案，使政府能够及时作出合理的决定，是我国环境保护工作面临的一项重要课题。因此，如何做好档案的保密工作，不仅关系到一个档案的安全，也关系到党和国家以及单位的安全和利益。本文论述了我国环保档案管理的机制，研究了环保档案工作中存在的问题，并提出解决环保档案工作的保护及管理措施。

关键词：环保档案；保密工作；管理措施

引言：而档案也是一项非常重要的社会信息资源。就文件资料来源而言，不仅要注重对其载体的保存和保护，更要注重对档案所包含的信息进行挖掘和使用，从而达到信息资源的共享。为迅速适应新形势发展的需要，转变了以往的管理方法，更好地为政府政策制定提供依据，这就不可避免地需要对环境档案工作进行现代化的管理。以全新的形象为新时代的环境保护工作作出贡献。对于环境档案部门来说，基本上都是根据已有的基础上，运用现代化的管理方法，实施环保档案的科学化管理；持续改进档案工作效能和服务品质，以满足全社会对环保档案的需求。

1.我国环保档案管理的现状

国家“十一五”计划中明确提出在“十一五”期间，单位GDP能源消耗都要下降20%以上，主要污染物的排放量下降10%以上，这两个目标强化了政府的职责，也是对民众的一种郑重的保证[1]。“十一五”期间，国家把节约能源和减少能源消耗作为了环保工作的重心。近年来，在线监测监督体系的建立，为制定节能减排月报、季报、年报的工作人员提供了更加方便的数据源，也为环保部门的工作打下了良好的基础。为进一步强化环境保护工作，更好地掌握环境保护的发展趋势，我国环境保护总局对环境保护指标、监测与考核“三大体系”的建立进行了全面的阐述。节能减排指数对环境保护工作提出了更高的要求，既要对环境保护中的重要污染物进行排放数据的统计，又要对数据进行审核和修正。要实现“四同步”的环境管理机制，必须建立健全环境保护档案管理制度。在分配环境保护工作的同时，对环境保护相关文件资料的形成，积累，整理，归档等方面的需求同步。对环境保护工作的进展情况进行监督，把鉴定、验收、环保科技成果的档案立卷与归档进行同步[2]。对环境技术成果的申报注册及评奖需要向档案主管部门提供相关证明文件。

2环保档案管理中现存的问题

2.1环保档案管理工作人员的专业素养亟待提高

就目前的环保档案管理工作而言，它是一种服务型的工作，环保档案管理中的有关的工作人员的能力与素质，将会对环保档案的管理产生直接的影响，进而对环保档案管理工作的整体服务水平与质量产生影响。如果没有一批具备一定的专业知识、技术技能和信息素质的人员，就难以满足社会各个层面对环保管理工作的需求[3]。然而，在一些环保档案管理人员中，特别是在基层的混包部门，他们缺少对档案管理、信息技术进行系统掌握的复合型人才，一些环保档案管理工作人员在工作中存在着拖延、推诿、敷衍的现象，且专业知识和技术水平不高，很难做到对问题的快速、高效地解决。此外，随着计算机技术、多媒体技术、数据库技术、网络技术等现代科技在档案工作中的逐渐普及和运用，现代的档案管理给档案管理人员也提出了新的要求，并对其提出了新的挑战。

2.2环保档案管理来的系统分散

伴随着环保事业的快速发展，以及对环保问题的研究，人们对环保工作的关注程度也在提高，与之对应的环保组织对环保问题的研究也在变得更加的广泛，因此，环保档案的内容也在变得更加丰富。然而，由于环保档案内容丰富，种类繁多，综合交叉，而且已经不局限于传统的纸张，而是涌现出了诸如电子文档、多媒体光盘等各种类型的档案，这些档案类型一方面为环保档案管理的现代化带来了机遇，但是另一方面也使环保档案管理工作者对档案的管理增加了一定的技术难度[4]。当前，国家对环保档案的管理没有一个统一的标准，也没有一个严谨的标准，各个环境部门之间的交流与协作也不够紧密，而且因为时间、地域、部门等方面的原因，工作人员不能对环保档案进行系统化的管理与利用，这就造成了环保档案的加工与处理效率低下，对环保档案的收集与使用效果不佳。

2.3技术方法过于陈旧

随着信息化技术的发展，档案信息的主体也有了一定的改变，由过去的单纯的纸质档案，逐步向多媒体档案转化[5]。在对档案进行管理时，自动化系统的应用，足以证明我国在档案管理工作中所取得的成绩，然而，由于各种高科技窃密手段的存在，对档案保密技术提出了严峻的挑战。由于我国的档案应用系统保护能力薄弱，因此其信息和网络安全也有一些缺陷，无法在工作中不断加强防盗加密技术。由于系统中的安全漏洞，使得档案管理工作面临着一些风险。在当今时代，我国的档案管理工作已经成为一种主流的工作方式。这就对档案应用的系统提出了更高的要求，它需要在自动化设施和信息技术方面进行科学的创新和变革，才能满足时代发展的需要。从根本上解决问题。

3.环保档案管理的保密性和管理对策

3.1加强环保档案管理人员的队伍建设

要妥善处理好档案保密与管理利用之间的关系。保护国家机密是每一个公民的义务，也是每一个档案管理工作者的天职。在平时的工作中，环保档案管理人员非常注重档案的保密性，他们认真履行自己的职责，除了要把保密工作做好之外，还要不断地改进自己的工作功能，为领导提供更多的决策支持。为提高档案管理的安全性以及效率，就必须具备较高的专业素养。一是政治素质，要求具有较强的政治责任感，对档案管理工作充满热情；具有很强的责任心，事业心，很强的保密性，不但工作风格严谨，而且每一件事都办得明明白白，程序清晰。二是具有一定的职业素养，必须具有扎实的专业基础，对所保存的环保档案的内容和有关文件的法律规定了如指掌；三是文化素养，具有很高的文化素养，能够对运用工作中遇到的问题进行归纳、分析，从而把握运用工作的规律。同时，应具备较强的工作意识、较强的观察力、较好的工作态度以及较强的综合素质，并能够独立处理工作中的一些常见问题。如今，全球已经步入了信息化时代，在这一过程中，档案工作人员所处理的档案信息在数量和品质上都有了很大的改变，同时，在对档案信息进行管理和服务的效率上，也有了很大的提升，同时还需要更高的人才素质[6]。随着科技的飞速发展，环保档案管理的现代化离不开一批具有专业知识、专业技能和信息素养的高素质人员。环保档案管理工作的信息化，关键是要从根本上解决“人才”问题。

3.2建设环保档案管理工作的规范化

环保部门作为一个政府部门，同时也是需要专业技术的特殊部门，针对环保档案管理的工作特点，必须对其进行规范化的建设，应从做好以下工作开始。第一，抓好档案主动形成关。环保工作既是一件有益于人类的美好事业，也是地球的守护者，对污染环境、损害人民群众的违法行为，要对其进行法律制裁，要主动做好档案的形成工作。此外，对于新建、扩建和改建的项目，进行审核的过程中，各业务部门要对其进行严格的审核，并进行汇总和归档，保证其按照环评的要求进行建设，避免引起不必要的冲突和争议。第二要做好专题项目档案建设工作。为改善生态环境，有关方面开展了大量的专项治理工作。比如，开展生态省、市、县建设，开展生态文明试点，实施饮用水水源地保护工程等等。环保档案管理工作应在明确项目的基础上，将项目工作与环境保护工作分开，采用收集和征集的方式，及时完整地形成档案，并单独建档。例如，在2008年开始的全国污染源普查工作，这是一项对我国进行的重大的国情调查，它是对我国环境状况进行全面掌握的重要手段。这既是一件普通的环境保护工作，也是一件很有价值的工作，也是一件关系到国家的经济和社会发展的基础性工作。这些档案是这次调查中最关键的一部分，也是今后研究工作的基础。在污染源的调查中，档案的管理起着举足轻重的作用，所有的细节最终都会在档案中反映出来。

3.3正确把握环保档案管理现代化与安全保密工作

随着高新技术的发展，以及信息化的来临，在各个行业、各个方面，人们的工作方式都在进行着一次巨大的变革，而环保档案管理也是如此。在平时的工作中，我们主要利用电子计算机技术，实现了环保档案的存贮、检索和利用的自动化。环保档案信息的传递、交流和利用是环保档案管理工作重要方式。使得日益增加的环保档案的开发与利用更加畅通，为环保档案信息资源的开发在时间和空间上带来了巨大的便利。利用现代化光学技术，将环保档案进行微缩化，改善了传统的档案资料占据很大保管空间以及需要投入大量的人力物力，为环保档案管理技术和设备的现代化管理创造了良好的条件。同时在开放档案为社会各界所用的时候，要注意档案的保密性。要着重解决两个问题：一是要严格落实解密划控的时间标准、相关涉密内容标准和机密标准。二要积极配合机要机关在秘密处理工作中的监管和指导，共同做好环保档案中的涉密文件的清查和鉴定工作。对密与非密之间的界线进行严格划分，明确哪些档案可以进行公开使用，那些档案可以被限定在特定的范围之内使用，那些档案无法被公开使用，为未来进一步做好规范化、标准化和涉密档案的建设打下了坚实的基础。利用好档案作用，促进环境保护工作的开展。

结论：

综上所述，如果能够将环保档案管理的现代化与安全保密工作的关系妥善地加以解决，那么，就可以快速提升环保档案工作的效率和品质，让其能够与环保工作的需求相匹配，并随着环保事业的发展而不断地进步，从而为科学的管理、准确地掌握、有效的保密、及时地提供了良好的环境。实现在发展中保护，在保护中发展。

参考文献：

[1]夏秀荣.“三同时”视角下的生态环保档案管理及应用研究[J].兰台内外,2023(06):19-21.

[2]陈虹羽.涉重企业环保档案完整性对土壤污染调查的影响研究[J].兰台世界,2022(04):52-54.

[3].宿迁市城建档案馆开展“6·9国际档案日”系列宣传活动[J].城建档案，2021(06):11.

[4]华林,李莉,董慧囡.边疆生态治理视域下云南少数民族环保碑刻档案资源建设研究[J].兰台世界,2021(04):86-89.

[5]贺瑜,王金倩,孙超捷.固定资产投资项目档案工作人员队伍建设与人才培养[J].机电兵船档案,2021(02):44-46.

[6]娄争艳.新时期我国环境保护档案制度的应用与完善[J].城建档案,2018(04):82-85.