事业单位档案工作中的人性化管理方法

马莹

承德市双滦区人力资源和社会保障局  河北承德   067000

摘要：近年来，中国事业单位的发展规模越来越大，生产和管理项目逐渐增多，档案的数量和种类也越来越多，这对档案管理的质量和效率提出了更高的要求。为确保档案管理水平适应事业单位发展需要，在档案管理过程中要深入贯彻以人为本的方针，建立更加科学、人性化的档案管理机制。

关键词：事业单位；档案工作；人性化管理

引言

事业单位档案管理在事业单位的发展中起着重要的作用，它不仅记录了事业单位的发展历史，也为后续的发展提供了数据参考。随着外部环境的变化，传统的档案管理已经不再适用，有必要从人性化的角度进行档案管理。因此，如何将人性化管理的理念和内容融入事业单位档案管理中，是目前事业单位重点研究的课题之一。

1事业单位档案工作人性化管理的现实意义

在传统的档案管理工作中，通常采用“基于对象的管理”的方式，相关工作人员的工作重点通常包括档案的整理、保管和使用等。这种方式虽然能满足事业单位发展的基本需要，但其形式和内容都与当今和谐社会的构建与发展之间存在一定的差距。在此基础上，人性化的服务和管理理念被提上了发展日程。人性化的服务和管理工作是以尊重和关爱用户为宗旨，注重建立平等互利、包容的用户关系，营造更加和谐温馨的事业单位文化氛围。此外，事业单位是一个有机整体，部门之间的相互合作可以保证事业单位的正常运行，档案管理工作的人性化管理可以在不同部门之间起到“润滑”的作用，使事业单位的各个部门能够有机地合作，共同发挥更高的效用。档案管理的人性化发展，促进了档案管理由刚性管理向柔性管理的转变。柔性管理是以领导者的魅力和号召力为基础，更多地依靠员工的心理过程、主动性、内在潜能和创造精神。与传统的外部驱动力相比，这种内部驱动力具有更多的驱动能量，更能体现管理工作的人性化特点，从而达到事半功倍的效果。

2现阶段事业单位档案管理的现状及存在的问题

2.1事业单位档案管理现状

经过归纳总结，笔者将中国事业单位档案管理的现状总结如下。由于诸多因素的影响，大多数事业单位都采取了可持续的经营模式来实现内部结构的完善。此外，大多数事业单位档案管理的研究工作，主要是应用课题组捆绑责任部门，这样可以提高档案资源的有效应用，特别是经过近年来的不断发展和相关政策的引导，中国事业单位档案管理有了创新的变化，但仍存在缺陷和不足。

2.2事业单位档案管理存在的问题

近年来，中国事业单位的发展趋于稳定，但从其他方面看，仍存在缺陷和不足：一是受传统体制的影响，大多数事业单位以业务服务为主，因此在本质上不重视档案管理工作，没有进一步明确档案管理的重点；二是由于大多数档案管理人员素质不高，对档案管理的重要性没有全面认识，特别是在人性化管理方面存在不足，无论是人性化的理念还是人性化的服务，在这种情况下，中国事业单位的档案管理是有限的；第三，档案管理模式相对落后，这是现阶段档案管理的主要弊端，尤其近年来，随着社会经济的不断发展，科学技术的创新进步，信息传递和储存方式更加灵活多样，需要引起重视；许多地方事业单位没有意识到信息技术普及的重要性，仍然采用传统的档案管理模式。这种模式不仅不能提高档案管理的效率和质量，而且在人性化管理方面也存在一定的滞后。

3事业单位档案管理中的人性化管理措施

3.1转变档案管理观念

为确保将人性化理念深入贯彻到事业单位档案管理工作中，相关管理部门应从积极转变档案管理理念等方面入手。一是加强对档案管理工作的重视，细化档案管理的责任和义务，加快建立基础设施完善、管理机制严格、服务质量更好的综合档案管理机制；其次，认识到在档案管理工作中应用人性化理念的重要性，要求档案管理人员熟悉档案业务流程，以更科学有效的方式提供准确、快捷的档案服务。

3.2改进归档模式

在很多情况下，档案的质量在一定程度上关系到档案管理的有效性。在人性化的档案管理中，需要进一步完善归档方法。众所周知，事业单位档案的形式和内容是丰富多样的。在档案工作中，工作人员应收集、识别、归档、编制检索工具，并及时将这些内容以纸质或电子形式保存，以产生最大的使用价值。但是，如果仍然采用传统的模糊归档方法，不仅不能提高归档效率，而且还会影响档案管理。然而，从人性化的角度出发，改进归档方法可以有效地改善这一局限性。例如：在人事档案管理过程中，需要完善个人信息，让当事人识别信息的真实性。如果采用传统的备案方式，则无法及时沟通和解决当事人的任何需求。但采用人性化管理模式后，通过与当事人协商，可以消除人事档案的神秘性，使内容准确、真实、可验证。充分发挥人事档案的作用和价值，才能促进档案管理的发展。

3.3优化管理环境

档案管理环境对人性化的档案管理工作有着直接的影响，良好的环境能够让工作人员更加舒适，工作效率也会随之变得更高。在管理环境的优化方面，可以从不同的角度来展开相关工作，即：从内部环境以及外部环境的角度出发。第一，内部环境的优化主要是指精神层面的优化，在精神层面、心理层面等融入更多人性化的内容，让档案管理工作更具个性化特点。比如：在事业单位内部营造良好的工作氛围，使工作人员处在更加愉悦和谐的氛围之中，这样其身心都会处在良好的状态，对后续的档案管理工作也有着更好的促进性作用。第二，外部环境的优化主要是指工作环境的改善，除了营造人性化的氛围之外，还要加入一些较为人性化的设施，为档案管理人员的日常工作和生活提供方便，进而提高档案管理人员的工作效率。如：档案室合理布局，保持环境优美，并张贴醒目的标识，使其具有个性化特点的同时也能够为档案工作人员提供良好的工作环境，提高工作效率和质量。

3.4构建高素质档案管理团队

基于人性化档案管理要求，对档案管理人员专业技能及职业素养进行培养，切实提升事业单位档案管理期间的综合效益。一方面，针对档案管理业务操作流程、各类归类方式等理论知识，在档案管理人员群体中定期开展教育培训工作，在夯实档案管理人员专业基础的同时寻求创新；另一方面，建立健全档案管理人员激励机制，细化档案管理职责，将档案管理实际情况与人员薪资水平紧密结合在一起，切实增强档案管理人员责任意识。以提升员工工作满意度为目标，尽量满足员工合理需求，确保员工更加积极的投身于事业单位档案管理工作中，为推动人性化档案管理工作奠定坚实基础。

结语

总之，做好事业单位档案管理工作是必要的，通过以上对于人性化管理方法的进一步实践，人性化管理更加符合事业单位发展要求，其能够提升事业单位服务效率，也能够提高档案管理工作水平，因此，相关的档案管理人员，要不断学习先进的管理理念，要不断进行有效的创新，从而才能保证事业单位档案管理工作质量。

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