具有卓越导向模式的企业档案管理研究

孙静波

航空工业档案馆  100007

摘要：本文研究了具有卓越导向模式的企业档案管理，包括企业档案管理概述、具有卓越导向模式的企业档案管理标准、卓越导向的企业档案管理标准特点以及卓越导向模式下档案管理工作的转型与重塑。通过探讨卓越导向模式对于企业档案管理的影响和启示，提高企业档案管理的质量和效率，促进企业的发展和壮大。

关键词：卓越导向模式；企业档案管理；管理研究

前言：

随着信息化和数字化的发展，企业档案管理面临着新的挑战和机遇。传统的档案管理模式已经无法满足现代企业的需求，因此需要引入卓越导向模式，提高企业档案管理的质量和效率。本文旨在探讨卓越导向模式对于企业档案管理的影晌和启示，为企业的档案管理工作提供参考和借鉴。

一、企业档案管理概述

企业档案管理是企业信息管理的重要组成部分，对于企业的运营和发展具有重要意义。企业档案管理是指对企业的各类档案进行有效的收集、整理、保存、利用和管理的一项工作，它涉及到企业档案的完整性和准确性，以及为企业决策、管理和服务提供支持。企业档案管理的目标确保企业档案的完整性、准确性、可靠性和安全性，为企业的决策、管理和服务提供支持。企业档案管理包括收集各类档案，包括纸质档案、电子档案和其他形式的档案，确保档案的全面性。对收集到的档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性和易查性。采取适当措施，确保档案的保存环境和设施符合要求，防止档案的损坏和丢失。为企业的决策、管理和服务提供档案支持，使档案能够发挥其应有的作用。建立健全的档案管理制度和流程，确保档案管理的规范性和高效性。采取措施保护档案的安全性，防止档案的泄露和损毁。企业档案是企业的重要资产，通过档案管理可以保护企业的利益，防止档案的丢失和泄露。

二、卓越导向模式的企业档案管理标准

卓越导向的企业档案管理标准是一套旨在帮助企业实现卓越档案管理水平的标准和指南，它们旨在提供一个框架，帮助企业建立和维护高质量的档案管理体系，以满足企业的需求和目标。这些标准包括收集、整理、保存、利用和管理企业档案的全过程，确保企业档案的完整性、准确性、可靠性和安全性。其评价体系简表如下：

卓越导向的档案管理工作评价体系构成简表

评价维度	档案评价准则要求	量化指标构成
管理或评价对象	企业内部各业务部门文件积累职责覆盖业务活动；部门归档职责与岗位职责相匹配	文件积累达标率90%以上；全员文件积累与归档职责覆盖率100%；职责与岗位变化对文件积累工作不良影响为零
企业战略	根据企业战略地图和档案法律法规，建立与之适应的档案工作绩效管理业务模型	法律法规合规性达标率为 100%; 组织领导、战略、顾客与市场、资源和结果管理的企业管理全要素支撑指标体系覆盖率 100%
顾客和市场	关注内部管理的同时提出明确的顾客与市场管理要求	内部管理指标体系覆盖市场开发和顾客基本信息管理，覆盖率100%; 外部指标体系覆盖顾客与市场需求管理、市场拓展管理和相关方管理，覆盖率为 60%以上。
组织决策	注重收集经营过程管理的各类实证性档案和经营结果、资源管理紧密关联类实证性档案	普通实证性档案收集齐全完整性达到 90%以上经营结果实证性档案资源收集率达到 100%
组织绩效和管理结果的可测量	关注资源配置和管理结果，为组织提供可持续测量、分析改进的绩效管理方法	档案管理体系运行效果分析与评价指标涵盖档案全要素管理环节，覆盖率达到 100%; 档案资源完整性、齐全型、有效性评价指标量化率在60%的基础上逐步提升
过程方法和管理的可持续改进性	具有通用的、可量化测量、持续改进的过程控制和方法体系（PDCA）；具有完善的结果测量指标体系	建立支持企业档案管理制度标准体系运行情况的测量指标和PDCA 持续改进体系，业务覆盖率达到60%以上

三、卓越导向的企业档案管理标准的特点

首先，这些标准应该是得到国际认可的，由专业机构或国际标准化组织制定和发布，例如国际档案管理标准ISO 15489。其次，这些标准应该全面覆盖档案管理的各个方面，包括档案收集、整理、保存、利用、管理和安全等，以确保企业能够建立起规范、高效的档案管理体系。其次，这些标准应该提供具体的指导和建议，帮助企业建立和实施有效的档案管理体系，从而提高档案管理水平。再次，这些标准应该设定高质量的要求，以确保档案管理的完整性、准确性、可靠性和安全性，保护企业的利益和声誉。此外，这些标准应该鼓励企业进行持续改进，不断提高档案管理水平和效能，以适应不断变化的市场需求和企业发展需要。同时，这些标准应该具有一定的灵活性，以适应不同企业的需求和特点，确保标准的适用性和可操作性。最后，这些标准应该提供一套绩效评估的方法和指标，帮助企业评估和监控档案管理的效果和成果，从而为企业决策、管理和服务提供更好的支持。通过遵循具有卓越导向的企业档案管理标准，企业可以建立起高效、规范和可持续的档案管理体系，提高档案管理水平，为企业的决策、管理和服务提供更好的支持。同时，这些标准还可以促进企业与其他相关领域之间的互操作性和信息共享，推动企业信息化建设和发展。

四、卓越导向模式下档案管理工作的转型与重塑

（一）从传统化到数字化

随着数字化技术的发展，档案管理正面临着从传统的纸质档案向数字化档案的管理转变。这一转变不仅涉及到数字化档案的创建、存储、检索和保护等方面，还要求档案管理适应数字化时代的需求，提高档案管理的效率和可靠性。首先，数字化技术的快速发展使得纸质档案逐渐被数字化档案所取代。数字化档案的创建可以通过多种方式实现，例如扫描、拍照、上传等。同时，数字化档案的存储也变得更加便捷和安全，企业可以通过云存储、硬盘、磁盘等存储介质将数字化档案备份，确保档案数据的安全性和可访问性。其次，数字化档案的检索和利用也更加便捷和高效。通过建立数字化档案数据库，企业可以快速查找和获取所需的档案信息，避免了纸质档案查找的繁琐流程。此外，数字化档案还可以通过多种方式进行利用，例如下载、打印、分享等，为企业提供更加便利的档案服务。最后，数字化档案的保护也更加重要。数字化档案容易被复制、传播和修改，因此需要采取多种安全措施，确保数字化档案的安全性和完整性。

（二）从被动到主动

传统的档案管理往往是被动的，只是对档案进行收集和保存。然而，在卓越导向模式下，档案管理需要更加主动地为企业的决策和管理提供支持。这不仅包括对档案进行分析和利用，还包括提供有价值的信息和洞见，帮助企业更好地应对市场挑战和实现业务目标。首先，档案管理需要从被动转向主动。传统的档案管理只是单纯地收集和保存档案，而缺乏对档案信息的深度分析和利用。在卓越导向模式下，档案管理需要更加关注档案信息的深度分析和利用，通过数据挖掘、分析和可视化等技术，从海量档案信息中提取有价值的信息和洞见，为企业的决策和管理提供有力支持。其次，档案管理需要与企业的决策和管理紧密结合。企业领导和管理层在做出决策时需要充分了解市场情况和内部运营情况，而档案信息正是这些决策所需的重要数据之一。档案管理需要与企业的决策流程紧密结合，为决策者提供及时、准确、全面的档案信息，帮助企业做出更加明智的决策。最后，档案管理需要提供有价值的信息和洞见。通过对档案信息进行分析和利用，档案管理可以为企业提供更加有价值的信息和洞见，这些信息和洞见可以帮助企业更好地了解市场和客户需求，提升内部运营效率，从而实现业务目标。

（三）从单一到综合

传统的档案管理往往只关注特定类型的的档案或特定部门的档案，这种管理方式较为单一。然而，在卓越导向模式下，档案管理需要更加综合，涵盖企业各个部门和业务领域的档案。这种综合性的档案管理有助于提高信息的的整合和共享，促进跨部门和跨业务的协作。首先，综合性的档案管理可以更好地整合企业各个部门和业务领域的档案信息。通过将不同部门和业务领域的档案信息进行整合和整合，可以更好地了解企业的整体运营情况和市场趋势，从而更好地制定和实施企业战略。其次，综合性的档案管理可以促进跨部门和跨业务的协作。不同部门和业务领域之间的档案信息往往存在交叉和重叠，因此跨部门和跨业务的协作非常重要。通过综合性的档案管理，可以更好地共享和利用档案信息，提高协作效率和创新能力。最后，综合性的档案管理可以更好地保障档案信息的的安全性和完整性。将不同部门和业务领域的档案信息进行整合，可以更好地保护企业的重要信息和机密，同时也可以更好地维护档案信息的的安全性和完整性。

（四）从保护到价值创造

传统的档案管理往往注重档案的保护和安全性，这种关注在一定程度上限制了档案的价值发挥。然而，在卓越导向模式下，档案管理需要更加注重档案的价值创造，通过档案的分析和利用，为企业的决策、创新和服务提供支持，实现档案的价值最大化。首先，通过档案的分析和利用，可以挖掘出档案中的潜在价值。档案中包含着大量的有价值的信息，通过数据挖掘、分析和可视化等技术，可以深入挖掘出这些信息，为企业决策提供更加准确和全面的支持。其次，档案可以利用其潜在价值，为企业创新提供支持。通过对档案进行分析和利用，可以发现新的市场机会、客户需求和业务模式等，从而推动企业进行创新和变革。最后，通过档案的价值创造，可以提升企业的服务水平。档案中包含着大量有关客户的信息，通过分析和利用这些信息，可以更好地了解客户需求，提供更加个性化、精准的服务，提升企业的服务水平和客户满意度。

结语：

具有卓越导向模式的企业档案管理可以提高档案管理的质量和效率，为企业提供更加全面和准确的信息支持。卓越导向模式下，企业档案管理工作需要实现从传统化到数字化、从被动到主动、从单一到综合、从保护到价值创造的转型与重塑。通过引入数字化技术、主动挖掘和分析档案信息、整合企业各个部门和业务领域的档案信息以及挖掘档案的价值，企业可以更好地实现档案管理的价值最大化，为企业的决策、创新和服务提供更好的支持，促进企业的发展和壮大。

参考文献：

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