加强企业档案管理工作 发挥企业档案服务职能

解慧曼

山西省大同市供水排水集团有限责任公司    山西省大同市   037006

摘要：现阶段，社会的快速发展，经济的增长，给企业带来了新的挑战。企业在各项业务开展中，十分看重企业档案管理工作，并加大了企业档案管理工作的管理。本文将分析企业档案管理在企业发展过程中的重要作用，阐述档案管理工作的现状，并提出有效的措施，更好的落实企业档案管理工作，发挥出企业档案管理的服务职能。

关键词：企业档案；管理；档案服务

1档案在企业管理中的作用

1.1档案在企业管理中的作用

档案作为一种信息资源，在企业的生产、研发、经营活动、业务开展中发挥着重要的作用，通过档案就能将这些方面进行记录，不仅可以帮助企业决策提供资料参考，还能促进企业的健康发展。档案管理在企业经营发展中起到了十分重大的促进作用，因此，加强企业档案管理，就要使用有效的措施来进一步的规范档案管理工作。企业档案管理工作属于基础性工作，企业在发展中，档案管理工作也要同步开展，和企业的发展规划保持一致性。在企业的发展中，尤其是档案管理工作，要结合企业制定出一套健全的档案管理体系。档案管理体系，可促进企业的快速发展，同时档案信息还能给企业在决策、业务开展中提供重要的资料参考，可有效的降低企业在经营活动中的风险。另外，在档案管理中，要增强管理观念和意识，对于细小的内容和方面都要加以重视，做好企业档案管理工作，才能发挥出档案部门的服务职能，更好的为企业的发展奠定基础。

1.2加强档案管理制度的建立和宣传

企业在激烈的竞争中，要想站稳脚步，就要重视档案管理工作的重要性，因此就要具备档案意识。开展企业档案管理工作，首要任务就是提高档案意识。档案管理工作，不仅是企业发展中的核心内容，同时通过档案资料也能精确的反映出企业的经济实力和水平。因此企业要成立档案管理部门，结合企业的未来发展方向和规划同步开展档案管理工作。

2 目前档案管理工作中存在的问题

2.1内容不完整、更新速度慢

现阶段，很多的企业在档案管理中实现了系统化，但是由于档案管理工作在创新方面不太理想，尚未采用信息化技术加强档案管理。目前很多的信息技术虽然应用到档案管理工作中，海量的数据录入和分析还是通过人工完成，内容缺乏全面，并且无法及时的更新，一些数据信息出现了延迟，更新速度较慢，和企业的快速发展不太相符。

2.2档案管理信息化程度不高

现如今，从我国很多的企业档案管理工作中不难发现，还是采用传统的管理模式，无法满足企业的发展。伴随着先进技术的出现和应用，在企业档案管理中尚未实现全面信息化，缺乏了系统化和自动化。企业的档案管理信息化程度，关系着企业的经营发展，同时也体现了企业的社会地位。在多技术的发展背景下，作为企业要提高信息化应用程度，构建档案管理系统，才能更好的促进企业的快速发展。

3强化企业档案管理

3.1强化企业档案目标管理

档案不仅可以给企业创造更大的经济效益，这些效益一般可直接或者间接的体现，因此企业档案管理工作就要和企业的未来发展、规划等保持一致性，不然会影响到企业的发展。另外，企业决策过程中，也要结合档案工作，制定出档案管理目标，才能落实档案管理工作，发挥出档案管理的作用。

3.2不断规范档案管理的工作流程

档案管理工作是企业在经营和发展中一项十分重要的内容，因此要加强档案管理工作流程的规范，作为档案管理人员要让档案管理工作实现制度化、规范化、标准化，在进行日后查阅过程中，就能便捷的提供服务。因此，作为档案管理部门来说，首先要健全档案管理制度，完善档案管理的方法，细化档案的接收、管理、查阅等方面工作，要通过一系列的措施来加强档案管理，才能提高档案管理的水平和质量。另外一方面，作为企业要针对档案管理工作定期的组织会议，召开季度和月度的例会，及时的发现和解决档案管理中潜在的问题，才能提高档案管理工作的有效性，给企业业务开展和经营活动提供重要的资料参考。

3.3加强档案信息资源的开发

第一，要创新和改进档案管理工作的服务机制，要发挥出档案管理部门的服务职能，档案管理部门也要进一步的细化自身的工作流程和内容。现如今，传统的档案管理工作都是通过人工的方式，因此要采用先进的科学技术和理念，要实现档案管理工作的智能化和自动化，完成自动输入、录入，同时针对文本、图像的识别完成扫描，就能自动的进行保存。第二，将传统的纸质版档案可有效的转化成为数字信息，让档案管理实现数字化，同时要做好档案数据开发工作，构建海量的数据库，就能提高档案检索的速度率和精确性。

3.4提高档案管理人员服务素质

企业在招聘和选择档案管理人员过程中要提高门坎，对于档案管理人员要提出更高的要求，不仅要具备责任心，还要热爱档案工作，才能更好的开展工作。针对招聘的档案管理人员在上岗之前要进行系统化和专业化的培训，培训活动要丰富多彩，可走出去，通过分享会进行经验交流，不仅可增强自身的责任意识，还能提高企业档案管理部门的综合水平。另外，企业要聘请专业知识高的档案专家进行授课，才能解决档案管理工作中潜在的问题，提高企业档案管理工作的质量和效率。

3.5进一步健全档案管理制度

企业在进行档案管理工作中，要严格的按照我国实行的《档案法》，同时要做好宣传工作，才能增强档案管理意识。作为企业来说，要结合企业的现状和特点进一步健全档案管理制度，提高档案管理工作的法制化。

4发挥档案服务职能

4.1实现档案服务目标

现如今，随着市场竞争的日益激烈，企业要想在市场中站稳脚步，就要提高档案服务职能作用。档案管理工作的开展，不仅可以促进企业的快速发展，同时也能给企业发展提供重要的保障，提高企业的经济效益。因此就要发挥出档案管理工作的服务职能，通过有效的措施来进一步整理档案资源，为企业档案服务职能提供重要的前提性保障。企业在发挥档案服务职能中，要利用信息化技术，加强档案资源数字化的建设力度。尤其是在文书档案中，要采用OA办公系统，档案管理系统就能更好的进行文书档案保存和利用，然后采用计算机就能将重要、紧急的档案进行分类。另外，企业在档案管理工作中，要创新档案编辑，构建数字化档案，可简化流程，给档案人员应用提供便捷性服务，才能让档案信息资源充分的利用。

4.2发挥档案服务职能

档案管理工作要想有效的开展，就要主动提供服务，也就是发挥出档案的作用和价值，才能促进企业的健康发展。服务手段包含很多，其中有电话预约、网站共享等方式。与此同时，要提高服务的质量，通过微机检索、手动检索的方式来充分的利用档案资源，才能提高信息和资源的使用效率。另外，构建设备主干网络系统，企业要利用互联网让数据实现共享，采用数字化替代纸质档案，让档案管理真正实现自动化和现代化。

结语

综上所述，加强企业档案管理工作，就要通过信息化技术来加强档案的存储和应用，同时要构建档案数据库，和企业的发展方向和目标保持一致性，要发挥出档案服务职能。

参考文献

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