OA协同办公系统在现代企业管理中的应用

郜立国

大庆油田信息技术公司北京分公司     301700

摘要：随着互联网技术的不断发展和应用，企业信息化设计的范围逐渐交广，由此现代企业办公管理信息化的建设与发展引起人们的广泛关注。协同OA办公系统的使用在一定程度上有效促进了现代企业管理的发展，进而提高现代企业的信息化管理水平和市场竞争力。本文就针对协同OA办公系统概念的基础上，分析了现代企业系统OA办公系统工作内容以及管理应用措施。

关键词：OA协同办公系统；现代企业管理；应用

引言

网络信息技术和计算机技术的不断发展，在一定程度上提升办公系统的自动化系统，在对企业进行信息化管理时，OA协同办公系统发挥着非常关键的作用，不仅在一定程度上完善了企业的管理制度，还更新了企业的管理理念，有效提高了企业的行业竞争力。

1.OA协同办公系统的概述

利用大数据、云计算及移动互联技术，搭建集团式的协同办公云平台，在各级公司与其分（子）公司间、公司（单位）领导与部门间、部门与部门间、部门内部人员间及员工与单位间，建立具有网上和移动客户端的公文办理、决策审批、协同办公、工作汇报、任务安排、催办督办、计划执行、文档管理、新闻公告、即时通讯、电子邮件等功能的应用，通过协同办公云平台，打通总部与所属单位的协同办公信息交互通道，从而优化企业组织架构、规范企业工作流程，提升企业管控效率、降低企业运营成本。同时也为今后盘江运营管控、风险管控及生产安全监管等一系列的集团管控信息化应用提供接入平台。因此，如何利用OA协同办公系统对现代企业管控进行分析和研究显得尤为重要和必要。

2.OA协同办公系统的特性

2.1关联性

传统OA中的信息和应用往往是相互孤立的，而且由于其局限性，它们也难以与企业的其他资源进行互动。而协同OA更像是"管道工"、"编织工"，让现代企业更方便的建立各种资源之间的通道并形成逻辑上的关联。通过这样的关联，一方面现代企业可以更准确、全面的了解各种信息，为决策提供更科学的依据；另一方面也便于现代企业对人、财、物、信息和知识等进行集中的管理和优化的调配。

2.2协作性

传统OA的协作是浅层次的，一般多采用邮件、BBS、即时聊天工具、简单流程等方式来进行沟通，沟通的内容零散而有限，之后也很难对其结果进行进一步的整理。而协同OA中的协作则贯穿于管理的各个环节。从协作的内容来说，可以是现代企业积累的各种知识文档，或是项目进展中的某个任务；从协作的对象来说，可以是一人对一人，或多人对多人，可以发生在现代企业同一部门员工之间，也可以发生在跨部门员工之间，可以是总公司与分公司的协作，也可以是现代企业与客户或合作伙伴之间的协作；从协作的方式来说，可以通过知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等进行协作。同时，协作的过程和结果可以在系统中得到很好的管理，并最终形成知识体系的一部分。

2.3灵活性

协同OA的灵活性一方面体现在其强大的可定制性和扩展性，可以满足企业的个性化需求，或者满足现代企业在不同发展阶段中由于组织结构、人员结构、业务流程变化等产生的需求。另一方面也体现在其创造了一个开放的、灵活的、个性化的办公环境。如现代行业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。

2.4深化性

传统OA的应用仅仅是从静态的、孤立的、浅层次的意义上实现办公自动化。而协同OA则大大扩展了它的内涵，加深了它的应用。总结来说，协同OA完全摆脱了"文秘"的角色，它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具，而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中，以更广阔的角度诠释"办公自动化"的涵义，帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台，让企业可以将管理的视野延展到各个环节，并方便对各种资源进行整合和优化，实现集中、灵活和高效的管理，从而提升其竞争力。

3.OA协同办公系统应用的意义

3.1优化流程

OA协同办公系统是ERP系统的一个补充和功能扩展，它将ERP系统不能提供的审批和流程管理进行系统集成，并与ERP系统进行数据接口。OA协同办公系统专注的是无纸办公自动化，对于审批流程进行优化，对于公司的内控更加严谨，也提高了工作效率。

3.2提高效率

OA协同办公系统可以有效提升企业的工作水平，高效的对企业的工作信息进行处理，以便提升企业的业绩。利用OA协同办公系统，管理人员可以采用电子化的形式获取文件，不需要拿着各种文件跑到各个部分等候文件审批，行政管理的电子化取代了人工管理的方式，不仅解放了大量的管理人员，还有效提升了管理工作的水平。

3.3提高信息安全性

OA协同办公系统取代了原本纸质化的信息管理方式，相较于传统管理方式而言，OA协同办公系统可以有效的避免文件在流转过程中出现泄露、遗漏等情况，有效保障信息的安全性。但由于传输、处理、存储的信息具有很高的价值和保密性，将成为黑客和计算机病毒攻击的目标，直接与Internet相连的OA协同办公系统的信息安全难以保障。因此，企业也要采取一定的安全措施，如直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限控制和管理；在网络内的桌面工作站上安装安全防病毒软件等。

3.4工作管理更为规范

OA协同办公系统的应用，有利于规范工作管理，尤其是文件管理，如公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。当收到一份公文时，先进行收文登记，然后发送给公文拟办人，在拟办人指定批办、承办人后，公文将自动发送到批办、承办人处，最后由专人将公文归档。各类公文拥有相应的安全机制，具备相应的保密级别，通过指定不同级别人员的权限，还可以实现网上公文查询。

结语

OA协同办公系统的应用，不仅有效的提升了企业的办公水平，还创新了企业现有的工作方式，简化了企业的工作流程。因此，企业要重视OA协同办公系统的应用，结合自身的实际情况开展企业管理工作，以便企业真正的实现可持续发展。

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