大数据背景下优化事业单位办公室文书档案管理的措施

李宏

内蒙古鄂尔多斯市达拉特旗机关事务管理中心，014300

摘要：随着信息化技术发展，事业单位文书档案管理方式需要根据时代特点进行转变，结合信息化技术，促进文书档案管理水平提升，强化文书档案管理质量，推动事业单位健康发展。本文介绍了事业单位办公室文书档案管理工作的特点，阐述了应用大数据技术的必要性，分析了目前办公室文书管理工作中存在的问题，提出建立文书档案信息平台以及培养大数据大档案观等方式，以期能为事业单位办公室文书档案管理工作提供参考。

关键词：大数据；事业单位；办公室文书；档案管理

引言：大数据是以信息技术为基础产生的高科技，在如今信息技术高速发展的时代，大数据技术受到人们的广泛关注。事业单位办公室文书档案中含有文字、图片以及视频等不同类型的信息资源，可以真实地反映事业单位各项经营活动，是事业单位发展期间十分重视的资源。在事业单位文书档案管理期间，档案管理人员引入信息技术实现对文书档案的采集、整理以及应用，可充分发挥文书档案具有的价值，能够为事业单位的发展与建设提供服务。

一、文书档案管理工作的特点

（一）文书档案管理的重要性

文书档案指的是文书材料的立卷、文书档案的采集、整理以及鉴定等环节的工作。以上流程彼此关联，但又彼此制约，其中应用是重要环节，其余环节均为档案应用提供服务，为档案的应用奠定良好的基础。加强文书档案管理，为单位的生产经营工作提供服务，对档案管理工作而言至关重要。管理人员加强文书档案管理工作，使得文书档案的价值得到充分发挥，不仅可以为各个部门生产经营工作提供参考，同时可以作为宣传教育的重要素材，还是历史的记录以及科研工作开展的必要基础条件，档案管理工作的重要性可见一斑[1]。

（二）文档工作实现一体化

文书档案运用在文书工作中，同时又源自文书工作。文书档案管理是文书工作最重要的环节，是基于文书采集、文书催办以及文书承办开展的，各个环节彼此关联，文书档案主要源于文件工作，而文书档案管理工作质量的高低则与档案整体质量以及档案管理工作质量有密切关系。

（三）文书档案载体多样化

文书载体是事业单位的重要内容，文书档案可以详细记录事业单位各项工作内容。文书档案载体十分丰富，其中包括了签订的协议、合同、责任书以及上下级彼此传阅的文件等。档案内容多元化，其中含有会计档案、行政管理档案等多种内容。

二、文书档案管理工作应用大数据技术的价值

（一）提高档案运用率

管理人员引入大数据技术以创新档案管理工作时，能够高效处理目前档案管理工作中出现的问题，以进一步提高资源应用效率。工作人员可以利用信息系统完成资料存储，同时结合内容详细划分档案的重要程度，借由信息系统完成对有关信息的检索。上述方式可以显著提高档案调取工作效率，同时许可用户在个人享有的权限范围内编辑档案相关信息，以加强档案管理工作的针对性。开展档案管理工作时，管理人员应用以大数据技术为基础开发的管理系统，使得管理工作更为合理且科学。故而，大数据技术可以显著提高档案管理工作的整体效率，同时保证档案管理工作具有的专业性，以提高档案管理工作质量。

（二）加强档案数字化管理水平

工作人员开展日常管理工作时，需要针对大数据开展合理运用，加强两者的结合，完成数字化管理的目的，及时修正传统档案管理期间的错误。不仅如此，档案管理工作在实际落实期间，对大数据技术的应用有较高的要求，所以应用期间，管理人员需要结合档案管理工作的特征与工作实际需求构建对应的管理系统，以加强管理工作的专业性，同时对数据内容进行保存，确保档案信息数据的安全性与可靠性。此外，管理人员创新档案管理工作时，需要深入分析大数据技术的应用方法，实现大数据技术与档案管理工作的有机融合，以有效提高档案管理工作的信息化水准。如今，办公室文书档案管理工作，采用大数据技术是事业单位开展档案管理的主要方式，对推动档案管理工作实现全面发展具有重要意义。

三、大数据时代办公室文书档案管理措施

（一）建立大数据与大档案观念

事业单位档案管理人员需要以大数据时代为基础推动事业单位文书档案管理工作向信息化发展。要想实现档案管理信息化，首先需要保证办公室文书档案管理人员自身具有一定的大数据、大档案观念。随着工作人员形成大数据观念、大档案观念，文书档案信息化建设速度将随之加快，且能够适应大数据环境下引发的众多变革。事业单位培养档案管理人员具有档案大数据观念，应先培养其具有建立海量信息数据库的观念，以此增加办公室文书档案的来源渠道，同时有针对性地从海量信息数据资源中选择拥有保存价值与应用价值的档案数据。大档案观念的培养必须与大数据处理技术实现有机融合，以此确保文书档案能够为事业单位各项工作提供一定的参考。故而，档案管理人员理应具有数据检索、分辨以及解决能力，同时熟悉档案管理工作以及计算机专业理论知识。档案大服务观念要求档案管理人员意识到原本资讯检索模式具有的局限性，并在以用户需求为导向理念的指导下不断改善档案服务方式，使得办公室文书档案管理工作的个性化、智慧化水平得到提升。

（二）定期开展培训工作

办公室文书档案管理工作至关重要，档案管理信息化建设的快速发展，要求事业单位必须拥有业务技术和综合素质较高的管理人员，安排责任心强、工作认真的党员开展文书档案管理工作。同时，文书档案管理人员需要改变传统“档案采集员”以及“档案保存员”的固有观念，为事业单位业务发展以及科学研究提供相应的参考，为事业单位决策提供相应的依据[2]。具体需要开展如下方面的培训工作：

第一，强化理论知识培养。现代办公室文书档案管理人员应具备大量的理论知识，包括专业基础知识、自然科学知识以及社会科学知识等，各级组织要开展档案法律法规培训、继续教育以及网络教育等，培养工作人员。同时，工作人员需要自主与全方位地提高个人修养，拓展知识面，积极学习该领域最新的技术以及知识，拓展个人视野。

第二，培养工作人员的技能。档案管理是十分专业的工作，从档案信息内容的采集、汇总、保存以及统计直至档案的应用、编研，有十分完善的理论以及工作流程，档案人员需要强调个人的完善，更为熟练地学习计算机理论知识以及工作方式，使得个人可以应用不同类型的现代化信息工具，为档案信息的开发以及运用奠定良好的基础。不仅如此，档案管理人员还需要具备优秀的信息采集能力，能够尽快为使用者提供其所需要的档案信息数据，并帮助使用者获取更为丰富的档案信息数据，为应用者提供相应的档案服务。

第三，强化政治修养。事业单位的档案管理工作十分细致且繁杂，从档案的采集、汇总、安全保管以及登记统计，直至提供利用，都需要文书档案管理人员耗费一定的时间与精力，档案管理人员需要具备恪尽职守、任劳任怨的职业道德以及过硬的政治素养。

第四，强化职业修养。事业单位办公室文书档案管理人员与文书档案密切接触。因此，需要具备优秀的职业素养以及保密意识，确保工作作风严谨，所有档案信息数据无缺漏，同时避免因为人为因素造成档案内容泄露。

结论：在科学技术高速发展的背景下，大数据技术在各个行业得到广泛应用，档案管理行业也不例外。事业单位应明确大数据技术应用在办公室文书档案管理工作中的价值，通过定期开展培训以及构建文书档案信息平台等方式，加强大数据技术与办公室文书档案管理工作的有机结合，提高档案管理工作效率。

参考文献：

[1]唐敏.大数据视角下办公室文书档案管理创新思路探索[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(18):61-63.

[2]汪海广,裴佳祺,李炯倩,等.大数据管理视域下档案管理向档案数据管理的转型研究[J].品牌研究,2022(3):50-52.