浅析工程档案管理对促进建设工程质量的作用

周惠

新疆交建市政工程有限责任公司 新疆维吾尔自治区 乌鲁木齐市 830000

摘要：工程档案管理工作对于项目建设而言具有的重要性毋庸置疑，在当前工程建设下加强档案管理还要贯穿项目各个方面。文章对工程档案管理对促进建设工程质量的作用进行分析，探讨工程档案管理措施。

关键字：工程档案；档案管理；工程建设；工程质量

引言

随着社会经济的不断进步，我国建筑工程数量在逐年增长，建筑业也进入新时期。但是，由于国内工程施工技术水平、管理手段等方面还存在不足之处，加强对建设工程质量管理工作非常重要。通过了解工程档案管理的重要性，并结合建筑工程建设中遇到的问题，提出有效的解决措施，从而促进我国建设工程质量得到提高。

1工程档案管理对促进建设工程质量的作用

信息时代企业档案管理工作对于企业的发展具有至关重要的意义，工程档案规范化与标准化管理是指对企业在建工程活动中产生的各类档案材料进行分类、整理、归档和利用的过程，旨在规范和标准化工程档案管理流程，提高工程档案管理质量。具体来说，工程档案规范化与标准化管理要涵盖以下方面：第一，收集范围：收集的工程档案内容应该包括建设项目前期准备、施工及验收全过程、工程维护等各个环节所产生的相关档案文件，包括设计文件、施工图纸、工程标准、验收文件、维修记录等。第二，分类整理：对每个档案类别内的文件进行进一步的归档整理。这包括文本类、图纸类、电子档案类等不同形式的档案文件。对于文本类档案，可以按照时间先后或者字母顺序进行排列。对于图纸类档案，则需要设计图纸编号和图纸索引卡以方便查找。而对于电子档案，则需要根据文件名、日期、关键词等信息进行归类和存储。对于已经整理好的档案文件，还需要编制清单或者目录表，并建立相应的检索系统。通过对每一个档案文件进行清晰地描述和分类，可以使得工程档案管理更加高效、便捷。第三，归档存储：将经过分类整理的工程档案及时归档存储，采取合适的保存方式和措施，确保档案材料的安全、完整性和长期保存。第四，利用开发：在归档存储的同时，将工程档案进行数字化处理，通过信息化手段进行管理和利用，提高档案信息的共享与传播效率，为企业决策和项目管理提供依据。

2工程档案管理面临的问题

2.1缺乏管理制度，管理制度的核心支撑作用难展现

管理制度的约束是档案管理工作创新的重要力量。一方面，在实际管理过程中，许多管理制度的实施过于形式化，尽管大部分地区按照相关要求进行制度整改，但基于不同建筑工程的差异性，不能保证相关制度的落实情况与实际工作对等，约束力较低。另一方面，形式化的管理制度并未充分考虑到建筑工程档案管理的分散性与成套性，无法将信息收集、信息分类等环节有机结合，管控力度较差。从管理制度的内容上来说，普遍缺乏奖惩机制，导致档案管理部门人才流动性较大，部分管理人员对档案管理工作认识较浅，容易出现数据失误等问题。

2.2文件材料形成程序不规范、收集不完整、归档不及时

建筑工程是系统工程，这一要素决定了建筑建设工程档案的系统性、科学性和复杂性，对于资料的准确性、完整性、规范性、及时性要求都很高。一些建筑工程单位从事档案工作的同志是兼职，缺少档案管理的实际经验，没有把工程技术资料同项目的归档有效贯穿起来，直接影响了工程档案的原始性、完整性和真实性。

2.3档案管理工作流程混乱

首先，从建筑基建程序要求中可以知道，通常情况下，一个建筑工程建设项目在可行性报告批复后才能组建项目法人，也就是勘探测量、立项材料、可行性研究报告等档案资料大多在项目法人组建之前就已经产生，但由于项目法人尚未组建，便无法对上述档案资料进行收集和整理，使得工程项目前期的档案管理工作混乱，常常出现资料丢失、不完整等问题，给后续档案管理工作增加难度。其次，工程竣工验收环节会产生大量的档案资料，因此，档案管理人员需要与工程竣工验收工作同步开展，但在实际施工过程中，验收工作常常无法按时进行，加上工期限制，使得档案资料的收集和整理时间十分紧张，草草收尾会使得档案资料整理不完整，如果等工程全部结束后再统一整理档案资料，又无法保证档案内容的完整性，最常出现的问题就是文件资料缺少签字或盖章。

3工程档案管理提升对策

3.1健全建筑工程档案管理体系

首先，在建筑工程档案管理过程中，统一领导分级管理原则的落实能够帮助档案管理者科学分工，以此促进档案管理质量不断提升。其中，统一领导主要是指建筑工程档案管理过程中，档案管理部门负主要责任，各参建单位有参与义务，与档案管理者共同承担管理责任。其次，建筑工程档案管理创新与管理体系完善还需要建立专门的档案管理室，将传统的纸质档案录入公共平台中，提升建筑工程数据库的完整度，为工程实践提供有效参考。此外，要考虑建筑工程档案管理的人力资源，尽可能多地提高人力资源的利用率。最后，要重视建立审查制度，依照档案管理部门不同员工的实际情况分配职能，将建筑工程项目不同阶段的任务进行细致划分，并选定负责人。此过程中，需要注意建筑工程档案管理的成套性特点，不仅要对自己所负责的领域完善，还要尝试与其他内容进行衔接，从而第一时间发现数据衔接有误或信息空档等问题。

3.2强化建筑工程管理档案过程控制

要想使建筑工程档案全面、系统、完整地反映出某个工程建设各环节的过程和结果，就要做到事前介入、事中控制、事后把关，使其渗透于工程建设各阶段、各环节中。在启动工程时，应预先谋划，建立健全档案管理体系，制订明确的目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，明确该项建筑工程文件资料的收集、整理和归档管理要求，并将有关档案管理制度标准和要求传达到各参建方；在工程施工阶段实时收集该工程的详细工程建设资料，并做好同步管理，在检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、收集、管理情况，重点检查和指导各参建单位项目档案人员立卷，检查案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，需先同步检验工程文件资料的收集整理与归档管理情况，重点加强未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查。

3.3增强基建工程档案验收流程监管力度

各单位档案人员首先应做到熟知城建档案馆相关规定，确保档案规范完整。在档案的归档工作中，建设、施工单位应清晰地把握城建档案归档的各种标准，及时了解城建档案归档编制要求、档案收集规范以及报送要求等内容。在此过程中，档案人员还要科学、合理地进行内外部监管，有效确保基建工程档案资料能够科学化、规范化，确保基建工程档案文件的合规性。为了保障在联合验收中工程城建档案文件能一次性达标，满足工程文件和工程同步验收的要求，应使用预验收与正式验收相结合的方式进行档案验收工作。档案人员应对工程文件预验收，发现问题立即监督施工单位整改，直到最终达标。满足验收标准后，应安排施工单位向建设单位档案主管部门移交档案，利用此类逐层把关的形式，减少和避免工程文件在验收过程中的漏洞。

结语

综上所述，企业工程档案规范化与标准化管理是企业管理中不可或缺的一环，只有将其推进到位，才能实现企业信息化转型和管理水平的提升。在工程建设下还要重视工程档案管理的价值，完善档案管理制度，优化档案管理过程，全面提升档案工作管理水平。

参考文献

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[2]梁凤珊.工程档案管理对建设工程质量的作用分析[J].办公室业务，2017(13):131.

[3]郭玉蓉.工程档案管理对促进建设工程质量的作用探讨[J].办公室业务，2017(06):135-136.