建筑企业采购业务内部控制的问题及策略

张真

身份证号：230106198310303211    

摘要：随着时代的发展，建筑行业的竞争变得越来越激烈。因此，加强内部管理，特别是对于采购业务的内部控制，已成为建筑公司提高市场份额的关键。本文将从这个角度来看待采购业务的内部控制，并分析它的流程和存在的问题，最终提出优化的方案，希望能够对读者有所帮助。

关键词: 建筑企业；采购业务；内部控制

引言

采购业务是建筑企业项目建设中不可或缺的一环，它不仅能够保障建筑所需原材料的供应，还能确保工程建设的顺利进行。此外，加强对采购业务的内部控制也是建筑企业实现经济效益最大化的关键手段，有助于企业更好地把握市场机遇。然而，许多建筑企业在采购业务内部控制方面存在着不少问题，因此有必要深入研究如何优化采购业务内部控制，本文将对此进行详细阐述。

1采购内部控制概念

建筑企业的采购管理是一项重要的职能，它旨在通过精心设计的采购方案和流程，以及根据企业的特点和需求，为企业提供最佳的采购服务，从而达到节约成本、提高效率的目的。为了提高效率和质量，企业应该制定完善的内部控制制度，明确管理要求，精细控制采购流程，把重点放在部门工作人员的日常操作和行为上，培养他们的良好工作习惯，以便建立健全的内控制度，规范采购业务，确保所有采购行为的正当性、合法性和规范性，防止出现不当行为，维护公司的经济和社会效益。通过建立有效的企业内部控制机制，可以有效地监督和限制工作人员的采购活动，避免一系列不符合规范的行为发生，确保整个采购流程符合相关法律法规，维护采购市场的稳定性，提升采购效率，最终实现企业采购目标。通过建立完善的企业采购内部控制管理体系，不仅能够有效地促进采购过程的有序进行，而且能够有效地预防和遏制异常情况的发生，从而确保企业的财务安全，同时有效地阻止和打击欺诈行为。此外，在建筑企业采购过程中，还必须严格按照全面性、重要性、平衡性、适应性和成本效益等原则来进行操作。（1）全面性原则。为了确保全面性原则的有效实施，我们必须强调内部控制的综合性，确保它能够贯彻到实际采购活动的每一步，包括决策、执行和监督。此外，为了更好地管理企业的各个部门，我们还应该建立完善的内部控制机制，确保每个部门都能得到有效的管理。（2）重要性原则。在重要性原则的指导下，应该特别关注采购相关业务中可能产生的风险，深入了解可能存在的高风险区域，以便有效地控制和管理这些风险。（3）制衡性原则。在企业采购环节中，应当重视制衡性原则，确保内部控制在各机构和部门之间发挥出良好的作用，其中涉及治理机构、权责分配以及业务流程等问题，应当建立起相互监督的机制，以实现有效的制约，同时也要注重提高运营效率。（4）适应性原则。企业内部控制应当遵循适应性原则，以确保其有效性。为此，应根据企业的实际情况，制定合理有效的管理制度，以确保内部控制的有效性。在此过程中，应当结合企业的经营范围、规模、风险程度等因素，制定出符合企业发展需求的内部控制方案，并及时调整以适应企业的变化。（5）成本效益原则。内部控制应该着眼于成本效益，以确保制定的制度能够满足企业的成本和预期效益，并且能够以最低的成本实现最佳的控制效果。因此，应该设定明确的目标，以确保企业的经营管理行为符合规范和标准。为了确保企业的财产安全，我们将严格审查财务报表和其他相关信息，确保它们的真实性和完整性，以此来提高企业的运营效率，并为企业的持续发展奠定坚实的基础。在这个过程中，我们需要强调内部控制的重要性，并确保它遵循多种原则。此外，企业在制定相关内部控制制度时，还应该充分考虑法律法规，并建立一套适用于企业的控制制度。这样，组织部门就能够明确工作目标和要求，并准确执行相关制度，严格遵守相关规定。通过建立一套完善的管理系统，将企业所有员工纳入其中，并对其进行全面的考核和观察，以便更好地了解员工的表现和行为，从而有效地管理和约束员工。

2建筑企业采购业务内部控制流程

因为采购业务的重要性，建筑企业通常会设立专门的部门来管理采购工作。在这种情况下，采购人员需要具备专业知识和技能，才能够有效地完成采购任务。对于采购工作的开展，一般分为以下几个阶段：申请采购、选择供应商、验收和入库、支付货款等四个步骤。

2.1请购审批

物资部是建筑企业的重要组成部分，它会根据项目的实际情况，编制出详细的物资采购计划，并向有关部门提出申请，经过审核通过之后，将按照规定的程序继续进行采购，同时，还要将所有的采购文件妥善收集和保存。

2.2供应商选择

根据审批的采购计划，物资部将采用招标、非招标、集中采购等多种采购方式，仔细筛选出符合条件的供应商，并与其签署采购协议，以便更好地满足采购规模、品类和其他相关要求。在采购过程中，双方将进行充分的沟通，确保采购方案的准确性，包括采购数量、质量、价格等，并且通过协议的形式明确各自的权利义务。

2.3验收入库

在供应商按照预定的时间内，物资部将根据采购计划和供应商的详细说明，对所需的物资进行严格的检查，以确保其品质、规格和数量都能够满足相关的标准。只有满足这些条件的物资才能被纳入库存。

2.4货款结算

在物资验收通过之后，建筑企业的物资部需要按照合同规定的付款方式和时间，向财务部提出货款结算申请，并准备好相关的采购凭证、票据、合同等文件，以便及时跟踪付款流程，经过相关部门的审查和审核之后，最终完成货款的结算。

3建筑企业采购业务内部控制存在的问题

3.1内控风险管控意识薄弱

从供应链的角度来看，采购业务是建筑企业项目建设管理的核心环节，它不仅直接影响着工程建设的质量和成本，而且还需要各部门之间的协作才能实现有效的内部控制。尽管许多建筑企业的高层管理者缺乏内部控制风险的意识，他们把工作重点放在了工程建设的进展和最终成果上，但是他们忽略了采购业务的重要性，未能发挥出内部控制的领导作用，从而导致了企业内部缺乏有效的采购业务内部控制合作氛围。由于一些建筑企业缺乏完善的采购业务目标和管理计划，使得内部控制机制变得毫无意义，导致物资采购过程中缺乏规范性，许多采购人员只顾匆忙完成临时指派的采购任务，从而增加了以劣充优、质量不合格的风险。

3.2供应商库选择机制不健全

建筑企业在项目建设过程中，采购物资是必不可少的，因此，建立一个完善的供应商管理系统就显得尤为重要。这样，不仅可以与供应商建立长期稳定的合作关系，满足不断变化的物资需求，而且还能够有效地降低采购成本，从而给企业带来更多的经济效益。许多建筑公司在采购活动中经常会分散采购，缺乏一个完善的供应商管理系统，导致采购业务缺乏集中性和规模化，从而无法在采购价格谈判中获得优势。此外，由于一些建筑企业在供应商选择上缺乏严格性，未能加强对供应商资质的审核，从而导致一些采购环节中标供应商资质不符合要求，从而影响了产品供应的质量和时效性。

3.3监督制度不完善

如果企业没有完善的采购监管制度，就会影响内部控制的效果。为此，许多企业都会建立一个专门的采购部门，负责实施采购活动，但是，这个部门必须全面了解当前市场上的供应商情况，熟悉市场环境，以便根据企业的实际需求制定出合理的采购方案，并经过精心的比较和选择，最终确定最佳的供应商。然而，在这个过程中，我们需要通过多个步骤来审批，以便获得资金。同时，我们还需要考虑各种影响因素，以有效控制采购风险。然而，在实际的采购过程中，由于缺乏有效的监管机制，从供应商的选择、市场调查到与供应商的谈判和签订协议，都可能带来潜在的风险。如果不建立一套完善的监管机制，就很难确保员工的行为和工作的质量

3.4采购业务信息沟通不畅通

对于采购业务的内部控制，必须要求良好的信息沟通，但是许多建筑公司的组织结构和内部控制机制都不够完善，各个职能部门之间的信息交流缺乏流畅性，甚至出现了隔阂，这给采购业务的内部控制工作造成了极大的困难。特别是一些涉及到广泛领域的建筑公司，由于项目分布零散，各部门之间的信息交流困难，再加上缺乏有效的上报机制，这就更加增强了采购业务的内部控制的困难。另一方面，许多建筑公司缺乏完善的采购业务监督体系，缺乏畅通的投诉和维权渠道，导致许多采购人员在工作中逃避责任，甚至滥用职权来牟取个人利益。

3.5采购业务风险评估体系不完善

强调风险评估的重要性，可以帮助建筑企业更好地实施内部控制，但很多建筑公司却忽略了这一环节，缺乏完整的风险评估机制，导致在实际操作中只能凭借专家的经验来进行评估，从而导致评估结果的不准确性。由于市场价格的波动对采购业务产生重大影响，如果没有完善的风险评估体系，就无法确保采购定价的公正性，这将导致采购活动陷入僵局，增加资金分配不当、超支等风险的发生几率。一些建筑公司尽管设立了内部控制机制，但由于其内容和形式过于僵化，无法适应市场的变化，也无法及时评估采购活动中可能存在的风险，从而使得风险预警机制只是表面上的存在。

4建筑企业采购业务内部控制优化策略

4.1强化采购业务内部控制意识

建筑企业的采购业务对于实现其战略目标至关重要，因此，管理层需要根据当前的市场需求和管理模式，改变传统的管理思维，加强对采购过程的内部控制，以确保采购物资的及时准确地提供，并确保采购流程的规范性和质量。为了更好地控制采购业务，建筑公司的领导层应该更多地参与和监督，并充分利用“火车头”的优势，培养一种以风险为中心的企业文化，指导各部门和员工认真履行采购业务的内部控制，增强他们的责任心和风险防范意识。另外，为了提升采购业务的内部控制水平，建筑企业应该完善岗位制度，实行按需设岗，并且在招标、采购和成本方面保持独立。这样可以有效地提高各个岗位的工作效率，并避免徇私舞弊的情况发生。此外，建筑企业还应该定期对员工进行职业培训和教育，大力推广内部控制的价值观，让内部控制理念深入人心，并在实际工作中得到体现，从而最大限度地防止员工受到诱惑和利益的影响。

4.2搭建采购管理系统平台

随着互联网+的普及，建筑企业必须积极利用网络和IT来深入了解市场竞争的状况，建立一套完善的供应商筛选机制，严格把控供应商的资质，并且与优秀的供应商建立持久的合作伙伴关系。此外，还要根据企业的发展战略和需求，搭建一个采购管理系统，实现实时的物料采购信息记录和分析，从而更好地掌握市场行情，更有效地预测未来的发展趋势，从而更有效地控制物资采购的成本，实现更高效的经营。通过引入先进的技术和管理系统，我们可以更好地帮助企业进行采购，并且可以更加透明地进行招标和比价，从而更好地控制采购成本，并且可以更加安全地进行采购，从而更好地保障企业的利益。

4.3畅通采购业务信息沟通渠道

为了更好地管理采购业务，建筑企业应该积极收集和跟踪最新的外部信息，包括政府最新的政策、市场价格、供应商的最新情况，并加强对这些信息的敏锐性，从而更好地把握采购业务的发展趋势，并获得更大的控制权。同时

建筑公司应该把合作共赢作为目标，努力增进与优秀供应商的联系，为提升采购业务的质量和效率打下坚实的基础。在内部控制方面，公司应该优化组织架构，打造畅通的内部沟通渠道，不仅满足管理人员和业务人员的沟通需求，还可以让业务人员更好地传达和反馈重要信息，并且促进各个部门之间的信息交流。为了更好地实现采购业务的内部控制，我们必须建立一个高效、可靠的沟通机制，以便让员工发挥自己的作用，并且确保控制的合理性和有效性。为了提高内部信息沟通的效率，建筑企业应该建立一个完善的采购业务信息沟通机制，使得内部信息能够有效地传递和交流，从而实现信息的对称、全面和精准；同时，应该探索新的渠道，比如开放门户、收集员工反馈意见、提出建议等，以便更好地与管理层沟通。

4.4构建采购业务风险评估体系

建筑企业应该积极投入 采购业务，以确保其资金流动性和工作效率，并且要密切监测采购业务的成本，以便更好地预测可能出现的不良影响，并将其纳入内部控制的范围，以确保其能够有效地实施整体管理和重点控制。为了确保项目的顺利进行，建筑公司应该建立一个全面的采购 管理体系，并且加强对采购过程中的风险的分析。同时，公司还需要严格执行内部和外部的监管机制，以尽可能防止欺诈和不当的项目进行。具体来说，在选择供应商时，公司应该加强对 供应商的背景和资质的审核，以防止一些公司为了获得竞争优势，故意降低竞争条件，从而导致项目进展缓慢。其次，为了确保合同 的有效执行，我们必须加强对合同条款的审查，确保条款的清晰性和合法性，并对供应商施加法律约束，以规范他们的物资供应行为，尽可能减少由于物资供应不及时而给工程建设带来的不利影响。在采购活动执行中，建筑企业应加强 对采购人员的监督，确保他们能够准确地完成自己的职责，并及时进行物料采购的沟通和入库登记。此外，还应该重视采购业务岗位的分配，确保按照需求进行，避免职责的重叠，从而防止金额舞弊等不良风险的发生。为了确保物资 的合法有效地进行验收，应当建立健全完善的采购验收制度，严格控制物资的数量、规格和品质，仔细审查其质量标准，并由采购人员和有关部门的专业技术人员进行联合验收和质量检测，以确保验收的公正、准确，尽可能地减少退货和销售折扣的发生。为了保障采购业务的合法性和有效性，我们必须建立完善的货款结算制度， 清晰地界定结算流程和所需的凭据，严格执行审核标准，以保障货 款的公平、公正和合理。

4.5加强共享信息的应用

随着信息技术的飞速发展，为了更好地实现采购管理，企业必须充分利用信息技术，实现数字化管理，实现对采购流程的实时监控和管理。同时，还要建立一套完善的数字化管理系统，实现对采购数据的实时传递和分析，使各种采购信息能够及时准确地被收集、整理和传递，从而更好地支持领导做出正确的决策。通过信息共享，我们能够轻松获取与采购相关的各种信息，从而更好地了解各项业务的实际进度、发票的数量、库存的接收率等。通过共享信息，我们能够更好地控制人为干预，从而提高采购工作的质量。这种方法允许信息的公开和透明，避免员工的不当行为。我们还能够利用实际的数据和信息系统来分析相关的货物的数量和质量，使决策者能够更加清晰地获取采购信息，从而改进整个采购流程。

结束语

因此，为了确保企业的可持续发展，建筑企业必须高度重视采购业务的内部控制，仔细检查并解决存在的问题。为此，应该从改善管理思想、完善供应商筛选机制、开辟有效的信息交流渠道、加强风险评估等方面着手，以期达到更高的采购业务内部控制水准。

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