工程测量项目档案管理水平提升策略研究

李兴江

  身份证号码510302197512241037

摘要：工程测量项目承担了工程建设中勘测、设计以及施工等阶段的测量任务，为工程项目开展提供大量的数据和信息。因此，确保工程测量档案资料的齐全完整和真实性是档案管理的关键。本文分析了工程测量档案管理中存在的问题，并提出了提升档案管理水平的有效策略。

关键词：工程测量项目、档案管理、提升策略

一、工程测量项目档案管理中存在的问题

（一）各部门资料管理人员档案意识薄弱

工程测量项目工作可以为后期工程设计工作提供重要参考数据，以此保障设计出来的工程施工方案具有科学性和可行性，从而使得最终的工程质量符合实际质量要求与标准。然而在实际资料管理工作中，大多数资料管理人员未能深刻意识到档案管理对工程开展的重要性，认为资料管理无非就是简单的整理与存储，在移交资料前并未进行资料的确认与审核，使得资料内容的真实性和时效性得不到全面保障，直接影响着后期资料移交和档案室接收资料的工作效率。在工程设计阶段，相关人员需要根据测量后获得的各种地形图进行项目设计书的编写，如果资料不完善，就会对项目设计书编写工作造成影响。此外，工程测量档案资料涉及内容广泛，无形中加大了档案管理难度，资料管理人员需要对这些资料实施定期筛查管理，以便为工程开展提供具有时效意义的相关资料，促使工程高效、顺利地开展。然而，部分资料管理人员并未做到这一点，通常是在工程完工之后才开始对资料进行收集或者筛选和分类，大大降低了日后形成的档案资料的利用率，不利于工程质量的提升。

（二）档案管理不合理

近年来，我国工程事业的发展如日中天，导致了市场竞争的加剧，工程建设企业想要在激烈的市场竞争环境中获得可持续发展，提高工程建设质量是关键。档案资料对工程质量的把控有着不容忽视的影响。在实际工程施工中，为了保障施工质量，以工程测量观测资料为施工依据，对工程进行监理检测，以此确保施工质量符合实际标准与要求。目前，大多数建设企业已经认识到档案管理的重要性，然而在实际管理中更倾向于对档案资料的收集，缺乏对档案质量的评估与认定，以至于许多工程测量档案并不具备应用价值，完全没有保存的必要，不仅浪费了大量的人力、财力，而且不能为工程开展提供建设性指导。此外，缺乏高度重视是工程测量档案管理中普遍存在的问题，主要体现在两个方面：一方面是部分档案资料出现损坏或丢失；另一方面是信息筛查不到位，使得部分档案资料缺乏真实性和准确性。

（三）未建成系统化的档案管理系统

大多数档案管理人员之所以忽视了档案管理的重要性，是因为部分企业管理者认为档案管理不能对企业经济效益产生直接影响，以至于前期资料收集成了工程测量档案管理中的短板，使得档案管理体系始终未能完善。殊不知，不论是在工程设计阶段、建设阶段，还是在工程验收阶段，工程测量档案管理均发挥着重要作用，可以为各个施工阶段的推进提供有效资料支持，确保工程井然有序地开展。然而在实际的工程测量档案管理中，由于档案管理人员专业水平参差不齐，不能对相关档案资料进行规范化管理，使得档案管理工作效率与质量不高，无法为工程质量的提升提供指导性建议，给企业后期经济效益带来了巨大的负面影响。

二、工程测量项目档案管理控制要点

（一）控制工程测量项目档案资料的齐全性与完整性的质量

基于工程测量工作繁重复杂，大大增加了档案资料的积累和收集难度。想要进一步保障档案资料的管理质量，应对文件资料借阅情况进行详细登记，消除文件资料在流转过程中的失散隐患。督促施测单位根据协议约定移交文件资料，以便消除文件资料移交过程中的缺项隐患。

（二）控制档案文件的真实性，维护档案来源原始性的质量

加强对施工现场各种记录原始性的监督检查，确保记录描述与实际相一致，杜绝事后杜撰或凭记忆补救现象的发生。由于同一份文件存在不同载体的情况，为了保证记录内容的真实性，应对相关内容的一致性进行检查与核对。

（三）档案管理人员要认真履行自身职责

对各专业工作程序和文件处理程序进行密切关注，加强对档案文件的管理。除特殊约定外，各分包项目文件材料的收集与整理工作，应由分包方负责，根据协议规定，向承包方按时上交相关材料。项目监理单位应承担其监理文件的收集、整理及移交的责任。

三、提高工程测量档案管理水平的有效策略

（一）控制工程测量项目存档文件的完整性和齐全性

工程测量项目肩负了整个工程建设中的所有测量任务，包括勘测、设计、施工等阶段的测量。因此，保证存档资料的齐全性、完整性以及真实性是工程测量项目档案管理工作的关键点。由于工程测量项目需要跟进工程各个环节中的测量工作，具有测量周期长、多方参与以及人员不固定的特点，大大增加了收集和整理档案资料的难度。档案管理人员作为专门负责管理档案资料的执行者，其专业水平的高低直接影响着档案管理工作的效果和质量。因此，建设企业应加强对档案管理人员的培训与教育，定期组织相关人员进行相应专业知识的培训，以此提高其专业水平和专业技能，进而提高存档资料的专业性和实效性。经过相关专业知识的培训与教育，端正档案管理人员的工作态度，使其在面对专业性比较强的文档时，能够及时发现归档材料中存在的问题，并采取相关解决措施，以此保障档案资料的有效性。做好档案借阅登记，以免档案在借阅过程中出现遗失的情况。此外，明确资料编制格式，以此加强档案资料的规范性，避免发生漏项的情况，进一步提升档案资料的管理质量

。

（二）建立电子档案

新时期发展形势下，现代信息技术的广泛应用给传统档案管理带来了新的发展契机，可以打破常规，规避传统管理模式中存在的风险，使得档案管理效率实现大幅度提升。加强档案管理工作信息化建设，借助计算机技术进行工程测量项目档案资料数据库的搭建，形成电子档案管理平台。利用信息化技术对存档资料以及相关数据进行编制，同时注重编入系统资料的更新与完善，这样一来，既可以简化档案管理流程，提高档案管理工作效率，有效规避传统档案管理中资料丢失或损坏的问题，又可以为资料借阅、查询及存储等工作提供便捷服务。此外，还可以在局域网环境下创建一个档案管理系统和工程测量项目之间的相互处理平台，这样一来，既可以缩短相关人员查询资料的时间，又可以在极短的时间内打印所需的工程清单，大大提高了信息处理速度，减轻了档案管理人员的工作量，从而让他们可以抽出更多的时间放在资料收集和评估工作上，以便为工程开展提供更多有参考价值的资料信息。

（三）控制测量项目存档文件的真实性

在当前工程测量项目档案管理中，负责档案管理的人员具有很强的流动性，所以难以保证工程档案的齐全性和规范性，给档案管理工作的开展带来了严重的阻碍。为了解决这一问题，企业在对外招聘时，应提高人员招聘门槛，引进一些专业能力较强的人员从事档案管理工作，以此提高档案资料的专业性和真实性。加强岗前培训，完善档案管理考核制度，应聘人员需要通过一系列考核才能顺利步入岗位，为档案管理工作质量的提升奠定良好基础。在实际档案管理工作中，对于接收到的发文，应及时向发文单位索要正式的打印文件；对施工现场产生的各种数据信息，应时刻监督信息的真实性和准确性，确保收集的信息数据与实际情况相符；信息数据的记录和收集应在施工现场明确，避免事后编写或仅凭自身记忆编写，以此保证工程测量项目存档资料的真实性和有效性。

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