建设工程文件档案形成及归档技术总结

杨玉华 ,张禄良  ,罗,超

摘要： 工程竣工档案文件是工程在建设前期、建设过程及竣工阶段形成的短期、长期或永久保存的文件档案，它的形成、收集、归档直接关系到工程质量的评定和结论。本文借鉴贵阳市市政及房建工程为案例，主要对从工程文件管理、项目前期、建设过程及竣工全过程对竣工相关文件的生成、整体归档、处理和移交进行科学分析，深度总结，确保在工程竣工后形成一套完整、准确、齐全的竣工档案。

关键词：文件形成；收集；分类；归档；数字化处理；

前言：工程文件入档工作就一项系统工程，建设单位在这个过程中起主导作用。它包括文件形成、收集分类、装订、入档，涉及项目前期、建设整个过程、竣工试运行阶段，具体文件有规划、许可、开工、竣工、试运行、工程项目原始记录、结算、图文、影像及测绘等文件。竣工文件保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。本文根据《建筑工程文件归档规范》（GBI 50328-2014）、《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323-2001）、《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）相关要求，结合《贵阳市城市建设档案馆服务指南》相关要求，对工程建设文档进行系文件形成、收集、分类、归档、数字化处理进行总结。

1工程档案管理过程中，建设单位应注意事项

1.1工程招投标与地质勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等进行合同签订时，需要对工程文件质量、费用和移交时间等提出具体的要求。

1.2设立专门的工程各个参建单位档案管理领导小组，实现勘察、设计、监理和施工等单位工程文件编制、收集、整理归档等工作的有效协调与指导。

1.3建立专门的工程项目竣工档案资料机构，即建设单位档案室，具体职责如下：

（1）遵循工程竣工档案验收标准要求，进行工程项目竣工档案资料编制、整理、归档和保管期限表的制定与实施；

（2）工程项目勘察单位、设计单位、施工单位以及监理单位等均需要参与到工程文件收集、编制、整体归档等业务监督、指导和检查中；

（3）工程正式验收之前，工作人员需要对档案实施预验收，分部验收重点检查施工原始资料和竣工图纸是否齐全、整编，与归档要求是否相符；单位工程验收对项目参建单位竣工资料是否完备和整编，是否满足归档需求。一律不到要求的，必须责成整改后再组织验收；

（4）进行相关设备开箱验收工作，对随机文件实行严格的验收，由负责人签字确认，然后做好整理和立卷工作；

（5）对工程项目参建单位形成的工程档案进行验收和接收，对参建单位移交的工程档案实行细致的检查，进行汇总之后，上交给生产运行部门；

（6）负责对各参建单位移交的工程档案进行整编、著录、建立通用数据库等；

（7）依照国家相关验收标准，在省级档案局验收之前，完善库房布置，做好案卷摆放、保管和使用工作；

（8）在工程档案正式专项验收之前，做好自检工作，同时准备好相关资料；

（9）档案验收后向档案馆提供质量合格的档案资料。

2文件收集内容、范围、组卷

2.1收集内容

2.1.1工程准备阶段文件

（1）立项文件

（2）规划定点文件

（3）征地报告及批复

（4）建设用地批准书

（5）拆迁安置文件

（6）建设用地规划许可证

（7）土地使用预登记证及宗地图

（8）工程地勘报告

（9）施工图审查文件

（10）勘查设计招标文件、中标通知书

（11）工程地勘合同

（12）工程设计合同

（13）施工招标文件、中标通知书

（14）工程施工合同、协议、工程质量保修书

（15）监理招标文件、中标通知书

（16）工程监理合同

（17）投资计划批文（含逐年投资计划）

（18）投资许可证

（19）建设工程规划许可证

（20）规划图

（21）放线、验线单

（22）建设工程施工许可证

（23）工程质量监督注册表

2.1.2监理文件

（24）监理规划

（25）开复工审批表

（26）不合格项目通知

（27）合同变更材料

（28）工程竣工总结

（29）质量评价意见（基础、主体、单位等）

2.1.3施工文件

（30）持力层认证报告

（31）图纸会审记录

（32）工程定位测量资料

（33）地基处理记录及验槽记录

（34）设计变更通知，工程洽商记录，施工技术联系单

（35）隐蔽工程检查记录

（36）沉降观测记录

（37）现场施工预应力记录

（38）工程质量、安全事故处理记录

（39）分部工程质量验收报告

2.1.4竣工验收文件

（40）建设工程竣工规划认可证、消防、防雷、环保、人防等验收资料

（41）工程竣工报告

（42）工程竣工验收报告

（43）工程竣工验收备案表

（44）决算书（结算书）

2.1.5竣工图

（45）综合竣工图

（46）建筑竣工图

（47）结构竣工图

（48）水电安装竣工图

（49）采暖竣工图

（50）通风竣工图

2.1.6其它工程

（51）空调工程竣工验收资料

（52）电梯工程竣工验收资料

（53）装饰（装修）工程竣工验收资料

（54）环境工程竣工验收资料

2.1.7声像文件

（55）开工前原貌

（56）基础工程质量验收

（57）主体工程质量验收

（58）工程竣工新貌

2.2预立卷

根据项目划分表、工程进度等制定预立卷及归档计划，确定项目文件的预立卷节点时间、责任单位等。设置好卷夹（袋）。设置好预立卷的卷夹（袋），为文件立卷备好装具，卷夹封面及脊背上标明条目名称，然后将卷夹按顺序排列，以便随时整理与查找。

2.2.1文件分类与组卷

按照文件生成规律，结合成套性特征，进行组卷，同时要保证卷内文件的有效联系，按照不同的价值，进行划分，以便规范管理、合理利用。卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量组成一卷或多卷，以卷为单位装订的案卷不宜过厚。卷内文件应避免重复归档，确保单独成册和成套为文件始终保持原来的样子，避免拆散，重新组卷，不同载体的文件应分别组卷。

2.2.2组卷方法

（1）建设与运行管理文件组卷应符合下列要求：

a）建设前期及综合管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

b）工程建设征地与移民安置文件应按事由结合时间顺序组卷；

c）招投标与合同管理文件按招标的标段、合同组卷；

d）计划及财务管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

e）质量及安全管理文件应按事由结合时间顺序组卷；

f）试运行与竣工验收、移交及后评价文件应按事由结合时间顺序组卷，其中竣工验收文件应按工程阶段结合事由、时间顺序组卷。

g）技术审查与咨询文件应按事由结合时间顺序组卷

（2）设计文件为勘察、设计单位形成的设计基础文件和工程设计文件，应按项目划分、专业或阶段组卷。

（3）施工文件组卷应符合下列要求

a）土建施工文件以标段为单位，应按单位工程、分部工程、检验批工程组卷，并按单位工程、分部工程、分项工程或类别并结合桩号、高程和机组、系统及设备的台套、部件、单元组卷；混凝土或砂浆配料单、砂浆强度、混凝土强度、锚杆无损检测、地基承载力、压实度、弯沉值、探伤等试验检验报告，应与相应的检验批（或工序）验收评定记录一起组卷；安全监测仪器的出厂合格证、厂家率定、现场率定、埋设考证及单元工程质量验收评定记录应一起组卷；

b）根据单位工程材料类型、进场时间等参数，对原材料质量证明和试验文件进行组卷；

c）将日常通用图和标准图纳入相关项目中，或者进行独立的组卷，对于其他牵涉这些通用图或者标准图的项目，需要在组卷中的备考表当中明确的标明通用图和标准图的图号以及档案编号；

d）土建竣工图应按专业结合单位工程或分部工程组卷，金属结构、设备安装竣工图应按装置或系统、台套、部件组卷；有设计修改通知单的，应与相对应图号的竣工图存放在同一卷内，分别存放的，应在备考表互见号标注不同卷的案卷号；

（4） 结合成套性特点，对设备或者仪器采购、制造文件，需要按照每台或者每套进行专业化、系统化组卷。同一型号的设备仪器一次采购了多台套，且随机文件相同的部分只归一个台套，其他台套相同的部分可不编入，但应在卷内备考表中注明。

（5） 信息化工程文件应以合同为单位，按事由结合时间顺序组卷；

（6）第三方试验检测文件应以合同为单位，按专业结合事由、时间顺序组卷；

（7） 监理文件组卷应符合下列要求

监理（监造）文件以监理合同为单位，按本监理合同所规定的监理内容进行分类，根据文件形成规律进行组卷。

以监理合同为单位形成的监理文件，如监理规划、实施细则、会议纪要、月（周）报、与建设管理单位、施工单位的来往文件，按事由结合时间顺序组卷。

针对不同标段的监理文件，以施工标段为单位分类，再按合同管理、进度控制、质量控制、投资控制等专业内容分类组卷。

2.3文件编目

2.3.1卷内文件页号编写要求

（1）卷内文件应在有效内容的页面上编写页号，案卷以卷为单位装订的，卷内文件应依序从“1”开始编写连续页号，且各卷之间页号互不连续，以件为单位装订的，每件均从“1”开始编写页号，且件与件之间页号不连续；

（2）成套图纸、印刷成册的文件，已有页号的文件且与实际编写页码相符可不再重新编写页号；

（3）不对案卷封面、卷内目录以及卷内备考表进行页号的编写；

（4）对于单面书写文件，需将其也好编制在右下角的地方，对于双面书写的文件，背面页号编制在左下角、正面页号编制在右下角；

2.3.2 卷内目录编制要求

（1）排列在卷内文件首页之前，宜采用70g以上白色打印纸制作，幅面应统一采用A4幅面；

（2）以一件文件作为单位，进行序号的编写，采用阿拉伯数字进行标注，从1开始依次递增；

（3）责任者，填写文件形成者或第一责任者，一般以文件的盖章、落款或签字为准，单位可填写全称或规范简称；

（4）文件题名，填写文件标题全称，文件无题名，抑或题名不规范，需全部，或者部分进行自拟题名，注意自拟内容需要外加[ ]，自拟题名应简明、准确揭示文件主题内容、具备唯一性、方便检索；

（5）日期，填写文件的形成日期，竣工图填写编制日期，日期中“年”应用4位数字表示，“月”和“日”应分别用2位数字表示；

（6）页号（或页数），以卷为单位装订的，

“页号”填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号，中间用“-”隔开；

（7）备注，可根据实际填写需要说明的问题。

2.3.3卷内备考表编制要求

（1）排列在卷内全部文件的尾页之后，单独制作的宜采用70g以上打印纸制作，幅面应统一采用 A4 幅面；

（2）需要在卷内备考表当中具体的标注案卷所有文件件数，页数，立卷、案卷使用过程需说明问题；

（3）立卷责任人对立卷进行签名；

（4）填写完成立卷时间；

（5）检查人，由案卷质量审核者签名；

（6）填写具体的案卷质量审核日期。

2.3.4 案卷封面编制要求

（1）在卷盒和卷夹正面印刷案卷封面，或者采用内封面形式，其中注意，内封面可使用70 g以上的书写纸制作，统一采用A4 幅面；

（2）对于案卷题名，要精简体现出卷内文件内容，具体涵盖工程项目名称，课题名称，单位、分部、分项工程，设备仪器名称，专业名称、部件名称、文件类型名称等；

（3）填写立卷责任部门或者责任单位；

（4）填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间，中间用“～”隔开；

（5）保管期限，应根据卷内文件的保存价值分为永久和定期，定期分成30年、10年，同一卷内，包含不同存储管理期限文件，该案卷保管期限应从长；

（6）密级，应填写卷内文件的最高密级。若不涉密可为空。

2.3.5 案卷脊背及案卷目录编制要求

（1）卷盒侧面印刷案卷脊背，内容涉及档号、案卷题名以及保管期限，进行填写时，按照需求进行适当的选择。

（2）案卷目录包含序号、档号、案卷题名、立卷单位、起止时间、件数、总页数、保管期限、互见号、备注；

（3）序号，用阿拉伯数字依次标注案卷的流水顺序号；

（4）件数，填写案卷内文件总件数；                                      

（5）总页数，填写案卷内全部文件的页数之和；

（6）备注，根据管理需要填写案卷的密级、载体形式或存放位置等信息。

3数字化处理技术

数字化文件归档与管理，保障归档文件和电子案的安全和有效利用，相关处理技术应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）等有关规定。

3.1基本要求

（1）保证归档电子文件精准性、完整性、系统性、安全性，确保文件视听正常、无毒无害、没有机械损伤。

（2）对归档电子文件进行演示、检测、编辑以及整理，对保管期限进行明确的划分，保持内容与纸质文件正本内容相符。

（3）归档的电子文件和相应的纸质文件应同步归档。

（4）电子文件应以最后定稿归档，并与归档的纸质文件一致。归档的图形文件均要求归档电子版，没有电子版本的纸质文件，如部分竣工图、收文等应采用将纸质档案电子化的方法进行归档。

3.2分类与整理

由纸质文件数字化扫描形成的电子文件，参照纸质文件整理方式，每份文件为一件，文件排列、编码、著录与纸质文件整理保持对应关系，每份文件按照案卷建立相应文件夹，并在该文件下存储对应的电子文件。归档电子文件著录表与电子文件同时保存。

3.3归档载体要求

（1）归档电子文件的存储载体采用只读式光盘，使电子文件信息一次性写入后，只能供使用者读出信息，而不允许追加记录或擦除信息。

（2）归档的电子文件在移交前应脱机存储，存储内容主要包括电子文件、文件说明和电子文件目录。其中说明文件为文本文件（XML格式），目的是对存储文件载体的合同工程概况、电子文件归档情况进行说明，其内容包括合同工程名称、合同编号、开完工时间。电子文件归档内容、制作人、检查人、制作时间、检查时间等。归档的电子文件目录为表格文件（用EXCEL电子表格制作），应著录电子文件题名及文件编号等信息。

（3）进行电子文件正式归档期间，需对归档说明进行科学的编制，注明光盘当中存储文件具体内容，说明运行硬件环境、软件环境、版本号以及文件精准性和完整性等。保证归档文件说明一式两份，上交相关单位签字确认后，保留一份备查。

4建设工程文件档案质量要求

（1）确保建设工程项目文件准确、系统、完整，保证内容真实性，与工程实际要求相满足。

（2）确保项目文件是原件，若涉及无原件归档依据性、合法性等永久保存文件，需要提供单位加盖公的复印件，对施工材料质量证明文件复印件，需供货单位加盖印章，同时注明材料数量、进场时间、类型、由负责人签字确认，以及原件具体存储地点。

（3）保证工程项目文件字迹清晰、图形清晰，使用不易褪色、耐久性强的书写、印制材料，满足国家标准规定。

（4）分包商形成文件由发包人进行审查，并签字确认。劳务分包生成的文件，发包单位需要对文件承担所有质量责任，且需要签字，才能视作有效性文件。

5结束语

工程建设档案文件是在建设前期、实施过程、竣工阶段等过程中直接形成的，具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的工程项目文件，是对工程进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。近年来，随着市政基础设施建设的迅速发展和国家不断加大对市政基础设施建设的投资力度，地方城建档案馆正在全面加强档案的规范化管理，有效地保护与利用档案。

档案管理工作是工程建设管理的重要组成部分，各参建单位负责建立档案管理体系，明管理制度，统筹档案工作经费，规范档案管理工作，确保工程档案的完整、准确、系统、规范、安全和有效利用。同时，也不断的学习和掌握新的技术方法，养成良好的工作习惯，才能做好程竣工文件的归档工作。

参考文献：

［1］DA/T282018 建设项目档案管理规范［S］.

［2］Q/ZSD14 20405-2021 档案管理［S］.

［3］滕达 . 中央空调系统安装技术与实例分析［M］. 北京：中国电力

出版社，2015.

［4］DA/T66-2017城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范［S］.

［5］王黎平 . 电力档案标准化管理实施指南［M］. 北京：中国水利水

电出版社，2012.

［6］水利水电工程施工质量检验及评定验收规程标准［S］.

作者简介：杨玉华（1985.），女，贵州人，高级工程师，从事项目管理工作

          张禄良（1989），男，江西人，助理工程师，从事项目管理工作

          罗  超（1988），男，重庆人，工程师，从事项目管理工作