信息化背景下检察机关档案管理工作方式探讨

周实,陈思颖

东台市人民检察院  江苏省东台市 224200

摘要：档案是检察机关各项工作开展的重要体现，随着当下检察机关对档案开发利用的要求越来越高，促使档案管理工作必须向信息化、专业化与规范化方向发展。在现代信息化背景下，加强检察机关档案管理十分重要，有助于改善档案利用效果、强化档案利用率、提高历史档案衔接性。为了进一步提高信息化背景下检察机关档案管理的效率与效果，既要设置专项资金，重视档案管理信息化基础建设，也要依托规范管理目标健全档案管理体制，提高档案信息化管理的安全性，从而切实增强档案资源的利用率。鉴于此，本文将基于信息化背景下，针对检察机关档案管理工作方式展开深入探讨。

关键词：信息化；检察机关；档案管理

前言：在现代科技强检发展速度越来越快的背景下，检察机关在档案管理过程中，除了运用纸质、音像、电子以及实物等传统管理介质之外，也开始逐步将信息化技术、网络化技术以及数字化技术等各种新型手段应用在档案管理工作中。积极将信息化技术应用在档案管理工作中，结合计算机网络以及数字化处理技术，能进一步提高档案资源配置的科学性与合理性，加强对档案的规范化与专业化管理，并促进档案资源的公开共享，在不断改善检察机关档案资料利用率的同时，不断强化档案管理效率。

1信息化背景下检察机关档案管理的重要性

1.1有助于改善档案利用效果

传统档案管理过程中缺少对档案的高度整合与分析，检察机关在实际使用档案资料时，只能够获取较为宽泛的信息，而不能够从中获得价值性较高的深层次信息，在开展任务过程中无法得到决策性的帮助。在信息化时代背景下，依托构建相应的信息化数据平台，能够对各项档案资料进行分类，并且对其中的重要信息进行归纳与统计，工作人员在查阅与调动相关档案资料时，能够第一时间准确获取想要的信息，为完善管理手段以及决策制定提供良好的帮助。另外，能够将最新案件信息及时提供给检察机关不同业务科室，进一步发挥法律监督职能。

1.2有助于强化档案利用率

一般来说，当档案归档以后，工作人员需要再次查看档案中的内容时，需要到档案管理单位进行相关档案的调取与查看，档案管理工作人员依照需要查看的内容进行针对性查找，整个查找过程需要消耗较多的时间，档案管理工作人员也需要投入较多精力，此外较大规模档案存放还占据了大量的空间，这些都给档案资料运用带来不便。而在信息化时代背景下，采用数字化档案来替代传统档案管理方式，当需要查阅相关档案资料时，只需要基于互联网就能够进行档案资料的查找与传输。检察机关不同部门人员利用权限密码就能够调取与查看相关档案，不再受时间与空间的约束，有效强化了档案资料利用效率。

1.3有助于提高历史档案衔接性

传统档案管理中实质档案需要占据较大的空间，也给档案查找与翻阅带来较大难度，为此检察机关档案管理部门会定期将一些年代久远的档案储存在同级别的档案馆中，当相关人员需要查询这些时间较长的档案时，必须在档案馆中查找，并且要提供准确的查找档案号与年份，整个查找过程会消耗大量的时间与精力。而通过信息化技术的运用，构建档案管理信息化平台，相关人员在查找档案时就不需要受时间与空间的约束，基于互联网平台就能够查找，有效改善了工作效率。

2信息化背景下改善检察机关档案管理工作方式的路径

2.1设置专项资金，重视档案管理信息化基础建设

随着“科技强检”战略的全面开展，在推动检察机关工作信息化发展上发挥了十分重要的作用，在此背景下档案管理信息化建设也得到了不断发展与完善。对现阶段检察机关档案管理信息化建设现状进行分析能够看出，由于信息化建设资金不足，导致许多基础性的设施不完善，不能够很好地确保档案管理各项信息化建设工作有序、高效开展，而完善的基础设施是推动档案管理信息化建设的核心所在。为此，检察机关应当充分重视档案管理信息化建设，首先要强化档案管理信息化建设的重要意义，并设置专项建设资金，逐步完善档案管理信息化基础设施。一方面尽可能使用新型的设施；另一方面从档案管理实际情况出发保证设备的匹配性。一般来说，档案基础设施涵盖三铁两器、空调、密集架、办公房以及档案库房等。同时购买刻录机、打印机、计算机以及相机等配套设备，为推动档案管理信息化建设奠定基础。其次，从本质上来看，档案管理现代化是一种兼具管理技术与设备配置的现代化。第一，结合档案管理内容，将提升档案信息利用率作为出发点构建信息化系统，推动档案资源开发、利用与管理的现代化发展。第二，合理选择软件，创设档案信息网络化管理系统，结合检察机关具体工作要求，确保兼容性、便利性以及拓展性的基础上购买适宜的软件。

2.2依托于规范管理目标健全档案管理体制

首先，业务性标准规范表示的是电子档案标准和管理体制，在进行各项档案信息处理时采用规范化的手段。其次，管理性规范标准包含数字档案数据资源合法化和计算机安全规定，最终为了实现电子档案数字资源的统一化管理。最后，技术性标准规范不仅表示的是对数字资料进行加密、存储和压缩，也同时体现在系统软件与硬件配置、水印技术等不同类型的标准规范中。在进行档案管理体制完善过程中，必须先确定规范化管理目标，这样才能够在档案管理工作开展中给予有力支持。与此同时，检察机关档案管理部门还需要积极拓展档案服务范围，在满足档案法的前提下将档案信息向社会公开与共享，而不是仅仅局限在公安、法院以及检察机关，以此来满足社会各个层面对档案的差异化需求。

2.3提高档案信息化管理的安全性

第一，提高硬件设施安全性。档案管理技术人员应当加强对硬件设施的定期检查与抽查，确保各个硬件设施处于良好的工作状态，避免因为硬件故障而产生严重后果。另外，技术人员还需要精准把控网络设施和服务器的安全性，重视档案管理库房以及计算机运行环境的安全监管，第一时间淘汰老旧设施，并定期更换老化的线路，及时发现各种隐藏的安全隐患，避免产生更加严重的后果。第二，提高档案信息的安全性。在检察机关档案管理系统中，利用数字化手段获得的纸质档案信息拥有高度精准性，并且是全面且原始的。为了避免不良人员通过不正当途径潜入档案管理系统中，窃取其中的关键信息或者修改某些数据等，必须加强存储硬盘、档案数据以及计算机等的加密处理，特别是一些重要案件的档案数据必须特殊保存，确保数据信息的安全性。第三，为了切实保障档案信息的安全性，还应当制定有效的方案来防范不可控风险。比如，在出现洪水、地震等自然灾害时，极易导致计算机硬件设施的损坏，致使其不能够正常工作，从而导致档案数据信息的丢失与损坏等，为了避免这种情况的发生，检察机关应当做好该方面的应对工作，定期进行档案数据信息备份，全面保障档案数据信息的安全性。

结语：

综上所述，在信息化时代背景下检察机关应当不断提高自身档案管理的规范化、专业化以及信息化，并以此为基础切实提高档案数据信息的安全性，进一步推动信息化技术在检察机关档案管理中的运用，实现档案管理方式与方法的改革创新，不断强化检察机关档案利用率，为检察机关工作开展提供更加优质的服务。

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