新时期计划生育档案管理存在的问题及对策

张霞   

广西浦北县小江街道卫生健康服务所  

摘　要：本文从计划生育档案管理工作的主要内容出发，深入分析了新时期计划生育档案管理存在的问题，包括档案管理意识不强、档案管理手段落后、档案管理人才缺乏等。针对这些问题，提出了相应的解决对策，包括增强档案管理意识、引进先进管理手段以及提升管理人员素质等，旨在为新时期我国计划生育事业的健康发展提供强有力支持。

关键词：计划生育；档案管理；内容；问题；对策

计划生育是我国长期以来的一项基本国策，对于控制人口数量、优化人口结构、促进经济社会发展起到了至关重要的作用。而计划生育档案管理作为确保计划生育政策顺利执行和科学决策的重要工作，更是起到了不可或缺的重要作用。然而，在新时期，随着社会环境的变化和管理需求的提升，计划生育档案管理也面临着一些问题和挑战，不仅增加了管理人员的负担，同时还严重影响了档案管理工作的顺利进行。因此，必须采取一系列有效的对策，以提升计划生育档案管理工作水平，为推动计划生育事业的发展做出积极的贡献。

1　计划生育档案管理工作的主要内容

计划生育档案管理工作是计划生育工作的重要组成部分，其主要任务是对计划生育档案进行收集、审核、整理、保管、利用、维护和开发等[1]。具体内容包括：1）档案收集。收集计划生育相关文件和资料，如个人的婚姻状况、生育情况、节育手术记录等，确保档案完整、准确、系统。2）档案审核。对收集的档案材料进行审核和核实，确认其真实性和合法性，确保档案信息的准确性和可靠性。3）档案整理。对收集到的档案进行分类、整理、编目，使其规范、有序，便于查阅和使用。4）档案保管。对档案进行安全保管，确保档案不丢失、不损坏、不泄露。5）档案利用。为计划生育工作提供档案服务，包括查阅、借阅、复制等，满足各项工作对档案利用的需求。6）档案维护。对档案进行维护和保护，包括对档案的修复、整理、更新、保密等，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止信息泄露和滥用。7）档案开发。对计划生育档案进行开发利用，挖掘档案中的有价值信息，为计划生育工作提供参考和依据。

2　新时期计划生育档案管理存在的问题分析

2.1　档案管理意识不强

在实际的计划生育档案管理工作中，一些工作人员没有充分认识到档案管理对于计划生育工作的重要性，认为档案管理是一项简单的工作，缺乏对档案管理的重视和关注。比如，在档案的收集过程中，一些工作人员缺乏对档案完整性和准确性的认知，导致档案收集不全面、不准确，影响了档案管理的效果；在档案整理过程中，缺乏对规范化和有序性的重视，导致档案整理不规范、不清晰，影响了档案利用的效率；在档案保管过程中，缺乏对安全性和保密性的重视，导致档案保管不严格、不谨慎，可能导致档案丢失、损坏或泄露等情况。

2.2　档案管理手段落后

在当前的计划生育档案管理过程中，县（市）级以下的档案管理手段普遍比较落后，主要体现在以下3方面：1）纸质存档。一些地区或机构仍然采用传统的纸质存档方式，将档案以纸质形式保存在文件柜或存档库中。这种方式存在存储空间有限、查找和检索效率低下、易受损等问题，并且需要大量人力物力来进行维护和管理。2）手工操作。档案管理工作主要依赖人工进行，如手动整理、归档、分类和更新等。这种手工操作容易出现差错和遗漏，导致档案管理的准确性受到影响。3）信息化水平低。缺乏先进的信息技术手段和档案管理系统支持，无法实现档案电子化管理和自动化处理。例如，缺乏统一的档案数据库、数字化档案扫描与存储设备、档案信息查询与检索系统等。这使得档案管理工作流程繁琐，无法充分利用信息化手段提高管理效率。

2.3　档案管理人才缺乏

档案管理是一门专业性很强的工作，需要掌握一定的理论知识和实践技能。然而，在档案管理领域，目前普遍存在着档案管理人才不足的问题，这是导致计划生育档案管理工作效率不高、质量不佳的主要因素之一。从目前计划生育档案管理工作人员的整体情况来看，基层工作人员获得专业知识更新和提升的渠道及途径比较有限，他们普遍存在学历水平相对较低、专业素质不够高、信息化技术应用能力不足等问题，难以满足新时期计划生育档案信息化发展的需要。

3　加强计划生育档案管理工作的有效对策

3.1　增强档案管理意识

针对新时期计划生育档案管理中档案管理意识不强的问题，可以采取以下解决对策：1）加强培训和教育。组织针对档案管理的培训和教育活动，向工作人员普及档案管理的基本知识、法律法规、政策要求等，提高他们对档案管理工作的认识和重视程度。2）明确档案管理的职责。明确各岗位上工作人员的档案管理职责，规范工作人员的行为和操作，增强每个工作人员关于档案管理的责任意识。3）建立考核和评估机制。建立档案管理的考核和评估机制，对档案管理工作表现优秀的工作人员给予奖励和表彰，提高他们的积极性和主动性。同时，对违反档案管理规定或未履行职责的工作人员进行批评、教育和纪律处分，强化档案管理的纪律性和规范性。

3.2　引进先进管理手段

在计划生育档案管理过程中，只有引进先进管理手段，推动计划生育档案管理的数字化和电子化进程，才能提高计划生育档案管理的效率和准确性[2]。具体措施为：1）推动信息化建设。加强对计划生育档案管理信息化的建设和推广，引进先进的档案管理系统和技术手段。建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和管理，提高档案信息的准确性和可靠性。2）提供技术支持。提供必要的硬件设备和软件工具，如扫描设备、数据库系统、安全控制措施等，以支持档案管理的数字化和电子化进程。3）智能化档案管理工具。推广使用智能化的档案管理工具和应用程序，例如智能文档管理系统、自动化归档与分类工具等，以提升档案管理的自动化水平和操作效率。

3.3　提升管理人员素质

在计划生育档案管理工作中，提高工作人员素质是一个永恒的主题，只有具备良好管理素质和专业技能的管理人员才能更好地组织和安排档案管理工作，确保工作按时高质量完成。以下是提升管理人员素质的一些相关对策及建议：1）加强培训和学习。为档案管理人员提供定期的培训和学习机会，让档案管理人员掌握现代化的档案管理技术和方法[3]。培训可以通过专业机构、内部培训或在线教育平台进行，使他们不断更新专业知识，形成业务精通的复合型人才。2）专业交流与合作。鼓励档案管理人员参与行业内的交流与合作，例如参加行业会议、研讨会、讲座等，与其他专业人员分享经验、学习最佳实践，并拓展专业网络。3）招聘高素质的人才。提供具有竞争力的薪酬福利待遇，吸引具有专业背景和丰富经验的高素质人才加入计划生育档案管理团队，提高团队的整体素质水平。

结束语

综上所述，新时期计划生育档案管理仍存在一系列问题，如档案管理意识不强、档案管理手段落后、档案管理人才缺乏等。为解决这些问题，可采取增强档案管理意识、引进先进管理手段和提升管理人员素质等有效对策。在未来，我们仍需继续加强研究和探索，不断改进和完善计划生育档案管理工作，以适应社会不断发展的需求和挑战。只有通过这些努力，才能确保计划生育档案管理工作的高效性和准确性，为社会发展和人口管理提供可靠的支持。

参考文献

[1]胡素琴. 计划生育档案管理创新研究及档案管理数字化问题分析[J]. 兰台内外,2019(1):19-20.

[2]施鸿梅. 试论新形势下计划生育档案管理工作的新思路[J]. 广西质量监督导报,2020(5):41,40.

[3]于涛. 卫生计生档案信息化研究[J]. 智库时代,2018(24):220.