办公室秘书公文写作能力提升研究

严江锋

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摘要：随着时代的发展，公文写作也受到了新的挑战，因此，要提高办公人员的工作质量，就需要采取一些对策。基于此，本文对此进行了分析研究，以期能够提高秘书行业公文写作能力。

关键词：办公室秘书；写作能力；提升

1.公文写作分类及写作要求

1.1公文写作的分类

 “公文”是指在司法机关、管理机关、党政机关中使用的文件，它们都有法律上的法律效力，对形式也有严格的规定。在行政工作中，文件起着举足轻重的作用，它是领导工作的一个关键环节，也是实现政府管理职能的一个重要手段。而社会团体、司法机关、事业单位等所使用的公文，也可以称之为“公文”。在这些文件中，鼓励、限制、支持、或褒贬、或非、或倡或戒、或行或止，都很明显。

1.2公文写作的写作要求

在写作一份官方文件时，下列各项都要符合。首先，它的内容不能与党和国家的根本方针相抵触，不能与国家的法律、法规相抵触，也不能写出与国家有关的、与民族的核心价值观相抵触的文章。其次，在文件的内容上要明确党和国家的要求，要把党和国家放在第一位。最后，在写作时要注意句子的规范，要根据具体的情况，用简洁的语言表述自己的观点。包括人名、地名、数字、引文等。所填日期的基本要求是写出具体的年份和日期。

2.办公室秘书公文写作能力现状

2.1公文写作单一化和格式化

很多办公室秘书在撰写公文时，都会把注意力集中在文件的形式上，而有些人则会把注意力集中在文件的格式和内容上，从而导致文章的质量和形式上的差异。

2.2公文写作经验不足

办公秘书在书写公文时，要根据不同的写作目标，对其内容进行适当的调整，使之具有针对性和实用性。但就目前的情况来看，很多人都是在毕业后就进入了公司，缺乏与组织的联系，缺乏实践经验，所以，他们写出来的文件，并不具备很强的实用性。

2.3公文写作的积极性不高

大部分的办公室秘书，都希望自己的工作能够舒舒服服地过日子，而非做自己喜欢的工作。办公室的工作，往往是重复的，有不少人会产生抵触心理，对于公文的书写，缺乏热情，写不出高水平的文件。

3.提升办公室秘书公文写作能力的策略

3.1立足实际搜集丰富的资料，保证信息源的准确性

新时期办公室秘书应根据公文写作的需要，及时收集各类有价值的材料，以确保公文内容的广泛性、真实性，提高公文的准确性，使各类信息更加有效。要做到这一点，秘书要有广阔的眼界，要善于从多个方面收集材料，要有广博的知识，有针对性地进行学习。首先，办公室秘书要在业余时间多看书，特别是要多看与工作有关的书和资料，从书中挑出对单位有益的内容，加以记录，再加以整理，形成高质量的资料，以方便在公文写作时，按需要加以运用。其次，办公室秘书要善于收集工作中的信息，例如：每次开会的要点、有关的活动的详细过程、各个部门所负责的业务、特点等。然后在公文的书写中，灵活地使用。广泛收集材料，能丰富办公室文员的思维，使他们能根据需要，运用到实际工作中。同时，它可以激发文秘的思维，让其在持续的整合中积累大量的经验，并逐步培养出优秀的传播性和创造性，对提高其撰写的文件精确度、专业度、稳步提高、为机关工作人员提供科学依据、促进发展实效[1]。

3.2围绕公文主旨拟写草稿，凸显规范性和完整性

因为公文是一种非常正规的公文，所以为了防止出错，也为了确保公文的准确性。办公室秘书应事先就公文的主题起草一份文稿，这样才能优化其思维， 这样，在正式的工作中，就可以从更多的角度来考虑，以保证文档的质量。当然，在正式文件完成后，秘书要仔细审阅、修改，并与文章的重点进行对比，并及时删除多余的语句，补充遗漏的内容。同时，对文件的语言进行了优化，使得其更加简洁，便于别人一眼就能看到，并能快速地获得重要的信息。通过拟写文稿，可以使文案的写作过程得到进一步的改进，并在一定程度上优化了文案的写作方法，提高了文案的工作效率与质量，使其在不知不觉中提高了文案的写作水平。

3.3积极参加各种学习培训活动，在交流中完善个人思路

在具体的工作中，秘书要主动学习，“充电”，提高自己的综合素质，使之更好地满足工作需要。首先，要积极参与组织的公务文书写作训练，在这段时间里，既要学习到大量的工作知识，又要熟悉新的公文写作需求。根据自己的工作实践，及时改正自己的不足，努力提高自己在现代化建设中的写作能力。其次，要重视自主性，即充分利用自己的主动性，学会与公文写作相关的知识和技巧，并根据工作单位的要求，与其他办公室秘书进行沟通，分享自己的写作经验和心得。同时，也可以在现场练习，再围绕同一题目拟写一篇公文，然后再进行交流和深入的讨论，适时地掌握自己的缺点和别人的长处，使自己的写作思路更加完善。另外，在撰写正式文件前，要先了解活动的内容、目的和所涉及的其他知识，然后再根据这些内容来撰写。比如，在以“提高政治认同感，理性思考”为主题的会议上，办公室秘书就必须事先了解“政治认同”的相关知识，以便掌握正确的写作方向，并将自己的写作技能归纳出来，然后在活动中进行交流，吸取有用的资料，不断完善自己的认识和写作思路。当然，在长时间的公文写作中，每一位办公室秘书都有自己的独特的写作方式，可以在工作或训练中得到充分的展现，同时也可以倾听别人的建议，及时改进自己的不足，创造出自己的创意，进而成功地提高自己的工作效率

[2]。

3.4 深入基层开展交流调研，增强公文的创新能力

高品质的文件既要具备扎实的理论基础，又要有精湛的写作能力，又要与现实生活紧密联系，坚持客观理性原则，同时要兼顾读者的素质，以保证文件的质量。所以，在工作之余，要深入基层，了解不同行业、不同岗位的个性特点，并据此分析不同的工作方法，以提高工作的效能。另外，要定期地进行日常的视察，关注各部门的工作，掌握必要的信息，在起草文件时，根据实际情况发出指令，积极地进行创新，逐步形成自己的风格。比如，在出差时，秘书要做的，就是深入到基层去，搜集第一手的信息，把一些关键的东西，都给记录下来，再以此为基础，将自己的想法和建议，完美地呈现出来。深入一线进行沟通，不仅可以丰富自己的工作经历，还可以得到更多的信息，让自己思考、整合，最终形成较为完整的总结，然后在总结经验的基础上，提高工作的质量。

3.5突出公文的思想性，提升办公室秘书写作水平

公文要有清晰的思路，要有一个客观的指导，使更多的人了解你要完成的任务；要充分体现人文精神的内涵，使他人的思维实质得以升华，进而优化其工作理念和工作方式，以改善自身的缺点，提高工作的品质。首先，在写一篇文章时，要认真思考，联想文章的观点、结构和主要内容，并初步确定文章的写作方向和要点，并从中提炼出文章的精华。其次，要仔细思考，要从同类文件中发掘亮点，剖析语言、文风的长处，并从中提炼出一些好的句子，供以后的写作参考。最后，在对同类文件进行挖掘的基础上，对其进行提炼、整合，形成新的理念，并结合自身的工作实践，提出新的见解和想法，从而进行写作。在前期的整理、构思中，公文的品质会得到进一步提高，同时也能体现出思想性和创造性，从而更好地传达信息，从而真正体现出办公秘书的工作能力[3]。

4. 结束语

总而言之，办公室秘书在工作中，要充分掌握各类信息，加强与内部、外部的沟通，拓宽工作的眼界。在工作中不断总结和积累经验，不断改进公文写作，为办公室工作作出贡献。

参考文献：

[1]张舒.办公室秘书公文写作方法探析[J].办公室业务,2021(04):5-6.

[2]费勇军.浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径[J].山西经济管理干部学院学报,2020,28(01):7-10.

[3]牛凌霞.优化办公室秘书公文写作能力的对策思考[J].办公室业务，2019务(02):5.