加强企业档案管理工作发挥企业档案服务职能

郭应凯

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摘要：信息时代企业档案管理工作对于企业的发展具有至关重要的意义，是一个企业信息流通以及信息存储的基础性工作，对企业科研生产和经营管理工作的正常开展发挥着重要的推动性作用。因此，企业应不断研究和探索加强企业档案管理工作发展的途径和策略，更好地发挥企业档案的服务职能，不断提高企业档案管理工作水平与管理质量，为企业增强市场竞争力，实现高质量发展，发挥企业档案的价值提供有力的支持。

关键词：企业；档案管理工作；档案服务；职能

1企业档案管理工作的价值

企业档案管理具有极为重要的现实意义，在这项工作中包含着企业信息档案的归档与管理活动。档案管理在我国有直接的档案馆和档案室，对各类信息进行归档管理，并提供服务。这也是国家档案事业的一部分。档案管理工作对于企业而言尤为重要，它主要是对企业机密性政策性以及相关内容的记录。档案管理工作具备严格的技术体系和专业性。企业可以在严谨操作的基础上制定岗位技术流程，设立专门的档案管理工作人员，开展系统的企业档案工作。同时还要注重管理技术的提升，进行档案工作的信息化建设，有效面对这一进程中企业档案管理工作的全新挑战。

档案工作有一定的特殊性和重要性，为企业管理者实施管理制定战略决策，具有重要作用，提供相关的决策依据，虽然档案管理工作是一项基础性的工作，但也是企业管理过程中的一部分。从另一种角度上说，企业的档案管理不仅是一项事务性工作，同时也是企业内部管理水平的体现，决定了企业的管理技术革新能力。另外，企业档案管理工作也能发挥有效地保障作用，主要包括机关工作的考察凭据，利于企业内部管理绩效考核，另外就是企业进行生产建设的重要指标，历年的生产数据，为接下来的生产活动作出指导，也能够提供经验教训。还有就是对企业管理工作的支持度。

2企业档案服务职能发挥中存在的现实问题

2.1企业档案信息资源未能有效使用

企业档案信息资源对于企业未来的发展具有重要的借鉴意义与指导作用，但是在实践中企业档案信息资源的有效利用存在一些问题。如很多企业的档案信息资源没有得到深度挖掘，导致企业档案信息资源的浪费，档案资料只能搁置于柜架之上，甚至成为一堆无用的“废纸”。企业对于自身形成的档案信息资源的忽视，使企业档案信息资源中隐藏的深层次信息难以得到有效的挖掘，影响了企业档案信息资源的有效利用。企业中往往存在对企业档案管理工作的错误认识，甚至常常抱怨企业档案管理工作无用，档案资料不能给企业带来直接的经济效益。这种错误的认识导致企业严重忽视了对自身档案信息资源的挖掘，这也是当前企业档案信息资源利用中暴露的现实问题。

2.2存量档案开展数字化不够

企业的数字化转型工作，不能仅看到眼前生成的文件，还要看到过去已经归档的文件。现在有的企业已经有百年历史，有的企业有几十年的历史，更多的是二、三十年的历史，较多档案以传统纸质载体为主保存，尚未开展数字化工作，或者档案数字化率较低，多数仅以实体档案的形式存放在档案库房中，未开展异质异地备份，且对于档案的利用方式基本上只有翻阅纸质档案的传统手段，查询利用非常不方便，且利用效果较差，还极易损坏档案。档案利用服务深度和广度受限，提供的数字产品和数字服务形式较少。

3有效发挥企业档案服务职能的有效举措

3.1深度挖掘企业档案信息资源

要进一步优化和创新企业档案工作服务体系，把企业档案管理部门所有的服务功能全部挖掘出来，使企业档案管理部门有效地发挥其优势。现阶段，传统载体档案目录级检索逐步采用先进的计算机技术和数字化方法进行转化和管理，同时还要对照片、光盘、音视频等利用率高、重要的、容易受损的档案材料采用扫描录入、存储、著录等方式，将传统载体档案转为数字化档案，实现档案数字化全文检索，完成一次输入、多次输出的检索功能，从而实现企业档案数字化的目标。还要加大企业档案信息资源开发力度，提升企业档案数据库的质量，为实现企业档案高效检索利用创造条件。

3.2加强培训工作，提高管理人员的素质

新形势下，为了确保公司长期稳定地向前发展，必须加大对档案管理工作技术人员的培养，不断提高他们的管理水平，从根本上进一步提高企业档案管理的整体效益。企业根据实际情况，采取有效措施，为档案管理人员提供全面的培训计划，让他们更好地了解档案管理工作，以确保他们具备良好的自学能力和档案管理意识，积极主动地去完成日常工作任务。此外，还应该摒弃传统的随机培训模式，采取有计划、有针对性的培训方式，不断提高员工的综合素养。

3.3做好企业档案管理信息化建设工作

随着信息化的不断进步，企业在进行档案管理过程中，也要逐渐完善信息化建设工作，将档案管理与企业的信息化同步，让企业的信息网络能够在各个档案管理子系统中发挥功效。从档案的建设标准和业务规范上面进行统一。从信息获取加工处理以及各项保密工作方面统一到子系统的数据库中进行操作，而各种信息的格式也要有所规定，规范纳入企业统一的信息管理要求中去，切实保证企业各项档案内容能够有效的归结到企业的电子信息系统中。同时还要建立以档案管理部门为主的核心管理信息系统。由档案管理部门进行监督，各个企业部门可以上传各项档案资料，当然档案资料的上传标准也要进行规范上传，内容也要有所限制，并不是所有的信息资源都能列入公司的档案管理中无效的信息可以直接剔除。最后还要建立以信息开发利用为重点的档案管理监督机制，在企业信息系统档案管理运行过程中，档案管理部门应该对企业的各项信息做好监督管理工作，对适宜公开的企业档案资料可以共享，而保密性质的企业档案资料则要限制使用，所有需要调用企业保密性资料的部门，都要提前作出申请并且给出合理的使用原因，不断深化企业档案信息化管理的步伐。而且，企业在档案管理信息化建设过程中也必须不断更新理念，持续创新档案信息化管理方式方法，并且对企业档案信息化的有效性加以提升，让企业档案管理工作真正落到实效。

3.4服务利用工作的深入

随着信息技术的不断深入，特别是以大数据、云计算、人工智能、物联网为代表的数字技术的迅速发展，为协同利用提供了吻合的技术基础。大数据环境下，多元参与和档案内化治理逐步深化，广泛的信息系统应用、大量的电子信息文件资源形成、越来越多的信息系统用户，使档案服务利用工作面临着广泛以及多样化需求，对档案的凭证作用提供方式和速度也提出了新要求，发挥企业档案大数据作用的路径更加明晰。档案的利用服务应构建更加快捷、便利的应用模式，同时，档案的利用体系建设需要建立在知识管理、数据管理、人工智能等档案信息深层技术基础上，以便捷化、智慧化服务为中心，加大不同层次、不同内容的信息资源联合开发和共享，创新档案利用体系和服务方式。企业档案部门应借助数字平台，打破不同主体之间的限制，实现资源互补、能力互补和优势叠加，同时可通过链接档案管理系统或者建立单独的档案模块的方式提供利用服务。

结论

在企业各项管理活动中，档案管理就是企业各项信息资源的重要管理工作。企业工作人员必须将档案管理工作落到实处，对企业档案管理过程中的各种问题加以改进，提升企业档案管理人员专业素质，对档案管理的分类结构科学规划，提高档案管理利用效率，制定企业档案管理工作制度，让档案管理工作人员有章可循，为企业可持续发展作出应有的贡献。

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