优化档案管理模式提高档案管理效益

王杰

内蒙古自治区鄂尔多斯市准格尔旗人民政府办公室  内蒙古 鄂尔多斯市 010300

摘要：全面认识和重视档案资料的管理工作，建立正确的认知，为今后的工程建设打下坚实的基础。因此，要加强档案信息化建设，推动档案管理的科学、理性化发展，充分利用档案管理作用，为我国的水务工程建设做好准备。随着我国社会经济的发展，档案的信息化工作逐渐受到重视，由于各种客观原因的制约，我国的档案信息化工作还面临诸多问题。对企业的信息化工作造成很大的阻碍。为此，要从当前的现实出发，加强档案信息系统的管理，以促进我国水务事业的发展。基于此，本篇文章对优化档案管理模式提高档案管理效益进行研究，以供参考。

关键词：档案资料；现代化管理；优化对策

引言

近年来，随着城市化快速发展，我国各地区不动产登记工作量持续增加，不动产登记档案资料随之海量形成，各种查询也呈倍数递增。不动产登记档案是记载不动产权属来源的第一手信息，在确定权属、定纷止争中发挥重要作用。当前，信息化建设对不动产登记档案管理手段、利用形式提出了更高的要求，如何加强不动产登记档案管理，提供高效便捷的服务是登记机构面临新课题。登记机构应深入分析档案管理中存在问题，在传统管理的基础上，充分应用信息化技术，构建规范、智能化管理体系，加强业务标准化体系建设，加大数据安全管理与信息共享力度，以实现更健全，管理更科学、更方便的工作目标。

1事业单位档案管理工作开展

1.1事业单位档案管理现状

目前，事业单位档案管理水平参差不齐，大多数还处于纸质档案向信息化转变阶段。由于事业单位相关数字化建设启动较晚，并且存在档案数字化管理制度及流程不明晰、人员专业水平、技术要求不明确等情况，造成了档案数字化开展在一定程度上的迟滞。

1.2相关岗位人员管理的难点

与传统档案管理人员相对简单的情况相比，数字档案管理程序更加严谨，人员配置更加“复杂”。由于数据录入工作和原文扫描机械任务相当重，而数据录入人员和原文扫描处理人员之间一旦操作上稍有疏漏，以及内容核对员的把关不严，均有可能降低录入准确性，从而影响档案数字化效果。另外，查询归档管理人员和专业电脑维护工作人员都有机会接触到档案管理系统，如果工作人员的保密意识薄弱、责任意识不高，或是档案保管系统维护不善、处理不好，很有可能会导致原本的资料流失、污损、毁坏，乃至出现删减、修改档案资料的现象，从而严重威胁原有档案安全，这极大地增加了相关岗位人员工作难度，需要不断加强技能培训与专业素质培养。

2信息化视角下促进档案信息化建设的重要性

2.1充分发挥档案管理信息化建设进程中工作改革的一种内在动力，通过对档案的信息化促进，使档案的职能得到更大加强，满足各种工作基本需求。在档案管理的信息化平台上，不但对传统的档案库进行最优化，而且还方便以后查询和修订，全面提高档案工作效能，为今后的工作打下良好的基础。随着我国当前的档案管理工作的信息化进程，一方面提高工作效率；另一方面也将大量人事、物力用于更加专业化工作。通过对原来杂乱无章的档案进行合理分配，从根源上提高档案的使用效率，从而推动今后的工作。

2.2社会发展提出的需求

在当前社会大背景下，信息发展速度不断提高这也促使了档案工作的创新和优化提上日程。与此同时，对社会发展的促进作用也越来越大。当前，我国水务水电工程的发展面临前所未有的挑战，因此，要大力推进数字化档案的建设，确保水务信息化与档案信息化相融合。

3提高档案管理现代化水平的有效策略

3.1解放思想，树立现代化管理意识

在新形势下，基层档案管理部门必须要解放思想、实事求是，树立现代化、信息化的档案管理意识，让“互联网+”融合到档案管理工作的各个流程中，实现全流程的现代化建设。在以往，部分档案管理部门的领导者忽略了现代信息技术对档案管理的辅助作用，在思想认知上没有充分认识到档案管理信息化发展的重要意义，满足于档案不丢不损的状态，造成档案管理工作落后，不利于新型工作方式的推进。一方面，要保留传统工作中的有利思想和宝贵经验，另一方面，还要更新工作方法和工作模式，从宏观角度规划档案管理现代化建设。总之，基层单位需要打破传统认知，对档案管理工作的模式进行创新，从不同的管理环节出发，加强档案管理工作的现代化建设。

3.2档案资料数字化

纸质档案是档案的初始保存方式。纸质档案的保管对建库有较高要求：如温度、湿度、防霉、防潮、防火、防虫、防渍等均应符合规范标准。此外，纸质档案在查询、利用过程中存在丢失、损坏的诸多风险。各地档案数字化不全面，达不到现代化、整体集合管理的要求。为全面提升科学化管理水平，持续深化执行“存量档案数字化、增量档案电子化”原则，加快数字化业务进度，持续提高档案的数字化覆盖范围。在工作量大、人员不足的现状下，还可以探讨将档案数字化工作外包给专业外包公司的形式，加快扫描进度，缩短工作流程，提高档案数字化工作效率。

3.3思维革新，制定现代化管理标准

为更好地发挥现代化管理模式在档案管理中的作用，提高档案资料管理水平，档案管理部门需要做好总体规划，坚持走标准化道路，着眼于当下存在的档案资源重复开发、档案管理标准不统一等问题，从制度方面进行调整，全面提高档案管理工作的现代化水平。当前，我国已经制定了《档案著录规则》，档案管理单位在此基础上制定档案管理操作规则、安全防护规章制度等，结合新的档案管理系统制定相关要求，提高档案整理效率，规范档案资料的使用。在实践中，领导人员可以结合档案管理现代化工作具体要求制定不同部门分工，完善档案管理流程，为档案资料的收集、整理、调用等工作提供指导。作为档案管理部门的领导，需要提高对档案管理工作的重视力度，制定完善的档案管理机制，迎合现代化的档案管理趋势，构建富有实效性的档案管理系统。

3.4 加强安全控制

部分企业档案具有保密性,需要在档案管理过程中加强安全防护,以免泄漏,而在现代档案管理工作中,信息化建设工作逐步启动,档案管理工作实现了在线和离线同步管理,在这种情况下,不仅要做好纸质档案安全管理工作,还要注重电子档案的网络安全。一是建立可靠有效档案安全管理机制,制定档案安全,完善责任制度,引起档案管理者对档案安全的重视。二是引入并实施有效的安全措施,改进和优化传统防火墙,增加加密监控技术,消除病毒威胁,避免企业文件被盗或伪造。最后,形成标准化的安全控制体系,定期安全检查档案信息系统和线路设备的工作环境,确定是否存在潜在的隐患,并在此基础上进行更新和维护。
结束语

在新时代背景下，我国的档案管理工作还存在较多弊端，主要体现在档案管理意识落后、信息技术应用水平不足、制度和标准欠缺、人才匮乏等方面，这些问题都会阻碍档案管理现代化的发展，不利于档案价值的发挥。档案管理现代化是新形势下档案管理部门的工作重点，作为基层的档案管理机构，必须从思想意识、工作思维、技术设备、人才队伍等方面入手，推动档案管理工作的现代化发展。
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