新时期单位档案管理的创新策略研究

万应香

文山州应急救灾物资储备中心 云南 文山 663099

摘要：信息时代下，单位生产运营产生的数据信息量非常多，加剧档案管理难度。在档案管理工作中，必须加大档案管理方法的创新力度。本文研究中，重点分析单位档案管理的创新策略，仅供参考。

关键词：单位；档案管理；创新策略

档案管理消耗的人力、物力非常多，必须按照时代要求更新管理方法。单位档案属于部门、个人的信息载体，因此要重视档案管理工作。档案管理工作的开展效益，对单位其他工作的顺利性影响明显，因此要提升档案管理工作的地位。信息时代下，传统档案管理模式不满足时代需求，只有加大档案管理模式的创新力度，才能找寻新的档案管理路径，维护单位智能的顺利性。本文按照档案管理存在的问题，提出针对性管理建议。

1、事业单位档案管理的问题

1.1档案管理理念落后

受到传统管理理念的影响，档案管理人员的管理意识薄弱，未科学规划档案管理工作，减缓了单位档案管理工作的进展。事业单位发展中，如果不重视档案管理工作，则会影响档案管理的信息化水平，对档案管理工作开展的影响明显。单位档案管理工作的问题突出，国家促进管理体制的深化改革，相应改变了事业单位的管理，需要不断完善制度规定，然而现有管理制度的细则不完善。分析单位信息化建设可知，通过大数据技术、互联网技术，能够提升档案管理工作的实效性，深度挖掘档案价值。由于档案信息化水平低，与档案管理的信息化率低、投资不足等因素相关。

1.2领导重视度不足

尽管事业单位认识到档案管理的价值，参考实际情况创新管理制度，但是受到单位发展限制，对于档案管理的了解度不足，认为档案工作、日常工作的联系少，所以很少为档案管理工作投入较多的时间与精力。此外，管理人员的素质能力不达标，未配置充足的设施，也会影响到档案管理的专业性，再加上档案资料分类不足，丢失率高，对事业单位的发展阻碍大。

1.3信息化水平不足

事业单位开展信息化建设工作时，必须提升信息技术的使用效率，提升信息化建设水平，以智能方式管理档案，获得理想的管理成效。然而，事业单位管理工作面临的不良问题多，多是由于管理系统的硬件、软件薄弱，基础设施与信息化建设的匹配度低，需要花费大量时间、精力开展信息化建设工作，延长档案管理周期，致使信息化建设的短板多，阻碍档案管理工作的发展。

1.4管理人员的素质能力低

信息化技术支持下，档案管理工作开展过程中，对于管理人员的素质能力要求高。只有持续提升档案管理人员的职业素质，才可以适应时代发展要求。然而，现有的管理人员不具备较高的职业素质，并且需要参与其他部门工作，严重影响档案管理工作的效率，无法发挥出理论管理的作用，与时代发展要求的差距大。

2、单位档案管理的创新路径

2.1加大档案管理宣传力度

新时代下，单位要高度重视档案管理工作。档案管理工作并非单个部门的工作，而是多部门协调工作的结果。科学管理档案，可以使领导层更好地了解单位发展状态，加强单位的发展实力。分析发展现状可知，多数单位不太重视档案管理工作，因此要扩大宣传档案管理工作的价值。通过宣传活动，可以使全员认识到档案管理工作的价值，在内部手册上印发档案管理的内容，凸出档案管理的重要性。

2.2完善档案管理机制

为了顺利开展档案管理工作，必须建立一套完整的档案管理制度，联合单位实际情况完善管理细则。在操作工作中，由监督部门不定期抽查，保证档案管理的规范性。单位管理层切实履行职责，为管理工作争取单位支持，维护档案管理工作的有效性。

2.3提升管理人员的业务能力

档案管理人员的素质能力，对档案管理效率与质量的影响明显。管理人员的服务意识薄弱，多是由于文化水平、专业水平不过关所致，所以要重点培养管理人员的素质能力，定期组织开展教育与培训活动，引导档案管理人员学习专业知识，使其掌握成熟的管理方法。在知识教育过程中，还要做好法律知识的宣传与学习工作，借鉴先进的管理经验与方法，从根本上提升档案管理效率。

2.4建立线上档案管理模式，完善网络机制

长期以来，档案管理模式造成的人力资源、纸张资源浪费非常多，不仅会影响档案管理效率，还会降低管理质量。新时期下，单位逐渐淘汰传统管理模式，建立新的网络模式，将信息存储到数据库内，既能保证数据完整性，还可以减少单位损失。以往的档案管理工作，很容易受到自然灾害的影响，致使档案遗失、烧毁。提出网络管理体系后，可以有效规避自然灾害的影响，与其他部门协同工作，真正提升档案管理水平。线上管理模式，可以降低档案遗失率，共享网络资源，以提升资源利用率，比如档案存储方式，数字档案已经成为主流模式，管理人员要平衡好数字档案、纸质档案的关系。高效处理档案管理工作的难题，在实际工作中，部分资料处理效果不佳，个别资料的查阅难度大，重复备案现象突出，所以要高度重视数字档案管理。

2.5提升档案管理技术的利用率

单位开展档案管理工作时，以实现公共利益作为目标。通过引入数字化技术，可以更好地管理档案资料，实现自动化档案管理模式。对于档案管理的技术性问题，则以数字化技术管理档案，比如数字加密技术，保护档案的私密性。数字档案信息，可以随时更新信息资料，同时利用档案管理信息平台，收集和补充单位档案管理资源。档案数字化建设工作，还能增加单位的经济效益，自动化收集、检索档案资源，从根本上提升档案管理效率。

2.6重视电子档案管理力度

传统纸质存储方式，对于存储环境的要求非常高。当受到自然灾害影响后，会增加档案资料的损坏率、丢失率。但是电子档案存储只需使用U盘、硬盘等产品，占用面积小，便于携带。单位应当参考实际情况站个，制定档案的信息化管理标准，争取技术支持、资金支持，顺利开展档案信息化建设任务。其一，管理人员负责开发、利用档案信息管理软件，合理使用数据库技术、文字处理技术、数据处理技术。其二，管理人员要熟练掌握数字设备、计算机技术，提升档案资料收集与整理的全面性，保证文档内容的真实性。基于硬件设备，突出软件管理的价值，顺利开展信息化档案管理工作。在电子档案管理工作中，硬件安全为重要核心。在选择硬件设施时，应当优选高质量产品，科学维护和使用硬件设备。不定期杀毒和检查硬件设备，分类存储信息资料，降低信息丢失率。单位还要引入专业防火墙技术，避免黑客、不法分子入侵档案库。

2.7完善档案信息管理系统

事业单位要建立档案信息管理系统，涉及到信息收集、档案筛查、更新、录入等操作。档案管理部门建立奖惩机制，细化奖惩内容，以提升工作人员的积极性，认真对待工作。在管理档案时，针对重要档案资料，则要设置密码权限，如果员工要查看重要文件，则要向上级部门申请，批准之后才能查阅相关档案内容。在建立档案管理系统后，需要设置防护系统，建立病毒防御技术，保障文书档案的安全性。此外，针对档案管理工作，必须完善管理系统操作，以保证档案管理运行的高效性，减少失误率。

3、结束语

综上所述，新时期背景下，事业单位必须认识到档案管理工作的重要性，采用专业的管理技术与方法，以提升事业单位的社会效益。事业单位开展档案管理工作时，应当加大档案管理宣传力度、完善档案管理机制、提升管理人员的业务能力。同时要建立线上档案管理模式，完善网络机制、提升档案管理技术的利用率、重视电子档案管理力度、完善档案信息管理系统，从根本上促进事业单位的发展。

参考文献

[1]张景茹. 大数据时代，电力企业档案管理创新策略分析[J]. 兰台内外,2023,12(16):7-9.

[2]杜樱俏. 大数据时代事业单位人事档案管理创新策略[J]. 文化产业,2023,19(12):4-6.