新形势下政府信息化监理中档案管理工作的创新研究

沈晨宇

上海计算机软件技术开发中心 上海市 201112

摘要：随着信息技术的高速发展，其在各个领域的应用中发挥关键性的作用，尤其在政府信息化监理档案管理工作中起到极为关键性的作用，从根本上提升档案管理的有效性与高效性，避免档案管理的错漏，本文中将分析政府信息化监理中档案管理工作的创新机制，以达到更高效的档案管理成效，提升办公效率与质量。

关键词：新形势；政府信息化监理；档案管理工作；创新策略

从目前形势分析，政府信息化工程建设取得极好的应用成效。尤其是信息化监理中档案管理工作，改变了以往档案管理的弊端，提出针对性的解决措施，推动政府档案管理的成熟化与完善化。文章基于新形势下政府信息化监理中档案管理工作的创新工作展开论述，予以建设性的改革措施，深化信息化工程带来的便捷性。

一、档案管理在政府信息化监理项目中的意义

现阶段，智慧政府、电子及数字服务等呈现出快速发展趋势，政府信息工程建设趋于完善。在政府部门中，档案管理在政府日常管理中发挥关键性的作用，因此需对档案管理引起足够重视。目前，其在政府信息系统工程档案管理中的应用改变传统的管理弊端，提升政府信息建设的综合效率。对于档案管理工作而言，是政府单位、承建单位、监理单位三方，彼此协同运作的核心所在。

较于政府其他项目，信息系统运行过程中，要确保其是否安全运行，并在正式投入使用后，必须要提供稳定可靠的服务，这是政府信息化数字服务的前提。在监理工作中，通过有效的档案管理，政府部门可以全面掌握不同阶段工程的建设质量、进度以及管理的具体情况。档案管理在政府管理工作中，提升了政府信息系统工程综合管理的效率。

二、政府信息化监理中档案管理工作的弊端

从当前现状分析，政府档案管理工作依然存在诸多的弊端和问题亟待解决，从原因分析，主要是档案管理意识较差、工作人员对于档案管理工作的理解不够深入以及相对应的管理机制相对不完善等因素，从而导致整体档案管理工作面临极大的困难和挑战，需要引起极高的重视度。针对信息工程而言，从本质上属于高科技领域，必须要与时代同步，政府部门相关管理人员档案管理意识薄弱，而且相对的敏感度较低，因而导致最终的管理成效较弱。对于档案管理人员而言，他们整体工作能力未能与时俱进，导致档案管理的综合效果较差。还有最为重要的一点，是缺乏相关的制度作为支撑，从而导致最终的管理缺乏规范和系统性，正是因为政府档案管理的重要性，因而在信息化监理中要做好档案管理的创新与发展进步，提高档案管理的综合效率。

三、新形势下政府信息化监理中档案管理工作创新策略

（一）增强管理意识

新形势下政府信息化监理中档案管理工作的创新首要任务就是强化管理意识，如若将管理责任直接放在管理人员身上，在很大程度上增加管理风险，比如差错、泄露等情况，大大增加风险概率。所以，为了强化管理效果，可以设立稽核监察机构，监督档案管理工作者。安排专职人员，开展档案管理工作，保障档案全程跟进。项目实施之前，要明确发展路径，确定档案管理重点；在项目进行中，实时跟踪档案动态；项目结束后，及时整理归档。明确相关文件管理主管后，安排专人进行二次审查，降低文件错误，避免相关文件丢失及泄露等。

（二）提高综合素养

增强档案信息化管理，应当在管理的不同环节，提升档案管理的有效性。就档案管理工作本身而言，管理人员在其中发挥关键的作用，所以在进行人员招聘时，应当由专人负责，严格审查。其管理能力的提升能够促使信息系统工程档案管理获得良好的效果。因此相关单位应当注意档案管理人员的培养，形成完善学习机制，丰富档案知识，增强工作实践能力，确保管理人员具备科学化和信息化能力。同时定期对相关人员开展相关培训与指导，使其能够更好的胜任岗位工作。由于政府档案管理岗位较于其他岗位具有自身的特殊性，所以对相应管理人员的管理要极其谨慎，需要推行信息化人才观念，重视实践创新，提升档案管理人员素养，使得档案管理人员具备信息化知识，增强他们实践创新能力，提升档案人员整体能力，具备岗位安全责任意识。定期进行量化考核，根据岗位职责明确岗位目标，确保信息化项目的顺利推进。

（三）完善档案管理体系，健全管理制度

政府部门信息化监理档案管理促使档案管理更为科学有效，在此过程中，需要完善管理体系，健全管理制度。在档案管理中，从其管理的弊端着手，逐步优化管理制度。从目前情况分析，我国档案管理从整体角度来说相对比较健全，具备一套监理规范手册。但从细节上来说仍需不断完善档案管理制度，遵循法律法规，按照信息工程特点，拟定文档以及相关纸质材料，为档案管理工作给予参考。

（四）保障档案管理服务功能

政府信息化监理档案管理过程中，要充分体现档案管理服务功能，规范档案管理细节，提升整体管理的有序与有效性，推动政府档案管理的完善性和安全性。基于档案管理而言，其工作的有效开展对政府各项工作的推行给予极大的数据和信息支持，提高政府工作效率，强化管理能力。信息化监理档案管理需要不断创新理念和方式，引入最先进的信息化管理手段，凸显数字档案管理的效果，提高档案管理的便捷性和安全性，拓展管理范畴。

（五）遵循档案管理原则

政府档案信息化监理过程中，务必要遵循管理原则，是以“三全一专”为主，档案管理工作需要安排专人负责，从整个过程做好相应的管理工作。信息化监理档案管理可以提升管理水平，增强档案管理效率。信息化监理工作来说，在开展工作过程中要以程序化与规范化为主，同时要体现科学性。对于监理单位而言，要充分发挥自身的职能与职责，实施科学档案管理策略，在管理上实施主体责任制，安排专人管理。针对档案所有文件，要对其进行严格审核，确保档案内容准确，并且确保没有遗漏，提升档案管理的综合效果。在档案管理工作之初，要拟定具体的标准，比如档案表格形式及内容，形成具有可行性的档案模板，经过审核之后，模板方可进行使用。在档案管理中，还需要体现及时有效的原则，及时对项目档案进行更新，确保相关内容准确无偏差。

（六）加快档案管理进程

政府部门在推进信息化档案管理过程中，务必要科学监控整个进程，这样才能确保信息化档案管理可以取得极好的成效，促使档案管理更具科学化与规范性，同时满足档案管理的保密性和安全性需求。政府档案管理逐步向现代化迈进，不仅提升档案管理的速度，而且在管理质量方面也有所推进，档案管理工作的完善对政府其他工的开展亦起到极大的推动作用。之前档案管理中，由于管理方式比较落后，从而导致管理弊端暴露，对于工作的正常开展极为不利。信息化监理档案管理可以改变上述管理弊端，同时依托数字化管理，增强管理的效率与质量，也促使档案管理安全性有所保障。

结语：

总而言之，政府信息化监理中档案管理工作的创新，首要就是改变以往管理的弊端，提出切实可行的管理方案，强化档案管理的效率与质量，同时能够保障管理安全性，从根本上避免档案泄密及遗漏情况。加强档案管理人员综合素质培养，采取积极有效的培训方式，优化档案管理成效，完善档案管理信息化进程。促进政府档案管理信息化可以提升整体工作效率及质量，应当引起项目各方的重点关注。
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