探讨环保档案特点及其对环保档案管理的影响分析

黄碧燕

中山市阜沙镇人民政府，广东中山，528400

摘要：社会健康发展中，依赖于环保档案这一特殊的信息资源，能够给环保工作的有效推进奠定坚实基础。新时期，环保档案管理的重要地位日益凸显，且进行了较多尝试，当前可以基于环保档案特点，有效进行环保档案管理。伴随着社会经济的发展，环保档案的价值会越来越凸显，应持续提高环保档案管理水平，使环保档案发挥出更大的服务价值。

关键词：环保档案；环境保护；管理

各级环保行政主管部门在开展环境保护工作时，可形成各种形式的历史数据和历史记录，称之为环保档案。于社会经济发展而言，环保档案有十分重要的价值，一直以来都被视为社会的重要智力资源，正是因为如此，当前阶段的环境保护和环保档案管理有十分重要的地位。在环保档案管理中，要想达到理想效果，关键之一是充分明确环保档案的特点，以便可以有效进行环保档案的优化管理。结合当前已有的研究成果，本文谈一谈环保档案的特点，并论述环保档案特点对环保档案管理所产生的影响。

一、环保档案的内涵

当前对环保档案的理解有广义和狭义之分，可以便于对环保档案的内涵有深刻理解。从广义上而言，环保档案是指环境保护工作中所形成的一切档案，主要是环境管理、环境污染、环境防治、环境监测、环境工程建设、自然保护、环境设备、环境科学研究、行政、党群、财会、环境标准这些方面的档案信息。从狭义上而言，环保档案是指各级环保行政主管部门在一系列环境保护活动中所形成的档案，主要是环境监测、环境管理、环境工程、环境污染及防治这些活动中所形成的档案[1]。

环保档案作为一种非常有用的信息资源，具备一些显著特性，并且因为环保工作的严峻和深入化，所以环保档案管理的重要性日益凸显，要求在环保档案的形成阶段加强管理。如果可以有效确保环保档案的真实性与有效性，则后续在环境保护工作中可以发挥出良好的环保效益、社会效益，往往对诸多领域可以产生深远的影响。目前来看，环保档案的主要内容是四点，一是环保文件材料的归档，二是环保文件材料的鉴定，三是环保文件材料的使用与销毁，四是环保文件材料的奖惩，所包括的主要内容都有很强的服务性，需要始终以满足环境保护工作为目标导向。

二、环保档案的特点

基于环境保护工作的特殊性与复杂性，环保档案有较多显著的特点。第一，环保档案有来源广泛、数量庞大及分布零散的特点。环境保护工作涉及的范围面广泛，且有较多的工作内容，而且因为环境保护活动的丰富多样，所以既会应用到法律层面和经济层面的手段与技术，也会应用到工程技术和行政管理层面的技术，导致会形成庞大的环保档案。第二，环保档案有专业性的特点，这主要是由环境保护工作的专业性而决定。环保档案会产生在环境保护这一特定领域中，其主要内容和涉及到的技术与方法都会有专业性。与此同时，环保档案和社会、经济、生态之间有紧密联系，所以主要内容会进一步有专业性强的特点。第三，环境保护工作的主要地点是室外，比如环境监测、环境防治、自然保护都是在室外进行，也正是因为如此，环保档案会有外业形成量大这一显著特点。第四，环保档案有空间性强的特点。环境中有污染物或污染因素形成之后，会因为空气和水资源的流动而处于持续稀释扩散的状态，污染物在不同空间位置上的分布情况会有不同，主要是浓度不同和强度不同。为了有效且准确确定出地区的环境质量，不能只是依赖于某一个点的监测结果，而是必须根据实际情况确定出科学的监测计划或方案，其中的点设置、网设置、采样频率、监测项目都是重点，在此基础上可以得到精准的环境监测数据[2]。正是基于此，所以环保档案会有空间性强的特点，只是反映出某一个特定地区范围内的环境质量。第五，环保档案有更改补充性的特点。环境保护工作处于动态和不断更新状态，所以环保档案的主要内容和信息数据会得到不断的更新补充，并不是处于静止不变的状态。比如在环境防治中，通过实施各种环境防治措施，可促使环境质量处于不断变化的状态，需要对变化过程中形成的数据信息进行详细记录，如此形成的环保档案可具备更改补充性，或者是动态性，便于后续有针对性地优化和完善环境防治措施。

三、环保档案特点对环保档案管理的影响

环保档案管理中，环保档案特点所产生的影响作用是十分显著的，如果未能基于环保档案特点而开展环保档案管理，则势必无法确保环保档案管理的成效。因此说，进行环保档案管理时，必须认真分析解读环保档案特点。

在环保档案的来源广泛、数量庞大及分布零散这一特点中，环保档案管理所受到的影响集中体现于三个方面。第一，应该确保环保档案的一级类目足够多，目前的共识是要求高度重视环境保护领域，建议将环境保护领域中所形成的环保档案设置足够多的一级类目，与此同时，与环境保护相关的领域和重要内容，不应该割裂开来，必须确保同等属性的环保档案得到有效且全面的收集，且要尊重环保档案的来源。第二，对环保档案的收集与整理要有“分类”意识，根据实际情况设置相应的类目，主要是分为环境管理、环境科学研究、环境监测、自然保护、环境工程、设备仪器、环境标准。当尊重环保档案的来源和进行“分类”的收集与整理，可以使环保档案的保管与查找利用都更易进行，自然提高了环保档案的管理水平。第三，环保档案的收集要有目标性，且要注重档案信息的分析与筛选，将重复性和价值低的档案信息进行删除。为应对环保档案的分布零散这一特点，应该强调利用现代信息技术手段进行环保档案信息收集，且应该进行统一管理，但要避免进行简单性的大集中管理，而是要充分考虑到环保档案信息资源共享

[3]。

在环保档案的专业性这一特点中，进行环保档案管理时必须有一些清楚的认识，确保环保档案管理具有专业性。详细言之，环保档案管理不能单纯照搬其他科技档案管理的经验及模式，而是必须始终立足于环境保护工作的特征和要求，明确环保档案的客观存在、形成规律、专业特性，并且要满足社会经济发展对环保档案管理所提出的要求，使环保档案的专业价值得到最大程度的发挥。与此同时，要强调环保档案管理过程中的专业水平，关键在于有专业的设备、专业的人员、专业的机制，尤其是要充分人才优势和技术优势，确保环境保护领域所形成的环保档案都可以得到专业管理。

在环保档案的外业形成量大这一特点中，应充分强调环保档案形成过程中的外业活动，要确保在外业活动中按照要求收集环保档案信息，并确保环保档案的准确、完整、真实。在环保档案的外业中，职能部门要科学开展环境保护活动，在此过程中注重环保档案信息的形成与收集，比如要督促工作人员认真进行环保档案信息的归档处理。需要特别注意一点，即环境监测、自然保护、环境防治这些活动都在室外进行，且环保档案信息会即时形成，在收集时要努力确保环保档案信息的全面性和完整性，后续在室内进行环保档案信息的分类与删选，前提是确保一手环保档案信息的准确有效。

在环保档案的空间性强这一特点中，提示后续所进行的环保档案管理要确保达到一点，即同一空间范围内的环保档案信息要在一卷内，而不同空间范围内的环保档案信息则需要分别组卷。更重要一点，无论是案卷间的排列还是卷内文件排列，都必须严格按照一定的空间顺序进行排列，环保档案有不同空间，必须可以被划分在不同的平行子类目中。后续的环保档案管理中，要高度重视一些具体的设计工作，主要是卷内文件排列、著录项目、案卷间的排列、分类与组卷。

在环保档案的更改补充性这一特点中，提示环保档案管理具有长期性，需要使环保档案处于不断补充和不断完善的状态，将某一地的生态环境变化信息全过程记录。在对环保档案信息进行更改补充时，为了避免原有的环保档案信息丢失或泄密，必须由专业人员在规范化程序下进行环保档案内容信息的更改补充，且各种行为操作要处于有效监管状态。

四、结束语

环保档案所发挥出的重要作用是毋庸置疑的，应该高度重视环保档案管理，确保环保档案的信息、内容、格式等要素具备科学性与有效性。环保档案管理是长期性工作，后续要进一步加大研究力度，继续探究环保档案管理的可行之策，且环保档案管理要始终依托于环保档案的各种显著特点。

参考文献

[1]尹晨霞.环保档案的优化管理研究[J].中国环境监察,2022(12):111-112.

[2]苗占全.环保档案管理存在问题与解决措施[J].陕西档案,2021(04):59.

[3]陶秀丽.基于新环保法背景下的环保档案管理机制问题研究[J].农家参谋,2020(18):121.