事业单位档案管理工作的优化路径探析

陈敏

(赫山区市场监督管理局,邮编41300)

摘要：从事业单位的角度来看，加强档案管理可以最大程度地提高档案资源的利用率，为各项决策的制定和实施提供理论依据。同时，档案管理作为事业单位决策和发展的重要组成，强化档案管理可以确保决策的科学性和全面性。在新的时代背景下，优化事业单位档案管理工作成为相关工作者需要深入研究的一个重要问题。随着信息技术的迅速发展，传统的档案管理方式必须进行转变和更新，以确保事业单位档案管理的有效性。本文总结了当前存在的档案管理问题，并提出了促进档案管理工作质量提升的优化路径，希望通过制定有效措施，进一步促进档案管理工作质量。

关键词：事业单位；档案管理；管理问题；优化路径

引言：针对事业单位的经营和发展来说，进一步加强事业单位档案管理工作，可以显著提高档案资源利用率，为事业单位决策提供理论支持和客观依据。在新的时代背景下，需要特别关注优化和完善事业单位档案管理工作。尤其是在信息化技术持续发展和应用的背景下，传统档案管理模式应进行优化，从而将档案资料的价值最大化发挥。

1.事业单位档案管理工作的重要性

档案管理工作是事业单位各项基础工作中的一个重点和难点，有效地开展档案管理工作，可以让我们对事业单位的发展状况有一个全面的了解，并且可以帮助我们最大限度地分配好各种资源，让我们的人力资源可以更好地被整合起来，起到非常重要的作用。同时，档案管理工作也为事业单位各项工作的决策和发展提供了有效的参考依据，实现档案管理工作的辅助价值。新时代信息技术已普遍要应用于人们的日常生活，对事业单位档案管理工作也提出了更高的要求与标准，事业单位要根据自己的具体情况，将资金投入落到实处，购置专业设施，不断地对各种内容进行优化与创新，不断地采用更先进的管理技术与方法，从而明显地提高档案管理服务的主动性，使资源管理更加优化与创新，从而更大地提高事业单位档案管理工作的影响力与创新活力，充分地保证事业单位能够实现创新发展。

2.事业单位档案管理工作存在的问题

2.1管理意识薄弱

目前，我国事业单位在开展档案管理工作中遇到的诸多阻碍，其根本原因就是事业单位的档案工作水平不高。管理者的经营观念淡薄、行为失范，不但使事业单位管理质量下降，也使事业单位管理水准下降。如果管理者的思想不转变，就会长期存在低效率的管理，这对档案工作的发展是不利的。各事业单位必须加强对档案工作的认识，改进现有的档案管理工作，使其更好地发挥作用。

2.2管理制度缺失

目前，仍在使用传统的管理方式，这导致制度更新缓慢，无法高效进行档案管理工作，在管理过程中可能会出现面子工程。档案管理是一项复杂的任务，如果长期缺乏管理导致管理质量大幅下降，无法保证所提供服务的质量。如果管理体系不能及时更新，不适应时代发展，内容不全面，管理工作的复杂性也会逐渐增加。可以说，不完善的、僵化的管理制度无法发挥档案价值，因此有必要改进管理制度，使管理制度健全完善。

2.3人员素质偏低

目前，我国事业单位档案工作已趋于现代化，档案管理工作内容繁杂，需要很强的专业性，这就需要事业单位聘请专业的档案管理工作人才。但是，目前由于档案管理工作人员缺乏专业技术且素质较低，与管理工作的需求不相匹配，具体体现在：管理人员的信息素养不足，管理技术的更新速度较慢等方面，管理人员能力的缺乏是造成档案管理工作效率低下的主要原因。这种管理现象势必无法作为决策的基础，从而使事业单位的发展受到阻碍。

2.4管理设施不足

信息化时代的来临，既为档案管理工作提供了新的发展机遇，又是档案管理的全新挑战。档案管理工作的优化需要充足的设备，并定期维护设备，以防止档案丢失。但是，许多事业单位由于没有配备相应的设备，给档案信息化建设带来了很大的冲击，不但影响了其管理效率，也制约着其发展。

3.事业单位档案管理工作的创新路径

3.1提升档案管理重视程度

事业单位领导人员需要正确认识档案管理工作价值，纠正之前对此工作的轻视，以避免可能引发的各种问题。只有领导转变档案管理工作观念，重点建设规范化档案管理制度，采用行政手段介入，使从事档案管理工作的人员更加关注这项工作，并将重点转移到提高档案管理效率上，以最大限度地提高档案管理效率。对档案管理人员进行定期培训和考核，让员工在积极向上的工作氛围中不断提升自我。

3.2完善事业单位档案管理制度

合理、全面的档案管理制度是档案管理质量提升的重要基础和保障，需要高度重视。因此，管理效率的提升需要事业单位根据单位发展的实际需要，建立科学有效的档案管理体系。通过管理制度明确工作内容，确保了员工的利益和工作质量。在制订具体管理制度时，要以人为本，尊重每个员工，才能制订出最合乎情理的管理制度。此外，还需要维持制度的弹性，以应对管理过程中出现的越来越多的情况，并更好地激励工作人员。关键之一应该是构建与培训体系相反的考核体系，借助严格的考核制度，能够进一步提升人才培养的积极性和有效性，进一步提升档案管理人员的工作能力。

3.3提升档案管理信息化水平

在一个庞大的社会群体中，没有任何单位和个人，没有信息技术，就无法独立完成自己的工作，事业单位档案管理工作与现代化发展需求不适应，需要将信息技术融入其中，保障管理工作的高效进行。通过建设信息档案管理系统，将传统的手工收集、归档转变为电子录入，能够进一步提升人事管理档案的效率。相关事业单位应参照结合自身实际发展需要，广泛研究，结合各部门档案管理需求，将信息化办公设备为档案管理数字化的推进奠定坚实的基础。

3.4加强部门间信息交流

信息孤岛现象的存在，让档案资源的发挥受到了很大程度上的限制。所以，加强部门之间、单位之间信息的传递和交流，建立档案管理系统时要结合信息化管理手段进行完善，这有着极其重要的意义，这也是单位要想要实现档案管理有效性的提升，必须要采取的一项策略。构建档案管理系统，可有效地解决各部门之间存在的“信息孤岛”问题，提高档案资源的利用效率，为各单位的发展提供信息化支持，从而提高档案管理工作的质量。

3.5加大资金投入完善基础设施

事业单位要按照档案管理工作的需要和发展的目标，增加经费的投入，完善与之相适应的配套设施。首先，对档案材料进行适当的配置，并对其内部进行防火、防盗等方面的保护，例如：设置具有良好防潮性的资料柜，安装监控设备，消防器材等。其次，要经常对使用到的电子设备进行检修，比如网络线路的安全检查，老旧的电脑的替换，档案管理软件的更新等，保障档案管理工作的顺利进行，充分发挥档案资料的作用。

结语

档案管理工作的发展离不开技术和人才的支持，规范化的档案管理工作能够促进事业单位工作效率的提升，更好的为相关工作提供参考资料，实现为人民服务的伟大使命。在工作中，事业单位需要与时俱进，采取科学的管理模式，借助信息化技术，弥补传统档案管理工作中存在的不足，使档案管理更加科学化、信息化、精准化，确保事业单位各项任务的有效有序执行，促进社会可持续发展。

参考文献：

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[2]郭家斌.事业单位档案管理工作优化路径[J].办公室业务,2021(21):106-107.

[3]李瑞珍.浅谈事业单位档案管理工作的优化路径[J].办公室业务,2021(01):106-107.

[4]朱俊.事业单位档案管理工作的优化路径探讨[J].兰台内外,2020(18):51-52.

作者简介：陈敏,70年2月、女、汉族、湖南益阳、大专、现有职称执业助理医师、现就职拟报档案管理中级职称。

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