基层单位档案数字化管理探析

黄飞

自贡恐龙博物馆侏罗纪地层与古生物研究中心  渝共建古生物与古环境协同演化重庆市重点实验室         邮编:643000

摘要：随着网络技术的迅速发展，档案管理工作的数字化建设已成为档案事业发展的必然趋势。如何加强档案数字化建设，将基层单位的档案管理工作推向一个新高度，是基层档案工作者面临的一项重大课题。本文主要就当前基层单位档案管理中存在的问题进行探讨，提出加强档案的数字化建设、提升档案管理信息化水平、建立健全安全管理制度等，以促进基层单位的档案数字化建设。

关键词：基层单位；数字化；档案管理

引言：随着我国经济的发展，档案管理工作越来越受到各级领导和社会各界的重视。特别是在当前的新形势下，档案管理工作面临着一系列新的挑战。为了顺应档案数字化管理发展的新趋势，基层单位要不断提高档案管理水平，强化档案资源建设，确保档案材料的完整与安全。随着现代信息技术的发展和应用，基层单位越来越重视对档案工作的现代化管理，特别是在信息化建设方面。目前很多基层单位传统的纸质档案材料整理归档及利用工作已经难以满足社会发展对档案资源建设和利用的需求。因此，加强对传统档案的数字化处理是新形势下对基层单位档案管理工作提出的必然要求。

一、档案数字化的概念及原则

档案数字化是指以数字化方式对档案进行加工处理，使其成为便于保管、利用和复制的信息资源的过程。档案数字化的根本目的是为了更好地保存和利用档案信息资源，提高档案管理的工作效率。

档案数字化处理过程中应遵循以下原则：首先，要保证档案数字化处理工作的规范进行。基层单位在进行档案数字化处理时，必须严格按照国家有关法律法规的要求，保证其在收集、整理、加工、保存等方面做到有法可依、有章可循，并确保信息资源的安全性和保密性。其次，要确保信息资源的质量。对于基层单位而言，由于其人员编制数量有限，在进行信息资源的收集、整理、加工以及保存过程中难免会出现质量不高甚至质量较差等问题。因此，在对信息资源进行处理时要保证信息资源的质量，对档案数字化处理工作中产生的信息资源进行充分利用[1]。

二、基层单位档案数字化的内容

档案数字化是指将纸质档案转化为电子档案，将实体档案以数字方式进行存储和管理。数字档案是以数字化的形式存储在计算机硬盘、光盘等载体上，可以通过计算机直接访问、查询，具有安全性高、检索方便、便于保存等优点。

基层单位档案数字化的主要内容包括：将纸质档案转化为电子档案；对电子文件进行归档整理；将电子文件与纸质文件按一定的标准进行分类归档。这是一项复杂的系统工程，需要有相应的硬件设备、软件和技术，并制定相应的管理制度，才能保证数字化工作的顺利开展。现实中由于基层单位大都机构设置较为简单，有的甚至没有专门意义上的档案室，所以在数字化过程中要根据实际情况进行综合考虑。

三、基层单位档案数字化管理的实施要点

（一）数字化档案存储

档案数字化是对档案信息的采集、传输、存储、利用等过程的数字化处理。在数字化过程中，要保证所采集的档案信息质量，确保档案信息的真实性和完整性。在档案存储方式上，既要考虑档案保管条件，又要考虑数字化过程中对档案的影响。在数字化过程中，对于传统载体的档案应采取光盘存储；对于电子档案应采用硬盘、软盘等存储方式；对于纸质文件则采取纸质原件+电子文件的存储方式。同时，保证电子信息与传统载体文件同等对待，在其保管方式上应采取不同于纸质文件保管方式，做到统一管理、统一标准、统一保管[2]。

在档案利用方面，应做好档案利用服务工作，实现档案信息资源的充分共享，保证档案信息资源的利用率。在档案数字化过程中，由于信息存储介质、管理环境等因素的影响，会对档案的内容产生不同程度的影响，为了保证档案信息的真实性和完整性，应根据不同情况采取不同措施。在传统载体的档案数字化过程中，为保证所采集的信息质量和完整性，应采用高质量、高标准的数字化设备，在存储介质上采用高质量、高容量、大容量的存储设备，同时对所采集信息进行分级存储。在电子载体文件数字化过程中，应采用低成本、低功耗、高性能的计算机进行处理。

（二）数字化档案检索

在数字时代，档案检索方式有多种，而传统的人工检索方式，则已经不再适用于数字化档案管理。档案管理人员要充分利用网络资源，做好档案数字化检索工作。

首先，在对档案进行数字化管理时，要全面收集纸质档案信息。对于纸质档案要按照归档要求进行分类归档。在做好纸质档案整理工作之后，要利用专业软件对纸质文件进行扫描、去重、提取信息等处理工作，保证在数字化的过程中，能够全面的、准确的将档案信息提取出来。其次，要结合单位的实际情况和发展需要，构建符合单位需求的数字档案信息检索平台。该平台可以包括数字档案室和电子档案馆两个部分，其中数字档案室负责对电子档案信息进行归档管理；而电子档案馆则负责将数字化后的档案信息进行归档管理。同时在网络中还要设立相应的服务平台，为用户提供全面的信息查询服务。最后，要定期对数字化档案信息进行检测。对于不符合规范的数字化档案信息要及时进行处理，保证数字档案信息的完整性和真实性。在对档案进行数字化处理的过程中，要重点关注数字档案信息的真实性和完整性，避免由于数据错误导致档案信息数据丢失

[3]。

加强电子文件的归档管理工作。电子文件是指以数字形式存储在计算机等设备中，需要归档管理的文件。在归档过程中，要对电子文件进行分类整理，按照不同的分类标准对其进行归档处理，使其能够方便查找和使用。同时，还要加强对电子文件的存储管理工作，避免由于电子文件管理不当而导致数据丢失。

（三）数字化档案的利用

数字化档案的利用主要涉及检索和查询、共享和传递、防篡改和保留、数据分析和挖掘以及便捷的文档编辑等方面，在实际应用中，可以结合实际需求和技术要求，制定更科学合理的利用方案。

检索和查询方面：数字化档案可以通过各种检索和查询工具，如关键字搜索，分类目录，时间轴等方式，快速找到目标文件，提高效率，降低错误率。

共享和传递方面：数字化档案可以通过网络，云服务等方式实现共享和传递。文件共享可以提高工作效率，避免重复劳动，节省时间和资源。数字档案可以制定权限和安全策略，确保信息的私密性和安全性。

防篡改和保留方面：数字化档案可以使用文件签名，加密，数字证书等技术防止篡改，确保档案数据的完整性和可靠性。同时也可以利用备份、存储、迁移等技术确保档案的长期保留。

数据分析和挖掘方面：数字化档案的数据可以通过数据挖掘等技术进行分析，挖掘出蕴含于文档中的有用信息，发掘出隐藏于海量档案之中的商机和价值。

便捷的文档编辑方面：数字化档案可以使用各种文档编辑工具，利用OCR识别，自动原文转换，它有智能化编辑功能，可以提高文档处理效率，减少劳动强度。

（四）数字化档案保护

随着数字化档案数量的不断增加，档案数字化工作越来越重要，由于计算机设备的不稳定和信息系统运行过程中的意外损坏、计算机病毒、人为破坏等原因，导致档案信息数据丢失，甚至永久损毁。为确保档案的安全，一要对存储在计算机硬盘中的档案数据进行备份；二要对已经完成数字化处理的电子文件进行长期保存；三是要加强档案系统备份与恢复技术研究，在出现意外情况时可以迅速恢复；四是要加强档案数字化管理平台建设，通过网络平台加强电子文件的安全保护。实现信息资源共享，为社会提供更多更好的档案信息服务。随着社会的发展，对数字化档案管理提出了更高的要求，作为基层单位应该不断探索和改进数字化档案管理工作[4]。

四、基层单位档案数字化管理的保障措施

基层单位要做好档案数字化管理及相关工作，必须做到以下四点：

第一，领导重视。档案数字化是档案工作的重要发展趋势，必须得到领导的重视。基层单位领导要对档案数字化管理工作做到高度重视，及时解决单位在实施档案数字化管理中遇到的困难和问题，以保证档案数字化工作顺利进行。

第二，加大资金投入。为了保证档案数字化工作的顺利实施，基层单位必须加大对档案数字化管理设备、网络、安全等方面的投入。只有资金保障，才能确保数字档案管理设备完好，网络通畅，保障档案数字化工作正常开展。

第三，加强专业人才队伍建设。基层单位要加快培养适应档案数字化管理要求的专业人才队伍，为实现数字档案管理奠定坚实基础。

第四，建立安全管理制度。数字档案的信息安全是实行档案数字化的基础和前提。为此，基层单位必须加强对数字档案信息安全方面的制度建设和监督管理，才能切实保证数字档案信息安全。要加强单位管理制度建设。制定并完善符合基层单位特点的如《电子文件归档管理制度》等规章制度，并严格按照制度办事，为数字化管理提供坚强有力的制度保障。

结语：

档案管理作为基层单位的重要组成部分，随着现代社会的发展，对基层单位档案管理工作提出了新要求，传统的档案管理模式已经无法满足当前档案管理的需求。所以，要想做好基层单位档案数字化管理工作，就要提升对数字化技术的认知水平，在档案数字化建设的过程中严格遵守相关规定和制度。同时，还要加大对数字化管理人才培养力度，提升管理人员的专业素养和综合素质。最后，还要加强对档案数字化技术的安全管理工作。总之，在基层单位档案数字化建设中，要以满足基层单位工作实际需求为目标，充分利用现代化信息技术手段进行档案资源的开发和利用，为基层单位各项工作的开展提供可靠、有效的信息资源保障。

参考文献：

[1]李春燕.基层单位档案管理数字化建设思考[J].办公室业务,2022(07):184-186.

[2]蒋志雁.基层单位档案管理工作数字化需求和实现策略[J].办公室业务,2020(24):129-130.

[3]王俊.基层单位档案管理工作的数字化需求和实现策略[J].办公室业务,2020(04):128+132.

[4]张丽蓉.基层单位档案管理工作的数字化需求和实现途径浅析[J].甘肃科技,2017,33(24):83-84.