HPD医院采购与物流配送管理系统的构建与实现

1肖灿    ,2吴安琪(通讯作者）

1四川大学华西第二医院 600001

2四川大学华西第二医院600001

摘要：现代化背景下医疗体制改革深入，加强内部控制成为趋势，医院内部成本控制要通过合理的管理体系实现。国家近年以来陆续出台了成本控制政策，认为医院应该采取精细化管理来重视医院的成本管理，统筹医疗体系的管理内容促进管理体系的变革，让医院发展符合市场经济发展的需要。HPD能够提高医院的整体管理质量，解决医院采购和物流管理中出现的问题，能够减轻成本消耗，减轻工作人员的工作量，保证医院经济活动的健康展开。

关键词：HPD；物流；配送；采购；变革

医院每天需要消耗大量的材料，为减少消耗，避免出现浪费情况，需要采取合理措施进行管理。医院物资管理是十分关键的领域，应该引起管理者对这一方面的重视。现实生活中医院的物资管理涉及到不同环节，每一个环节都十分精细，内容相对繁琐，消耗工作人员的的精力。要保证每一个环节都是安全而准确的，避免因为出现小问题而引发医疗纠纷情况。结合医院发展的实际情况来看，在采购、运输、供应等各方都会存在问题，因此可以与物流公司建设面向供应商的协作平台，为医院解决物资采购方面的难题。

1医院采购现状

现阶段医院常见的采购主要分为三种，政府主导、医院委托和医院自行采购。其中政府主导的物资购买时在目录规定范围之内的货物，委托采购是达到招标金额并且复杂的货物，这一类可以通过采购单位批准之后展开；或者是没有达到招标金额但是政府主导也不能实现购买的货物。最后，医院自行采购主要是资金成本小并且在采购目录内的货物。实际上物资的采购十分多元，加上市场上物资源投资复杂导致采购繁琐，采购项目多样且存在差异，在很大程度上增加了管理难度，对于内部管理来讲还牵涉到部门之间的矛盾，给采购工作造成困扰。传统的物资管理是根据医院规模来配置库房，单独设置采购、验收、库管等岗位，并且配备相关人员实现管理，而物流中心需要应对不同的供应商，层层传递下购买物资。但是由于信息化水平低和库管人员缺乏责任心导致物品的过期以及霉变，或者是因为产品的更新换代累积大量物资，因此采购人员需要根据库存购进物资，并且根据情况消毒，分送到不同库房。由于医院需要的物资比较多，供应商更多，管理很难统一，送货的时间也会存在冲突。加上供应商没有专业的背景，需要厂家将物品转给供应商，供应商转给物流，物流再转给医院，这一个过程消耗了巨大的时间与人力[1]。医院需要处理大量的患者，每日消耗大量的材料，各个部门物资消耗成本核算都十分困难，库存也很大。而采购与仓储之间如果沟通不足，导致信息调整不够及时，信息延误就会出现使用量与供应量不足的情况，导致部分物资严重缺失，而部分货物不断积压，侧面反映出仓储管理存在问题，导致部分货物累积超过有效试用期，造成资金浪费情况。发货与配送都需要大量人员来完成，而很多药品物资都需要监管，但是配送效率不高，人们不能及时掌握动态信息。

2.现代化的物资采购与配送管理系统

2.1 HPD系统

医院采购与物流配送管理服务的实现需要医院与物流配送公司结合，从而建立起HPD，实现过程是医院将供应商移交给物流配送公司，两个机构实现信息的对接，接着办理货物入库手续以及款项结算等。该系统专门为医院科室实现设备管理奠定基础，也可以进行物资库存管理，系统甚至能够实现自动补货提醒，在现代技术支持下能够自动化完成物资的采购。HPD系统与医院的信息系统对接，所以物流配送公司可以在第一时间内了解到医院的耗材情况，并且在医院信息系统当中获取到对应的采购信息，获取医嘱信息、科室的耗材情况，最后这些信息会回传到数据库当中。在具体的管理中需要考虑医院信息的安全性。因为对于医院和物流系统来讲，双方的信息对接是存在隐患的，所以必须要做好防护保证信息的安全。

2.2 基于HPD系统下的物资采购与配送

首先，医院内部各个科室根据需求来制作采购清单，或者是在平台上提交自动补货申请单。根据平台的控制规定以及系统要求，对各种请求进行审核，这是监管内容的一部分。在审核通过之后申请单转化成为订单。平台的订单会发送给供货商，供货商在第一时间内准备供货。

其次，进行出入库的管理，根据医院情况取消医院耗材管理中心，与物流配送公司配合，在物流公司仓库开辟库存专区，库存管理人员会接到入库单，根据物资入库情况签字，验收单确认之后，核对入库管理。相对地支持入库管理，便捷工作人员的工作原理。库管员根据科室要货申请让物资出库，科室人员核对接收物资，并且在系统上提交收货确认，并且通过接口传递给医院信息系统，可报给财务系统，实现系统的管理。

第三，物资的管理中，同级库房的物资可以根据需求来进行物资的调拨，部门需要根据统计库房的需求提出申请制作调拨单。接受部门根据物资的接收情况确认调拨，同级库房之间的物资转移即可完成[2]。

部分情况下存在退货情况，科室工作人员根据需要退物资之前要制作单子，库管员接收到退货的信息之后，确认退货请求。库管员根据所退的货物制定退货单，供应商接收到物资之后，确认退货申请。

医院中部分高值耗材是管理的重点，管理流程为：①进行寄售管理，设置条码解析规则自动识别，高值耗材应设置暂存柜做保存，可在仓库临时入库管理；②销售记账，在使用好之后使用扫条码操作技术来进行登记，系统将自动扣减暂存仓库内库存，而耗材信息会自动传输给医院信息系统，系统登记即记账；③寄售退回，科室将高值耗材退回，伴随着退货单，退回到中心仓库，仓库登记退回供应商。

供应商的资质管理也十分重要，资质一般是纸质的证件照，认为辨别比较困难，而且很容易损坏。在HPD系统的支持下，HPD证件照登记管理功能能随时扫描登记，甚至能够进入到系统中随时查看，获取证件照，避免不确定性的存在，而且打破手写的缺陷。在系统的施工中规范并且高效的资质证件管理可以保证医院的物资耗材使用安全，尽量减少医院的经营风险。

HPD系统使用中的优势

首先，可以及时备货。管理人员能及时了解库存量，在管理上通过数学模型以及经验值推算是否需要补货，生成合理的采购计划，库房是采购的发起点已经成为过去，现在科室提出采购申请，配合库存储备灵活展开采购，更具备优势。其次，所有的过程都成为扫码，手持端扫码即可入库，扫码即可验证，减少传统人工录入信息、人工验证的繁琐，减少出现错误的概率[3]。高效率维护了商品的信息，确保能够快速实现物资的查询。其三，共享数据，物流公司与医院之间相互联系，其中的物流信息、财务信息以及业务信息都实现了共享，实现了各种数据的统一以及协调。其四，可以监管产品的质量，配送企业所有的入库产品都是听取到对应批号之间报告，且上传网站方便查询。下属的配送都是经过药监部门坚守验证的，确保物资整个过程高质量完成，保证物资配送的质量。最后取消中心仓库，节省成本，在不改变供应商源头的情况下更顺利的完成货物供应，取消医院中心仓库，专业人员来管理货物，可以取得更良好的效果。

结语：

综上所述，在现代化背景下医院HPD系统的使用实现了物资的高效管理，能够控制进货量以及保证医院经营情况，减少物资的消耗浪费，增强医院内部的管理意识，让医院管理更规范与高效。对于医院而言是巨大的帮助，是优化管理的有利途径。

参考文献：

[1]熊先青, 周卓蓉. 基于"互联网+"技术的家具产品物流配送过程管控平台构建[J]. 制造业自动化, 2022, 44(1):4-4.

[2]孙统超. 基于供应链管理的物流仓储管理系统研究与开发[J]. 中国物流与采购, 2021(16):2-2.

[3]段文达. 医疗器械SPD物流供应系统的构建及优势分析[J]. 中国城乡企业卫生, 2022, 37(7):4-4.