会计档案数字化转型模式探究

赵国其

浙江森豪针纺有限公司

摘要：传统的以纸质形式保存的会计资料存在打印和存储成本高、匹配整理时间长、归档占用空间大、信息安全性不足等问题，已经不能满足现代化企业的要求。数字信息化时代，伴随着电子政务的加快推进，电子发票、财政电子票据、银行电子回单等电子形式凭证得到广泛应用，企业管理中的电子化应用十分常见，会计资料载体也逐渐向电子化发展。因此，会计档案数字化是未来发展的必然趋势。

关键词：会计档案；数字化

一、会计档案数字化转型探索

1. 传统会计档案管理存在的问题。

（1）以纸质载体为主，档案管理效率低。首先，该公司历经数十年的发展，累积了大量的纸质会计档案，且其数量还在不断增加，加之未达规定保存年限的会计档案不能销毁，所以纸质会计档案会占用企业大量储存空间，产生较高的储存与管理成本；其次，大量的纸质会计档案保存在固定的空间内，即使有规律的分类方法，档案使用人员调用所需档案仍存在一定的困难，而且以纸质形式保存的会计档案使会计信息受制于纸质文件而难以实现信息流动，所以纸质会计档案存在管理效率低、利用受限的问题；最后，由于纸质载体易受环境、人为因素的影响而发生损坏，如档案纸张更易受潮湿、火灾等环境的影响，存在较大的安全隐患。

（2）被动管理，未进行价值挖掘。传统的档案管理过程为“原始凭证—记账凭证—账簿—报表—会计档案”，档案管理人员常常只是在业务后端等待会计档案的形成，并对其进行分类记录保存。之后档案管理人员很少会主动对其进行价值挖掘，一方面是因为会计档案调用不便，另一方面是因为档案保管人员缺乏主动价值挖掘意识与能力。因此，会计档案仅仅发挥了记录功能，而没有成为企业会计信息动态流动中一环，其信息价值大大降低。

2. 会计档案数字化内涵。

本文认为，会计档案数字化是指将“大智移云物区”等新兴技术融入会计档案管理工作，构建会计档案电子化管理体系，实现业财档一体化，以提高会计档案管理效率并深入挖掘会计档案利用价值的过程。具体会计档案数字化内涵阐述如下：

（1）软件工程理论指出，高质量的软件开发需要将已有的管理方法与能实现的最好技术相结合，同时要有效地维护软件。如今数据已经成为企业经营过程中不可缺失的要素，企业要实现会计档案数字化，就要将《会计档案管理方法》与“大智移云物区”等新兴技术结合起来，以电子数据为载体进行会计档案管理乃至企业管理。“大智移云物区”等新技术的引入，一方面实现了企业财务管理中流程化工作的自动完成，减轻了财务人员工作量，另一方面保障了企业财务信息的安全性，避免企业财务信息被盗取、篡改。此外，现有的明/暗水印技术、二维码与RFID射频识别技术、OSS技术、OFD文件预览等技术也为会计档案数字化转型提供了支持。

（2）会计档案电子化管理体系旨在实现会计资料的采集、归档及会计档案管理的电子化，会计档案是归档后的会计资料，会计档案的电子化管理要以会计资料的电子化管理为起点。因此，会计档案电子化管理体系也以会计资料的电子化采集为起点，以会计资料的归档为关键，以会计档案的管理为目的。

二、会计档案数字化转型实践

首先，搭建“高效、实时、创新”的企业财务管理无纸化体系，加强业财档融合；其次，整合优化会计档案管理的业务流程，提升会计档案管理效率和质量，同时，打通业务系统、财务系统和档案系统之间的隔阂，实现档案数据在线归档自动化和档案数据反哺；最后，通过组织重塑完善档案管理人员发展通道，助力档案管理数字化转型。

1. 会计档案管理流程重组。

依托国网财务中台建设，以“处理自动、响应敏捷、分析智能、决策智慧、生态共赢”为指导原则，对会计档案管理流程进行重组设计，重新设计的会计档案管理流程包含以下几个核心环节：

（1）采集环节。传统的涉财源数据主要是由业务人员线下收集，离线提交。会计档案数字化转型后，银企、政企、税企、企企及企业内部数据互通，以线上采集为主、离线采集为辅，全量采集涉财相关电子文件信息及其对应的结构化信息，通过中台服务进行集中规范、统一管理，实现电子文件全程不落地，一次采集、全链路使用。

（2）报销入账环节。传统的业财处理主要是由业务人员手工发起、财务人员人工审核。数字化时代，借助电子发票、电子合同、电子客票、财政电子票据等数字化载体，辅以“大智移云物区”、数字孪生、虚拟现实等新兴技术，有效支撑业务自动发起、全程智能审批、财务自动入账、风险智能监控、业务全链条检索等价值增值服务。

（3）档案归档环节。传统的档案收集是在业务处理完成后，将待归档资料交给档案管理部门。数字化时代，在业财系统中同步规划电子会计档案归档功能，着力推进在业务流程中嵌入会计档案归档要求，在业务处理完成时同步生成符合归档要求的全套电子会计档案，完成真实性、完整性、可用性和安全性检测并自动入库，保障会计档案实时采集，切实推动会计档案以电子形式单套制归档。

（4）档案利用环节。传统的档案利用方式是由利用人发起的，档案管理者在线下根据利用人的需求提供相对应的服务，档案管理者在档案利用过程中处于被动位置。会计档案数字化转型后，档案管理人员应树立主动管理的思想，通过知识管理、大数据等管理技术，针对档案利用人的普遍需求主动深层次地加工会计档案信息，同时针对档案利用人的特定需求提供相应的特色化服务，从而实现主动、全面且具有个人特色的档案管理服务。

2. 完善信息系统建设。

（1）新增采集通道。针对外部获取凭证，与税务、财政、银行、铁路、民航等主管部门建立发票、财政票据、回单、对账单、铁路客票和航空运输电子客票行程单的在线直连通道，并配合相关机构建立完善数据对外共享机制及标准。

（2）变革报账系统。在报销环节，依托汇集的发票、财政票据等数据，员工发起报销申请，从发票池中获取待报销电子票据，实现金额、税额、税率、供应商等报销信息的自动填充。在审批环节，将税票相关法规、制度内置为系统规则，系统判断合规性，简化后续审核工作。同时开展业务无纸化改造，设计标准格式，以电子签名和签章替代纸质签字和签章，在流程结束后对接数字化档案馆，实现业务单据自动填报、智能审批和自动归档。

（3）升级财务系统。在过账环节，在线聚合发票、合同及报销单等载体信息，区分业务类型内嵌记账规则，实现会计凭证100%自动生成，系统控制不可再次发起报销，并将相关票据状态信息反馈给税务、财政等外部机构，形成票据管理的完整闭环。同时开展业务无纸化改造，在业务流程中嵌入会计凭证、会计账簿、财务报表归档要求，财务业务处理完成即同步生成符合归档要求的电子会计档案。

（4）建立数字化档案馆。在业务处理过程中，实时接收业财系统传入的待归档会计资料，并对照归档对象（会计凭证、会计账簿、财务报表）把相关联业务数据（业务单据、文件、审批流程记录等）完整封装为档案格式版式文件和对应结构化数据信息，进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，通过后进行档案编号、编目，以数字签名等手段形成不可篡改的文件再进行保存。

（5）构建一站式档案利用平台。借鉴现有软件开发经验，会计档案管理系统实现了检索、推荐及知识服务等在内的“一站式”服务。此外，利用大数据及人工智能技术，使会计档案管理系统自动识别和理解会计档案的内容，同时自动为每个会计档案添加内容相关的标签，实现会计档案的自动分类，最终实现会计档案数字化。

三、结语

本文从会计档案数字化转型的内涵、特点、目标、原则出发，探索了会计档案数字化转型，建立了会计档案数字化模型，创新了数字化时代会计档案管理模式，为企业会计档案数字化转型，特别是企业财务无纸化建设提供了一定的实践参考，切实推动了智慧电子会计档案管理工作的发展。

参考文献

【1】施先旺．沙盘推演视角下的业务流、资金流和信息流融合研究[C]//中国会计学会第十三届会计信息化年会报告论文集，2014:174~181.

【2】黄鹤楠．数字化背景下档案工作基本原则研究[D]．沈阳：辽宁大学，2007.