机关事业单位档案基于事业单位档案管理中的电子档案管理研究

梁玉

宜都市卫生健康监督执法大队

摘要：机关档案指的是机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。电子文件指的是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。事业单位档案是国家机构以及社会组织在社会活动过程中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像及其他不同形式的历史记录。随着电子文件的广泛性发展，机关单位机关事业单位的电子档案管理成为了机关档案机关事业档案管理的重要组成部分。如何规范、有效、科学地对电子文件进行管理是各机关单位机关事业单位今后需要探讨的重要话题之一。就是利用现代信息技术将这些档案资料进行有效管理的一种方法，它是信息时代发展到一定阶段的产物。本文主要对我国目前机关事业单位机关事业单位电子档案管理的中出现的一些优势特点做了简要分析，并对存在的问题并提出相应的解决对策。

关键词：机关事业单位机关事业单位；档案管理；电子档案

前言：在机关事业单位机关事业单位中，涉及档案管理的工作范围十分广泛，包括但不限于信息的搜集、整理、鉴定、保管、检索、编研等多个环节，因此，档案管理人员必须具备高度的保密性和综合素质，以确保档案信息的复杂性和重要性得到充分体现保障，尤其是在机关单位机关事业单位，档案管理工作还涉及公众性和保密性问题。随着计算机技术的发展和网络软件的层出不穷，整体的档案管理水平在信息化和数字化技术的推动下得到了质的提升，机关档案机关事业档案的管理也变得更加的直接有效，而电子档案管理则实现了档案管理的简单化和专业化，但仍需对其进行适当的优化和调整以解决存在的问题。

一、机关事业单位机关事业单位单位使用电子档案管理的优势特点

档案管理的本质属性是真实记录，这也是它的价值所在。不管是纸质档案还是电子文件，都要真实反映、机关事业单位档案管理的本质属性目的主要在于为单位提供政策和服务的支持记录单位发展的历史、职工的工作经历。机关事业单位的档案管理职责在于协调管理重要的文件和资料，以服务于档案研究等相关工作。在实际的事业单位档案管理工作中，档案并非由主管机关或本单位的档案管理人员所创建，也不是实际使用的，而是由专家在各机构长期工作的过程中所创造。因此，档案管理的独特之处在于其对管理的高度重视。作为社会管理体系的重要组成部分，事业单位机关档案机关事业档案系统在事业机关单位机关事业单位的工作作和人民群众的生活中扮演着至关重要的角色，其存在并非孤立存在。事业机关单位机关事业单位的档案管理工作是一项旨在提供重要档案信息的社会实践活动，这也是档案管理工作与其他工作的显著差异所在。机关事业单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。的电子档案管理工作必须顺应社会经济、文化、政治等多方面的发展趋势，否则，档案管理工作将失去其独立存在的意义，也无法在社会实现长期发展的过程中扎根。档案管理司作为事业单位的重要组成部分，不仅可以从事档案研究工作，还可以积极收集各类重要档案资料，以更好地服务于社会，满足广大群众的日常需求。

二、加强机关事业单位机关事业单位电子档案管理的具体措施

电子档案管理在事业机关单位机关事业单位中扮演着至关重要的角色，和纸质文书档案一样，是机关单位管理社会活动的真实记录。因此，在明确当前电子档案管理所面临的问题的基本特点后，必须采取积极措施，以解决当前电子档案管理中的难题，从而避免档案管理混乱的现象的发生，保障档案管理工作的有序开展。同时，由于电子文件的特殊性质，容易成为网络黑客窃取国家秘密的途径之一。为了确保机关事业单位机关事业单位的档案信息不会被泄露或被盗，我们需要创新和完善相关的管理制度，并充分采用电子档案管理模式利用网络安全软件，以充分保障电子档案发挥其作用的安全性。

（一）加强对电子档案管理的技术支持，以提升其数字化转型的效率和精度

机关事业单位机关事业单位电子档案管理的充分发挥，取决于计算机软件技术和互联网技术这两大关键因素的实际应用效果。在过去，由于机关事业单位机关事业单位采用传统的纸质办公方式，导致了大量纸张的浪费和存储空间的过度占用，这给档案数据的收集和管理以及后续的查询带来了极大的困难。在事业机关单位机关事业单位的档案管理工作中，采用电子档案管理模式可以显著提高工作效率和速度，减少人力时间成本，因此必须提供必要的硬件和软件设备以支持电子档案管理。在进行计算机系统和软件的选择时，事业机关单位机关事业单位档案管理部门必须严格遵守原装系统和软件的标准，绝不能使用盗版软件和系统，以确保成本的降低[1]。此外，该部门的档案曾经发生过泄露或丢失的事件。此外，电子档案管理形式的引入打破了以往管理模式的束缚，提高了

事业机关单位机关事业单位相关部门的工作效率和众多档案信息的利用效率，减少了档案资源的浪费，保障了档案的安全。随着网络政务办公的的不断增强，电子档案将会在机关档案发展过程中办理着越来越重要的角色，因此，各单位机关单位机关事业单位应注重引进电子档案管理新技术和各类专业设备，不断提升本部门单位档案管理的科技化和信息化水平，以满足网络政务服务需要。，增加电子档案管理等先进技术。随着电子信息技术的蓬勃发展，档案工作的综合管理水平得到了显著提升。

（二）打造一支高素质的专业团队培养档案管理专业队伍

为了提升事业单位电子档案管理的水平，必须建立一支庞大而卓越的专业技术人员团队，这是唯一可行的途径。无论软硬件设备多么先进，其操作和管理都需要专业人才的参与，为了提升机关单位机关事业单位电子档案管理的水平，机关单位机关事业单位需要招聘或者培养档案管理的专业人才。档案管理人员主要负责项目档案整理、编目、统计、和归档工作，同时还要检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施保证档案的完整与安全等工作，专业性强，内容繁杂，因此，机构机关单位机关事业单位在不断引进先进的档案管理技术和专业设备的同时，也应当注重引进档案、计算机软件相关领域的专业技术人才。。持续加强企业管理工作，对部门档案管理部门从业人员进行技术培训，以确保他们全面掌握电子档案管理的各个环节，以便应对档案中的各种变化。判断价值的能力，可以更有效和主动地管理文件。在构建电子档案管理技术人才队伍时，不仅需重视人才引进，更需关注部门内部的人才选拔，致力于提升档案管理部门人员的能力水平，以最大限度地减少不必要的人员调整和调动，让他们充分发挥自身的工作能力。作为事业单位档案管理部门的从业人员，应当紧跟时代潮流，不断提升自身的管理技能水平，不断增强操作计算机和档案管理软件的能力，注重提升自身的工作能力，更加积极地参与到档案管理工作中，追求更高的目标。同时为了提升部门档案电子档案管理水平电子档案管理技术性更强，事业机关单位机关事业单位内部管理部门应致力于培养电子档案管理方面的专业技术人才，并对每位员工的工作优势和劣势进行深入了解，以便将具有不同特点的人才分配到相应的岗位上，从而使他们能够全身心地投入，发挥自身的价值，为部门档案电子档案管理水平的提高做出积极贡献[2]。根据《电子档案管理办法》要求，电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。而另外，作为机关单位机关事业单位档案管理部门的从业人员，也应当紧跟时代潮流，不断提升自身的管理技能水平，不断增强操作计算机和档案管理软件的能力，注重提升自身的工作能力，更加积极地参与到档案管理工作中，追求更高的目标。

（三）建立完善的档案信息安全保障机制

机关事业单位机关事业单位档案所包含的信息极为丰富，其所覆盖的领域也十分广泛。确保这些资料得到全面的保护和妥善的保存，以避免重要档案的遗失和泄露，这是一项相当具有挑战性的任务。因此，电子档案的引入对于事业机关单位机关事业单位管理相关部门而言，是一项至关重要的任务，尤其是在数据安全方面，需要高度重视。为了确保信息资料的全面安全，电子档案　管理者必须对各种重要信息资料进行全方位、实时的监控全过程监管，以杜绝任何可能泄露档案的行为。其次，必须建立一套文件存取的安全机制。对重要的电子文档实行实时记录每一位前来访问档案的人访问限制制度，包括档案管理人员，并限制相关人员进入电子档案系统，以确保机构档案数据得到充分的保护。根据《电子档案管理办法》要求电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识；档案管理员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限；局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。同时，对于电子档案管理中的软硬件设备，机关事业单位应当密切关注专业档案管理软件的升级和专业设备的维护，电子档案管理人员不得使用来源不明或其他未经授权的计算机软件，以确保其在工作中的安全性和可靠性。最后，为了确保机构的电子档案不会受到任何潜在的安全威胁，我们还需要对计算机设备进行全面的安全检查。除了电子档案信息防火墙的设置外，机关事业单位还需要注意防范黑客等不法分子对电子档案信息数据库进行网络攻击的行为。

同时，对于电子档案管理中的软硬件设备，事业机关单位应当密切关注专业档案管理软件的升级和专业设备的维护，同时，电子档案管理人员不得使用来源不明或其他未经授权的计算机软件，以确保其在工作中的安全性和可靠性。最后，为了确保机构的电子档案不会受到任何潜在的安全威胁，我们还需要对计算机测试设备进行全面的安全检查。除了电子档案信息防火墙的设置外，

公共机构机关单位还需要注意防范黑客等不法分子对电子档案信息数据库进行网络攻击的行为。

（四）增加对加大电子档案管理的资金投入，以提升其管理效能

为确保电子档案管理系统的稳定运行，机关事业单位机关事业单位应当注重资金投入专业的计算机管理软件和其他设备。事业机关单位机关事业单位档案管理环境的改造和管理者工作效率的提升，都需要充足的资金投入作为支撑[3]。电子档案管理需要广泛应用先进的计算机互联网技术，事业机关单位机关事业单位管理部门应高度重视档案管理工作的监管和管理，注重资金注入，夯实财政基础，提升整体素质。进一步完善档案资金投入机制，切实把机关事业档案管理发展所需经费纳入制度化轨道，确保档案事业投入有规可循、有章可依。随着时间的推移，电子档案管理的水平不断提升，档案管理装备、信息资料和管理条件也在不断改善，整体管理水平也在与时俱进。

三、结论

综上，传统的纸质档案管理模式正在被事业单位转型为电子档案信息管理模式，这一转变将极大地减轻管理人员的工作负担，同时最大程度地提高档案管理效率。未来的快节奏生活和工作方式将呈现出无限的发展潜力。因此，为确保事业单位电子档案管理的安全性和稳定性，必须建立一套完善的电子档案管理系统，并在技术队伍和资金投入等方面不断提升电子档案管理水平，积极引进最新的技术和设备，以促进档案管理的健康发展和机构的持续发展。

参考文献：

[1]林茂伟.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].中文科技期刊数据库(全文版)经济管理, 2022(5):4.

[2]张丽.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学, 2021(5):2.

[3]王艳.机关事业单位档案管理中的电子档案管理探究[J].文化产业,2022(01):112-114.