建设工程档案管理创新的几个方面

栗雪梅

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摘要:本文从建设工程档案管理的实践操作出发,分管理模式、服务方式、工作程序和协作机制四个方面对建设工程档案管理创新进行了探讨,对促进建设工程档案管理具有一定的借鉴作用。

关键词:建设工程;档案;管理;创新

建设工程档案是城建档案的重要组成部分,建设工程档案管理是城建档案工作最重要的工作内容之一,也是目前城建档案工作中最具活力、各城建档案馆投入精力最多的部份。近几年来,随着城市化持续高速发展,建设工程项目数量和规模都在不断增长,技术复杂程度在不断增加,建设工程档案管理难度也同步增大。在具体操作上,我们往往把建设工程中比较特殊的一部份分开来对待和考虑,如重点工程、市政工程、管线工程、房建工程等等,专门研究其档案管理的方式和途径,这是基于建设工程的多样性、广泛性和复杂性,希望通过一个突破口,打开建设工程档案管理的局面。在现实工作中,建设工程档案管理往往是不平衡的,有的地方重点工程档案管理比较到位,房建工程档案管理比较困难,管线工程档案管理则几乎是空白;另一些地方可能又有很大不同,重点工程档案管理比较困难,房建工程档案管理比较到位,声像档案工作也有所推动。建设工程档案管理创新涵盖了理念创新和程序创新,根本上是要解决建设工程档案编制的原始性、真实性、系统性和建设工程档案报送的程序性、及时性、全面性。本文结合我们的工作实践尝试对建设工程档案管理创新工作进行较全面的分析思考,以期抛砖引玉、共同提高。

一、管理模式的创新

加强建设工程档案管理,关键是建立起建设工程档案管理工作的有效管理模式,“有法可依、有关可把”,建设工程档案管理就能逐步走上正轨。最近几年,怀化市城乡建设档案馆根据国务院第279号令《建设工程质量管理条例》精神并借鉴和完善长沙市、株洲市等地的做法,把建设工程质量终身责任制引入建设工程档案管理,实行“建设工程档案终身责任制”,要求建设单位技术负责人及工程资料员对建设档案负终身责任,有效地提高了建设单位按规范编制并及时报送工程档案的责任意识和自觉性。建设单位技术负责人和工程资料员在责任书上签字时,都感受到了一份责任,觉得手中的笔都是沉甸甸的。这一操作,有效地扭转了“重建设,轻档案”的现象。在具体操作中,我们通过开展建设工程档案编制执法检查、下基层业务指导、开展业务咨询、举办培训班等活动,加强“建设工程档案终身责任制”的宣传和学习教育;我们还把一些重大建设工程事故责任追究的事例整理成册,作为学习资料,送发给各建设单位负责人和资料员,让他们提高认识,“警钟长鸣”。在坚持“依法行政、依法治档”的同时,我们不断加强了本地建设工程档案管理法制建设,也是管理模式创新的重要手段。

二、服务方式的创新

城建档案工作实质上是一种服务性工作。建设工程档案管理需要城建档案工作人员加强与建设、施工、监理等各方的协调和交流,为建设、施工、监理等单位提供咨询和指导,这就需要我们城建档案工作人员做好相关服务工作。在服务方式上不断创新,是我们加强建设工程档案管理的重要手段。最近几年,怀化市城乡建设档案馆打破在家坐等档案送上门的老工作模式,大力实施“外向型”战略,把建设工程项目按片区扫描式清理,要求工作人员走出城建档案馆办公室,深入基层,深入工地,大力宣传城建档案工作相关法律法规和工作规范、标准,重点是宣传国务院第279号令《建设工程质量管理条例》、建设部第90号令《城建档案管理规定》、建设部第136号令《城市地下管线工程档案管理办法》、建设部建办[2007]68号文件《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》、省建设厅湘建[2001]255号文件《关于进一步加强各类建设工程档案管理的规定》和《怀化市城建档案管理规定》、《怀化市城市地下管线工程档案管理办法》等文件,让城建档案工作的重要性深入人心,按规范编制和报送建设工程档案成为各建设、施工、监理单位的自觉行动。近两年来,怀化市城乡建设档案馆还根据深入学习实践科学发展观活动要求,在广泛征求建设单位意见的基础上,结合目前建设工程个性差异大,专业性强,技术含量日益提高的情况,推出了“建设工程档案业务指导个性化服务”的新服务模式。重点是将建设工程项目落实到人,具体工程具体要求、具体指导,制定详细的工程档案编制规范,全程提供业务指导和咨询服务,提高工程竣工验收备案的效率。在具体操作上,对外公布馆内业务工作人员的联系电话、QQ号码和电子信箱,要求对重点工程和地下管线工程除了定期要下工地督查档案编制外,还要做到“随叫随到”及时开展咨询指导;对规模比较大的建设工程,还要组织各分部工程资料员集中培训;即使一般房建工程,我们也要求业务工作人员至少下基层2到3次,并且要参加工程竣工验收会,发现问题及时提出、及时督促整改。通过个性化服务,提高了建设工程档案业务指导的针对性,提高了建设工程档案编制的质量,促进了建设工程项目的规范化管理,受到了建设单位的一致好评。

三、工作程序的创新

最近几年,怀化市城乡建设档案馆把建设工程档案工作纳入建设行政程序,通过建设口把关,强化工程档案业务指导、质量验收和报送接收职能。具体来讲就是把签定《报送建设工程竣工档案责任书》和报送《建设工程档案终身责任人登记表》纳入施工报建程序,然后在工程开工前对建设单位、施工企业和监理公司等单位的技术负责人、资料员进行建设工程档案技术交底,详细讲解该工程档案的具体要求;工程施工过程中加强与质监、安监和监理公司的横向联系,形成联动,定期进行档案业务指导和检查;工程竣工验收会前依国家住房和城乡建设部规范先对工程档案进行初步验收,签发《建设工程档案初验认可证》;领取了《建设工程档案初验认可证》的工程方可召开竣工验收会,我馆工作人员一定要参加竣工验收会,在会上还要对建设工程档案编制情况进行讲评并提出下一步工作要求,确保工程按时竣工验收备案;竣工备案结束后,督促建设单位按时报送建设工程竣工档案,办理《建设工程竣工档案移交证明》,以便于建设单位及时到规划局领取《规划许可证(正本)》,办理产权产籍手续。在具体操作上,怀化市城乡建设档案馆还充分考虑建设工程的整体时效性,严格要求、规范管理、不断提高工作效率。另一方面,我们以高标准加强对自身的要求和管理,通过交叉验收程序,严把建设工程档案质量关,使建设工程档案管理更加规范、力度更大。

四、结语

建设工程档案管理是一个动态发展着的工作领域,在城市建设和城市化高速发展的形势下,工作任务将日益繁重,工作困难和挑战也将日益增加。但只要我们能从管理模式、服务方式、工作程序和协作机制四个方面不断创新,一定能推动建设工程档案管理工作发展,推动城乡建设档案工作全面创新,从而推进城市建设和城市化的可持续发展。

【引用文献】

[1]李琳. 新形势下水利工程档案管理的创新途径研究[J]. 工程技术研究, 2022, 7(10):3.

[2]马莉莎. 探讨信息时代工程建设档案管理工作的改革与创新[J]. 2021.