浅议事业单位档案管理数字化的实践

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吉林省四平市铁西区退役军人事务局   吉林省四平市   136000

摘要：当今，我国经济发展十分迅速，事业单位档案的构成较为复杂，不仅有大量的纸质档案，还有在新技术背景下生成的数字化档案。新时代，为了更好发挥事业单位的公共服务职能，突破传统档案管理方式方法的限制，要大力普及推广数字化信息技术手段，以规范化、标准化和创新化方式解决档案数字化工作过程中存在的问题。

关键词：事业单位;档案管理;数字化;实践

引言

档案管理数字化就是利用数字化的技术手段、高新网络技术以及信息技术将不同的档案资源以数字化的形式进行存储以及查阅，同时通过计算机设备对档案信息进行管理，相较于传统的人工档案管理方式，有效地提高档案管理工作的质量和效率，进而有效地促进机关事业单位实现全面进步和发展的目标。但在现阶段机关事业单位档案管理数字化建设的过程中还存在一定的问题，需对这些问题进行及时的修正，以此提高并促进机关事业单位档案管理数字化建设的水平。

1档案数字化的内涵

借助对多媒体技术、扫描技术、数字存储技术及数字摄影技术等新兴技术的合理利用，档案数字化可以实现把不同形式的传统档案向数字化信息档案转换，并通过专业的软件设备设施及现代网络技术对信息档案进行有效管理，致力于创建有序的档案信息数据库，实现档案信息资源及时共享。数字化信息保存形式对涉及档案相关业务的服务水平及工作效率有着明显提升，不管是机关事业单位的内部档案管理工作，还是对社会群体提供的服务，都可以获得更高的质量及更好的效果。

2提高档案管理数字化建设水平的措施

2.1制定完善的管理制度

在开展档案管理工作过程中，要做好档案分类管理和档案保管，同时，也要加强档案的保密和安全问题。要使档案管理信息化工作得到进一步发展，就需要建立一套健全的档案管理体系，以保证档案工作顺利进行。首先，要制定一套完整、规范的管理制度，明确人员责任，确保每一个员工都能积极参与文件收集、整理和归档工作中；其次，要制定完善且严格的电子文件归档制度，明确人员分工、责任及完成时限；再次，在进行资料整理归类过程中要做到严格按照规定标准执行，规范操作程序；最后，制定详细且统一的技术标准和维护措施等制度，并加强监督检查工作。

2.2创造良好的档案管理数字化环境

事业单位内部档案管理部门需具备良好的档案信息数字化意识外，还应在全单位内部建立良好的档案信息数字化意识，通过这种方式充分创造良好的档案管理数字化环境；同时，事业单位内部应加大资金投入，为档案管理数字化建设提供基础的硬件设施，比如机房、计算机、网络等等。事业单位中管理层应组织档案管理部门对其它部门进行培训，通过这种方式帮助其提高档案管理数字化水平，同时有效地帮助其培养档案信息数字化意识。比如档案管理部门能对财务部门进行培训，会计档案是事业财务管理工作中的重要组成部分，能有效地反映事业单位的管理状况，因此，应重视会计档案的安全性及规范性。规范的会计档案能帮助工作人员更快、更好地发现事业单位在管理中出现的问题，总结相关经验，落实针对性措施，有效地促进事业单位的发展和进步。在对财务部门进行培训过程中，主要目的有两个，分别是帮助财务人员掌握基础的档案使用以及录入技巧、规范档案格式。

2.3加强技术设备投入

为了提升事业单位档案信息安全性，保证档案管理数字化的质量，需要加大对档案管理的资金投入，逐步对档案管理设备进行优化。为此，事业单位要积极申请财政资金的支持，做好档案管理设备设施更新的长远规划与近期的预算申报工作，及时申请必要的设施设备，以满足档案管理数字化改革的需要。认真分析当前事业单位档案管理现状，明确阶段性的工作重点与难点，同时做好相关设备的保养工作，以提高资金的利用率，保证档案数字化的持续有序进行。为了弥补档案管理软硬件技术不足的问题，要在明确档案数字化建设总体规划的基础上发挥第三方支持机构作用，以招标采购或技术服务购买的方式获得第三方支持，在专业档案管理机构的支持下开展相关改革工作，从而全面提高档案数字化建设的效能，为档案数字化提供充分的保障。必要时由第三方为事业单位开发档案管理系统提供具体的系统维护服务，并代为培养专业技术人才，达到促进事业单位档案管理更新换代效果。

2.4加强管理系统与办公系统连接

现阶段，随着我国各类技术飞速发展，以信息技术为首的科学技术在各行业都得到了推广。事业单位在开展科学的数字化档案管理过程中，首先，应将信息技术与办公系统有效融合，从多个角度实现事业单位数字化档案管理的综合发展；其次，必须构建电子文件安全管理体系，在对档案进行管理时，由于档案管理普遍具有特殊性，应提高事业单位档案信息安全性，最大限度地激发档案信息基本价值，促进数字化档案与档案制度化有效结合；最后，事业单位在对软硬件系统进行管理时，必须交给专业人士，例如：按时更迭数据库信息、在系统内安装杀毒软件，设置用户访问权限等，就算发生意外情况也不会致使数据缺失。除此之外，机关事业单位在对软硬件更新时，应及时维护与监测，找寻影响系统运行稳定的外界因素，增强档案利用率，为档案创建安全的使用环境。同时，在数字化管理过程中，也不能彻底抛弃传统档案管理工作，应加强双层保护，为数字化档案管理进一步发展夯实基础。

2.5提高档案信息化的安全性和保密性

安全是数字档案的基础，只有确保计算机网络安全、数据安全，才能实现档案信息的共享，因此，在开展电子文件归档时就需要严格按照国家规定对电子文件进行分类和管理。对于有较高保密要求的文档必须要进行密级和加密操作。为保障电子文件不会被泄露，要建立起一套完备的保密机制，使其具备可执行性、可检查性和可靠性。档案管理部门可以利用现代信息技术为档案信息提供一个安全可靠的存储环境。档案利用人员需要在计算机上安装杀毒软件和防火墙，并对其进行定期备份，一旦发生病毒或黑客入侵可以及时应对。档案管理部门还可以在工作中利用身份认证技术，确保用户能够使用真实的身份进行文件阅读操作。

结语

随着科学技术的不断发展，我国传统事业单位档案管理模式已经无法满足新时代要求，要想适应时代发展，就必须进行档案管理方式的创新。档案管理数字化是一项非常重要的工作。采用数字技术对档案管理进行有效改进，提高档案的使用效率。在推动机关档案管理数字化过程中，必须进一步强化信息技术的运用，强化新技术运用的成效，建立健全评价和奖励制度，还应根据事业单位工作实际情况对管理模式进行调整，确保信息化和档案管理模式相适应。另外，还需对档案管理数字化进行统一规划与指导，提升工作能力。事业单位在开展档案管理数字化时，一定要结合实际情况，加强对相关人员进行专业知识与技能培训。通过采取一系列措施，解决当前事业单位在档案管理数字化过程中存在的问题，使档案管理数字化建设得到有效提升。

参考文献

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