信息时代机关档案管理创新与发展研究

                        ,温雪

          东胜区人事人才公共服务中心017000

摘要：在全面建设社会主义强国的过程中，我国各级政府正在转变为服务型政府，机关内部的各项工作也在发生变革。随着社会的发展，落后的档案管理方法已然不符合现代化工作的要求，档案管理工作进行调整和改革已经势在必行。机关的档案涉及社会公众事务、工作人员的经历等，各地机关正在以全新的面貌迎接新时代，正在努力改进内一系列不合理、不科学、不先进的工作方法和形式。基于此，本篇文章对信息时代机关档案管理创新与发展进行研究，以供参考。

关键词：信息时代；机关；档案管理；创新发展

引言

档案管理是一项比较烦琐的工作，其管理对象是机关开展行政活动时产生的意义突出且需要妥善保管的文件。档案既是设立、变更、注销及其他活动的历史记录，也是对工作开展情况及员工个人信息的准确记录，具有较强的法律效用；不仅如此，它还是一种非常重要的信息凭证，是对国家档案的有效补充。在新时代发展环境下，机关应深刻认识加强档案管理的重要性，以社会发展、技术变革以及档案管理呈现出的新特点为切入点，采取灵活合理的方法解决档案管理现存的问题与缺陷，弥补传统管理方法的不足，与时俱进地革新管理策略，促进档案管理工作高效优质地推进，助力机关的各项工作取得预期成效。

1档案数字化管理的意义

档案管理数字化意义体现在三方面。首先是能更好地实现信息资源的共享目标，档案管理工作其实也是信息管理工作的一种，数字化管理就是从传统的重视实体转成为重视内容，由档案室查询向互联网平台检索转变。因此档案管理数字化建设能有效地促进信息资源的共享，进而能提高机关的管理水平，实现经营管理目标的积极促进作用；其次是能提高档案信息的利用率。在传统档案管理工作中，由于查阅档案时间较长，所以对档案信息的发掘和使用工作质量显然不能满足机关经营管理的要求。但数字化建设的应用能有效地提高档案的利用率，降低查阅档案工作的时间，同时还能充分利用相关信息技术对档案信息进行总结和整合，有效地提高档案信息的使用质量和效率，进而充分发挥信息价值，帮助机关实现管理的目标；最后，就是有利于档案的自身保护。在传统的档案管理工作中，实体档案的保护对外在环境具有严格的要求，同时每次的查询以及复印都会对档案原件产生不可逆的影响，也就是说传统档案管理中的档案是有使用寿命的。但数字化档案的使用寿命不会受到使用次数的影响，有利于更好地保护档案；同时对一些相对古老的、珍贵档案讲，数字化管理能更好地保护档案原件；此外，档案数字化管理也适应自动化办公及电子政务建设的需要，能满足用户的个性化需求，有效提高档案发挥的数字价值。

2机关在档案管理中存在的问题

2.1档案管理人员专业技能薄弱，阻碍档案管理工作稳步开展

在实际操作过程中，部分机关虽然积极致力于提升档案管理水平，但是由于档案管理人员专业技能掌握不到位、综合素养较低、新技术方法接受能力差等问题，导致档案管理水平难以快速提升，在一定程度上阻碍了档案管理工作的稳步开展，同时，也影响了案管理工作信息化、数字化发展。

2.2缺乏对档案管理的重视，影响档案管理水平提升

目前，有些机关在内控管理建设方面，将大部分的时间和精力投入到业务板块，以提升业务能力为主要目标构建并健全内控管理制度体系，缺乏对档案管理工作的关注。首先，随着社会的不断发展，机关的档案资料越来越多，管理难度与日俱增，但是很多存在档案管理工作地位低的情况，甚至没有创建专门的档案管理部门，也未安排专门的工作人员负责档案管理，造成档案管理工作一片混乱。其次，机关的某些领导干部思想陈旧，尚未深刻认识到档案管理的必要性和重要性，缺乏对档案管理工作的全面部署及统一组织，抑或是以资金匮乏、时间紧张等为由搁置档案管理工作，导致档案管理成效不尽如人意。

3改善机关档案管理水平的实践策略

3.1完善档案管理信息化制度，建立配套的岗位管理机制

首先，制定严格的规章制度，规范档案管理流程。当出现问题时，严格按照制度规范进行处理。为使档案管理更加规范，机关可根据实际情况制定专门的档案信息化管理制度，明确档案收集范围、档案使用、保管期限和移交程序等。应包括电子文件归档与管理制度、安全保密制度、数字档案查询利用制度、档案数据管理维护制度、数字档案鉴定销毁制度、档案数据网络和信息设备维护使用制度、档案库房管理制度。其次，健全档案机构设置与人员配备制度，建立《机关档案管理人员岗位责任制》《机关档案工作管理制度》以及形成配套的激励机制。制度中需要明确建立档案管理组织体系、机关档案管理责任体系、机关档案保管体系和机关档案资源的开发和利用机制。建立档案员信息化技术素养提升激励机制，将信息化专业素养的提升与档案信息化建设进程衔接，促使档案管理员自觉地提升自我专业素养、信息化技术应用水平和安全保密管理意识等，推动机关档案管理与其他业务管理工作的深度融合。

3.2提升机关档案管理工作人员的综合素质

首先，提高工作人员准入门槛是硬性条件要求，设立专门的负责部门，杜绝工作随意性高、工作质量差的问题发生。在招聘专业的档案管理工作人员时，除了考察其专业知识之外，还要考察他们的责任心以及对机关工作内容是否了解。其次，要加强对档案管理工作人员的培训工作，培训的内容包括专业技能和信息技能，可以聘请专门的档案管理培训专家深入开展培训工作，还可以学习其他先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。为了鼓励工作人员主动学习、提升技能，还可以向参与培训活动的工作人员发放补贴，并在培训工作结束之后进行考核，通过考核的工作人员可以获得奖金奖励和绩效奖励。如此一来，机关将会收获一个具有过硬档案管理实力的团队，各种档案信息的价值才有可能得到最大化应用。

结束语

总之，数字化是档案管理工作发展的重要趋势，能有效地发挥档案信息的价值，提高对档案信息的保护，进而推动机关实现进步和发展。因此，机关内部应建立健全档案管理数字化建设制度和流程、应用信息加密技术、提高档案管理人员的专业素质、创造良好的档案管理数字化环境，通过这些方法提高档案信息的利用价值，促进机关达到提高经济效益和社会效益的目标。

参考文献

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