加强企业档案信息化建设

张金华

天津泰达工程检测有限公司 天津市 300457

摘要：在企业发展过程中，档案管理工作至关重要，随着时代发展，传统管理方式较为落后，存在很大的问题。现今，随着社会发展节奏的加快和人类活动交往的日益频繁，各个阶段、各个领域、各个层面的信息越来越多，形式也越发复杂；与此同时，随着计算机技术和网络信息技术的发展，传统的纸质档案和传统的档案管理模式正面临着前所未有的变革和重大的挑战，以往的传统管理体系已经不能满足当代的时代变迁及工作需求，我们应当在网络环境下，加强对档案管理工作的创新思考，更新档案管理观念，将传统的纸质管理逐步过渡到纸质和数字管理相统一的方式，同时在网络环境下注重相应的网络安全防护，这样才能更好的促进档案管理水平的提高，更好的促进档案管理工作的高效开展。

关键词：企业；档案；信息化

引言

信息化是档案管理工作发展的主流趋势，同时，也是企业构建现代化管理机制的重要组成部分，信息化水平在很大程度上体现了企业的竞争力与发展水平。档案管理是企业管理的重要组成部分，提升档案管理信息化水平，既有助于提升档案信息资源的利用率，也能为企业的发展提供有力支持。因此，应结合企业发展需求，加强档案管理信息化建设，提升企业档案管理水平。

1企业档案信息化建设价值

信息化与档案管理工作的深度融合，不仅有助于发挥档案数据、信息、知识的时代价值，还对提升档案信息资源的利用率，催生档案管理新模式、新业态有积极作用。通过信息化与档案管理的“化学反应”，能形成一个完整的现代化档案管理体系，为用户查询档案提供智能服务。同时，以电子档案来保存档案资源还能有效解决纸质档案存储难的问题，能够有效降低档案收集、保存的处理难题，确保其完整性、安全性。大数据时代，数字化的应用促使档案信息化管理实现了跨界、跨行业、跨时空地域的管理，真正达到资源优化整合的效果，促进信息快速流转、融合，推动企业单位档案信息资源共享规模、服务质量同步快速发展。随着信息化的不断加深，这一现象还会持续深化，档案信息化建设也会更加深入，档案管理的整体效率也会大幅度提升，对档案管理发展也大有裨益。

2加强企业档案信息化建设策略

2.1拓展档案信息资源服务领域

企业档案部门需要充分做到“走出去”，与社会发展接轨，使档案管理工作进入公众群体中，对于群众在档案信息资源应用中的需求予以了解。有关档案管理部门需要对档案进行深入加工，主要目的在于更为有效地对社会提供服务。为此，档案部门需要对服务领域进行不断扩展，提升对档案信息资源的开发力度，落实科学、合理、完善的激励机制，使档案管理人员能够参与到档案的编制管理工作中。档案管理人员需要对企业发展的需求进行考量，在档案编研工作中，确定开发方向，形成集技术、知识与信息为一体的智力型服务模式。同时，发挥档案资源优势，确保企业在工作的各环节能够获得档案信息支撑。此外，档案部门需要解决合作度不足、封闭度较高等问题，构建互联互通、高度共享的大档案意识。在技术角度，积极与单位内其他部门有效合作，形成高效发展路径。企业在开展档案服务工作中，需要确保深入理解档案服务内涵，真正对用户的需求进行分析，强化服务方式，对服务内容进行创新，对于服务领域进行有效拓展，确保公众对档案信息资源开发与应用的认可度得到提升。

2.2完善档案管理数字化建设基础设备设施

信息化管理与传统的管理方式差异较大，其主要表现在信息内容储存与管理方面。开展信息化管理需要企业满足一定的客观条件，需要配备相应的软硬件设备才能运行。比如，扫描仪、电脑、复印机缺一不可，为了提高企业资金的利用率，避免因为资金问题导致信息化建设问题出现，企业可以积极设立档案数字化管理财务项目，通过项目的方式提高资金利用率，并推动数字化建设稳步开展，并以档案管理部门的人数、工作年资、工作中的优缺点对岗位进行划分。特别是在数字化设备到位后，必须对企业档案管理部门的人员开展培训活动，使其掌握设备的正确操作方式。为了进一步提高档案资料的检索效率，企业还要针对档案信息系统进行创新，通过专业人员结合企业档案特点研发检索软件，提高档案管理的工作效率。同时，还可使用档案管理的自我检测功能，及时有效地对档案管理中出现的错误内容进行检查，保障企业档案数字化建设的成效。

2.3应用多种管理技术

信息化是当代产业发展的关键主题，实现档案信息化管理是必然发展趋势，为进一步提高档案信息化管理质量，应积极应用当代先进技术，通过技术集成构建档案信息化管理平台。借助BIM技术将内设计方案以电子化模型的方式呈现出来，使设计、交付清单、变更管理具体细节更为清晰直观；运用数据关联技术展开数据跟踪管理、标准管理、进度审核管理；借助GIM实时通讯框架确保档案数据信息能够在管理平台内流畅传输与应用；通过智能化搜索引擎确保信息化档案检索应用便捷程度；在上述技术集成化引用下保障档案信息化管理平台功能，为实现平台一体化管理，进一步引入物联网技术，以此完成档案信息化管理平台的一体化、集成化管控。在档案信息化管理平台运行管理期间，可引入大数据技术展开分析测算，以此即可保障档案信息化管理平台运行功能与效果，最大限度提升档案信息化管理质量。

2.4提升档案管理工作人员综合素质

工作人员的思想观念、职业素养、专业能力是创造价值的支撑，为开发和挖掘档案信息资料的价值提供保障，提升工作人员综合素质有多种渠道。首先，提高工作人员准入门槛是硬性条件要求，设立专门的负责部门，杜绝工作随意性高、工作质量差的问题发生。在招聘专业的档案管理工作人员时，除了考察其专业知识之外，还要考察他们的责任心以及对企业工作内容是否了解。其次，企业要加强对档案管理工作人员的培训工作，培训的内容包括专业技能和信息技能，可以聘请专门的档案管理培训专家深入单位开展培训工作，还可以学习其他单位先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。为了鼓励工作人员主动学习、提升技能，单位还可以向参与培训活动的工作人员发放补贴，并在培训工作结束之后进行考核，通过考核的工作人员可以获得奖金奖励和绩效奖励。如此一来，企业将会收获一个具有过硬档案管理实力的团队，单位各种档案信息的价值才有可能得到最大化应用。

结语

网络背景下，档案管理是社会生活的重要方面，在信息技术飞速发展的今天，档案管理工作正面临着重要的历史机遇和时代挑战，档案管理应抓牢时代发展所带来的机遇，在传统档案管理的基础上，随网络技术的发展不断进行变革，积极创新档案管理工作，将档案与网络信息技术相结合，明确创新型档案管理理念、完善档案信息化建设、加大引进复合型人才的力度，提升档案管理实效，做到档案与时俱进，以更好的方式服务于人民大众，为社会提供快速、准确的档案管理信息服务。

参考文献

[1]何秀清.新时代档案信息服务定位的调整与优化探讨[J].档案管理，2021（22）：54-55.

[2]张燕.档案管理人员在大数据背景下的专业素养要求[J].兰台世界，2017（16）：30-32.

[3]张泽敏.大数据背景下如何提升档案管理与服务能力[J].城建档案，2019（2）：57-58.

[4]周林兴，龙家庆.信息治理视域下档案服务质量优化反馈机制探析[J].兰台世界，2019（3）：13-17.

[5]孔凡峰，孙玮.加强档案管理人才队伍建设的几点思考[J].山东档案，2019（04）：67-68.