国有企业如何更新档案管理理念，实现档案

规范化,标准化管理

陈彩凤 

广东省港航集团有限公司   广东省广州市   510111

摘要：档案中所隐藏的丰富信息在社会生活中的各个领域都发挥着不可替代的作用，提高档案管理工作水平，推进现代档案管理工作的发展就需要改变以前的传统工作理念，形成正确的现代档案管理意识。本文主要探究目前国有企业档案管理的现状及新时代档案管理规范化、标准化的几点措施，以供档案工作者带来参考和启示。

关键词：档案管理理念；规范化管理；措施

引言：根据最新的档案管理要求，结合新时代赋予档案新使命，档案管理工作必须要运用科学的方法和手段，逐渐规范化、标准化、现代化，逐步提高档案工作质量和利用效率，促进档案工作更好赋能企业数字化改革和经济高质量发展。

1.新时代档案管理规范化、标准化的重要性

习近平总书记曾说过：“档案工作是一项重要工作，主要是因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结、规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案是一个企事业单位发展、经营、关闭（清退）等全过程的重要无形资产。在发展历程中，档案管理工作的重要性也越显突出，逐步受到档案管理部门和企业领导的重视，尤其是现代化信息发展，档案管理工作要适应新形势、新要求，实现档案工作现代化的关键环节，标准化、规范化管理至关重要。无非厚非，国有企业档案是一项重要、唯一的、安全的、稳妥的信息来源，对国有企业在各个时期做出的决策部署提供重要依据。

2.部分国有企业档案管理现状主要问题

2.1企业分管领导或管理人员档案意识薄弱

有不少国有企业分管档案工作的领导缺乏档案意识或对档案工作不够重视，认为此项工作不直接创造经济效益，却需要投入经费、人员、设备等，给企业造成一定负担。如果企业经济效益不好，档案管理工作急需的各项人力、物力更是一拖再拖；较多档案管理工作人员对于自己的工作职责存在着片面性的认知，认为工作内容就是简单性地进行记录、收集，再将记录与收集后的内容进行分类与存档。另外，档案管理人员对档案岗位职责认识不深，认为工作过程只需要简单的流程即可完成工作任务，进而未对档案管理工作高度重视。在上述这些错误工作理念下，导致档案安全管理工作长期处于岌岌可危状态中，造成档案管理未充分发挥出应有的作用，甚至于档案管理工作处于失控的状态。其实，档案管理工作是整个企业的基础与根基，只有管理规范有序，工作过程有条不紊，才能促进企业整体工作达到顺利开展的要求。

2.2立卷归档标准不完善

档案管理工作的开展包含收集、整理、利用有价值的文件资料、视频、照片、实物等，在实际工作中需有明确的立卷归档标准作为依据，避免宁滥勿缺的错误思想，档案人员不能随意立卷或归档，可能导致人力资源浪费，增加档案管理的工作量。当前，国有企业存在立卷归档标准不完善的问题，或在文件资料堆放在办公室一角。对于如何立卷归档没有明确的规范，由于人工立卷归档，在一定程度上存在主观性，进而导致归档质量下降。

2.3信息化建设力度不足

档案管理工作量较大，涉及的企业业务范围如财务共享、人力系统、物业管理系统、工程管理系统等等广且复杂，只依靠档案室寥寥几人无法实现有效管理，新时代随着信息技术在档案管理中广泛应用，传统的档案管理模式、落后的档案管理系统、无法满足等保要求的信息系统等等已经无法满足新时期的档案工作要求。企业内部问题，例如档案管理人员缺乏档案专业知识、档案管理系统功能欠缺、没有配备配套的硬件设施，系统缺乏前瞻性和扩展性，无法保证档案管理工作的效率，同时也不利于档案数据的安全管理。

2.4部分国有企业档案管理方法滞后

现阶段，广东省国有企业正处于企业改革三年行动计划的收官之年，国有企业的档案管理水平良莠不齐，其原因在于不少企事业单位在档案管理工作由办公室人员兼职，或者身兼多职，且没有落实档案管理制度。在过去很长一段时间，不少国有企业档案管理工作普遍由办公室文员以及勤杂人员负责，由于这些岗位人员调动频繁、业务素质较低，导致在档案管理工作中无法有效、科学的进行档案信息收集、整理和处置，在档案工作中出现问题时处理不及时，给企业的发展带来很大的影响。这些管理问题主要表现在：首先，档案管理人员工作中对档案信息的种类、资料分类缺乏重视度，在日常工作中出现档案信息混淆，对归档范围和期限把握不准。其次，没有设定科学、合理的档案目录，导致档案信息在检索的时候出现检索不科学、检索错误以及无法对档案信息及时有效检索的现象。最后，档案管理工作开展方式相对落后，档案管理安全意识不够，造成档案信息失真、档案信息丢失以及泄露严重。企业档案在很多时候能作为法律举证的重要的材料，尤其是各类经济纠纷中，会给企业发展带来不同程度影响。

3.如何做好新时代档案管理规范化、标准化

3.1提高档案意识，更新管理理念

首先国有企业领导应具有前瞻性眼观，深刻意识档案管理对企业的发展所具有的重要性，应不断更新档案管理理念，并采取有效的措施促进档案管理工作人员的管理理念能够与时俱进，可以利用网络了解档案管理前沿信息，将当下的先进的档案管理理念应用于实际工作中，可通过培训的方式、鼓励档案管理人员自修、向管理人员提供各种外出学习的机会，了解不断更新的档案管理理念，并与企业实际相结合创建出适合企业且促进良好发展的档案管理方法，进而让企业在档案管理充分发挥作用的同时实现快速发展的目标。档案工作应由重保管向重服务转变，并且能为企业提供有价值的信息，为企业经营管理和社会经济发展服务。

3.2完善管理机制，建设管理体系

首先在开展档案管理工作时，要严格遵循《中华人民共和国档案法》及有关法律规定，结合企业档案管理规章制度，健全档案部门的各项管理流程，明确管理工作的归档范围及操作流程要求，尽可能减少出现不应归档的文件归档处理、文件归档不完整、不齐全。其次，企业档案管理人员需接受上岗培训，明确岗位要求和工作标准，收集材料时也要严格按照归保管期限表归档范围，根据鉴定的标准，设计好案卷，详细准确编制目录。在开展档案管理利用工作时，充分收集各类价值较高或使用频率频繁的文件资料及时组织各项专题编研。最后，企业档案部门需定期开展自检、审核工作，不断优化档案管理的日常工作。

3.3采取科学措施，规范档案管理

在开展档案管理工作时，为了确保管理规范性，首先必须采取科学措施，加强档案管理力度，从而确保管理规范性和文件归档的完整性。在实际工作中，国有企业或许应注重档案移交审批过程的规范化与制度化，确保档案文件的可查找性，同时采用动态化模式管理企业档案。当档案资料发生变动时，应第一时间做好修正处理，确保档案内容的时效性与准确性。其次企业应注重考核档案管理工作，将档案工作纳入各项检查和评估中，及时掌握档案管理现存问题，采取科学措施进行纠错，维护档案管理的规范性。最后企业应加强对档案的征集和整理，并加以分析，加以研究，为企业提供有重大价值的资源。

3.4加强信息技术，配备必要软硬件设施

在信息技术快速发展下创新出较多先进的信息技术，如果将适合应用于档案管理工作中的先进信息技术引入档案管理工作中，如数字档案室能够进一步提升管理的质量与效率，助力综合档案室实现数字化转型升级，并且能够对于每次管理的过程都能够快速呈现给管理人员、企业领导者，会因档案管理工作过程清晰化、明确化、透明化、保障管理过程的规范性，并且可以通过先进的信息技术及时发现管理工作中存在的问题与不足，通过有效的改善过程如四性检测等保障档案管理工作的质量。另外，在档案管理工作透明化与公正化的效果下，能够让企业员工积极地投入工作中，进一步推动了企业更稳定地向前发展。企业要根据档案管理系统配备配套的硬件设施，进而达到提升档案管理融入先进技术的目的，并在先进技术充分发挥出作用后，能够推动档案管理工作效果进一步成长，为企业的发展提供更大的助力，实现企业发展战略的目标。

3.5创新档案管理模式，加强集约化管理

企业档案部门如何推进规范化管理，是落实规范化管理模式的基础。首先要提高档案部门的职能，加强档案管理职能，避免成为弱势或者边缘化部门。同时加强对二三级企业进行集约化管理，改变传统管理方式，一盘散沙自个为营，以现代的管理理念和方式来编制档案体系，同时还能避免企业重复投资，降本增效。除此之外，档案管理工作中应对现有管理范围进行衍生拓展，逐步加大对重要活动照片、党委会、董事会、总经理办公会录音、实物等收集和管理。

3.6运用数据分析，提升档案服务水平

分析档案利用数据信息，检验档案管理成果，促进管理提升。通过分析，查找关联点和特殊点，挖掘潜在信息，使档案部门及时针对用户各种档案利用需求，准确定位服务，并从数据信息反映新情况、新问题，及时调整和改进工作思路和方法，为企业领导决策提供有力的信息支持，从而有效提高档案管理和服务水平，为公司的生产经营、安全环保、企业文化建设中心提供有力支撑。

4.结束语

综上所述，企业档案管理工作应达到与时俱进的要求，对于工作内容、工作范围、档案收集方式、档案服务、档案管理系统等方面要不断更新，进而促进档案管理工作能够满足当下的需求，让档案管理工作能够更稳定、更快速地向前发展。要实现这一目标需要更新管理理念，并采取机制创新、加强干部队伍建设、加大基础设施投入等有效的措施促进管理过程达到规范化要求，实现档案管理的质量与效率不断提升。

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