提高档案管理科学化水平的路径选择

姚盼盼

依安县委政策研究中心 黑龙江齐齐哈尔 161500

摘要: 档案管理是一项比较烦琐的工作，其管理对象是机关事业单位开展行政活动时产生的意义突出且需要妥善保管的文件。鉴于此，现首先对机关事业单位加强档案管理的重要性进行论述，分析提高档案管理科学化水平的路径选择，促进机关事业单位档案管理水平不断提升。

关键词：档案；管理；科学化

引言

档案既是事业单位设立、变更、注销及其他活动的历史记录，也是对单位工作开展情况及员工个人信息的准确记录，具有较强的法律效用；不仅如此，它还是一种非常重要的信息凭证，是对国家档案的有效补充。在新时代发展环境下，机关事业单位应深刻认识加强档案管理的重要性，以社会发展、技术变革以及档案管理呈现出的新特点为切入点，采取灵活合理的方法解决档案管理现存的问题与缺陷，弥补传统管理方法的不足，与时俱进地革新管理策略，促进档案管理工作高效优质地推进，助力机关事业单位的各项工作取得预期成效。

1事业单位档案管理工作的现实意义

1.1是事业单位各项工作的基础

档案管理工作在事业单位发挥着基础作用，是单位内各项工作、各项业务的前提。例如，单位在开展工作人员招聘时，档案管理能够为人员招聘提供相应的帮助；在日常管理工作中，便于单位领导结合工作人员的日常表现进行评判；在开展业务时，业务档案能够为其提供参考和借鉴。事业单位档案资料还包括财务档案资料，能够清晰说明单位资金的使用情况，作为资料保存在单位内部，为今后处理财务工作提供参考。

1.2能为事业单位领导决策提供参考

档案管理工作能够保障事业单位领导决策的科学性与有效性，人事档案中会详尽记录工作人员的业绩，这类内容与员工的利益有着密切关系。当事业单位的工作人员需要发生调动时，人事档案能够为单位领导决策提供相应的信息。公文档案详细记录了事业单位内公共事务的全过程，在一定程度上能够反映工作人员的个人能力，同样是事业单位开展决策的参考依据，能够保障决策的有效性和科学性。

1.3有利于保证档案资源的完整性和真实性

首先，提高事业单位档案管理水平，结合创新化问题对档案管理内容、具体流程和方法进行统一明确和配置，减少档案管理中的各项问题和漏洞，使得档案资源能够准确反映出事业单位的各项工作。其次，档案资源包括事业单位的各项工作内容，可以为事业单位各项工作的创新发展提供有力支持和保障，逐渐解决传统管理模式中存在的问题，提高档案类目设置、信息资料立卷归档和信息资料利用的质量及效率，避免出现重要档案资料和信息丢失、损坏的情况，实现快速清退、更新和销毁的基本功能，保障档案管理工作秩序。

2提高档案管理科学化水平的路径

2.1建立完善的档案管理制度

首先，事业单位需要根据自身发展水平和经济实力建立完善的档案管理制度，对其中的各项管理职能作出有效指示和说明，充分体现出档案管理的效果和效益。同时，对现阶段的规章制度进行科学分析和统筹规划，采取有效的优化与改进措施，解决制度中存在的滞后性问题，并在掌握实际管理需求的情况下开展规范化处理和操作，从而提高制度的完整性。另外，事业单位应对现有制度进行全面调查和分析，对其中的部分制度内容进行调整和优化，保证其符合工作实际要求。事业单位应积极借鉴其他部门和管理人员的成功经验，使档案管理协调性在原有的基础上达到最佳，提高制度的规范程度。事业单位在完善档案管理制度的基础上，还可以采用奖惩机制来提高管理的质量和效率。对在档案管理中表现不合格的人员应进行适当惩罚，而对表现比较良好的人员则应给予奖励，同时提供相应的晋升渠道，使其能够更加高效地投入工作中。

2.2加强档案管理信息化建设工作

对事业单位档案管理工作情况进行分析可以得知，此项工作比较复杂，并且需要花费大量的时间和精力。由于传统的事业单位档案管理模式对人力资源的需求较高，单位应尽可能避免出现信息遗漏问题。事业单位应通过应用互联网技术，提高档案管理的信息化水平，使其朝着智能化和数字化的方向发展。首先，做好档案信息库开发工作，对各项档案信息进行归档处理，对档案管理内容进行适当创新，使其以数字化的方式实现录入。其次，应用信息化档案方式建立档案管理体系，同时规范人员和信息化档案的建设要求内容。最后，按照信息化档案管理方式要求采取责任分配制度。将档案管理中的职责和需求具体落实到每个管理人员身上，保证档案管理工作的高效性，通过信息化技术，达到事业单位档案科学管理的目标。

2.3加快档案技术设备升级

为了满足档案现代化建设的需要，还要加快档案技术设备升级，推动档案管理软硬件的持续更新，满足新时代档案信息使用的需求。事业单位还要从实际情况出发，理清事业单位档案现代化的发展思维，根据现有的档案业务需求和财务、技术要求档案技术设备更新方案，明确阶段性工作重点，提高档案设备升级的合理性。把握前沿技术趋势，树立大数据、云存储和智能化管理的思维，高度重视开发或选用成熟的档案管理系统，基于先进的软件和必要的档案处置设备提高档案现代化的效能。例如，加快档案管理系统与局域网的建设工作，开发具有智能化和虚拟化特征的档案检索软件，积极引进大数据，开发或购买云端服务等，从而助推我国事业单位档案管理现代化的持续进行。计算机已经成为档案管理的主流，构建智能化、无纸质、动态化的档案管理系统，实现软硬件技术的持续升级，才能保持档案管理工作的与时俱进。

2.4提升机关事业单位档案管理工作人员的综合素质

工作人员的思想观念、职业素养、专业能力是创造价值的支撑，为开发和挖掘档案信息资料的价值提供保障，提升工作人员综合素质有多种渠道。首先，提高工作人员准入门槛是硬性条件要求，设立专门的负责部门，杜绝工作随意性高、工作质量差的问题发生。在招聘专业的档案管理工作人员时，除了考察其专业知识之外，还要考察他们的责任心以及对机关事业单位工作内容是否了解。其次，事业单位要加强对档案管理工作人员的培训工作，培训的内容包括专业技能和信息技能，可以聘请专门的档案管理培训专家深入单位开展培训工作，还可以学习其他单位先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。为了鼓励工作人员主动学习、提升技能，单位还可以向参与培训活动的工作人员发放补贴，并在培训工作结束之后进行考核，通过考核的工作人员可以获得奖金奖励和绩效奖励。如此一来，机关事业单位将会收获一个具有过硬档案管理实力的团队，单位各种档案信息的价值才有可能得到最大化应用。

结束语

综上，档案管理工作的规范开展及高效推进是机关事业单位各项工作正常开展的有力保障。机关事业单位的领导人员应打破传统理念的束缚，从思想上正确认识到档案管理的重要性，通过多项举措推进档案管理工作高效优质开展，从而促进机关事业单位内部各项工作稳步推进。

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