建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

苏丽文

成都天府新区投资集团有限公司  四川成都  610000

摘要：在建设过程中，不仅要考虑到技术、材料等因素，还要考虑到文件的科学与否。然而，目前我国建设项目档案工作中普遍存在着一些问题，如：档案资料的保存不及时，档案的利用率不高等。在新的时期，由于人民对建设项目的品质提出了更高的需求，所以，施工单位要强化对档案的科学的管理，确保档案的真实性、完整性和时效性，并对档案的运用方式和方式进行清晰的认识，将档案的价值进行最大限度的发掘和发挥出来，从而为以后的建设项目的运营和管理工作奠定基础。所以，对建设项目文件进行科学的管理是非常必要和迫切的。

关键词：建筑工程；档案资料；管理

1建筑工程档案管理的重要性

1.1有利于施工管理经验的积累

在互联网时代，从建设项目的启动阶段到竣工验收阶段，产生了无数的档案和信息，包括许多与工程建设的技术流程、进度、质量、成本、安全等方面有关的处理方法。利用现代信息技术改进材料信息的归档和汇总，共享信息，可以为参与建设项目的所有部门提供成功的经验，有助于防止此类情况重复发生，并充分确保建设项目的安全性、可靠性和效率。此外，建设单位可以根据档案信息进一步优化工程建设计划和管理模式，对项目管理人员进行培训和学习，组建高水平的工程建设管理团队，从而进一步提高建设项目的管理水平，降低各类安全事故的发生率，确保建设项目效益目标的实现。

1.2有利于后期管理维护工作的开展

由于其使用寿命长，建筑项目不可避免地会遇到一些无法及时解决的产品质量问题，这也会影响建筑的作用，并导致建筑客户的日常生活发生变化。档案工作者必须做好档案工作，将有关建设项目的综合信息存储在相应的数据库中，为建筑结构和内部结构中各种设施设备的后续运行和维护提供依据，协助相关管理人员制定更严格、更详细的运维计划，有效实施预防性维护工作。这可以保证电气设备、给排水管道、暖通空调等相关设施的正常使用，有利于智能系统和人性化生活条件的建设，提高建筑客户的满意度，为建筑业的发展奠定基础。

1.3有利于提高建筑安全系数

建筑物的整体性能是衡量其使用寿命的重要指标。在评估建筑的整体性能时，有必要参考建设项目的档案，因为档案信息可以客观地反映建筑的主要特征。评估人员将对档案文件中记录的相关指标值进行计算和分析，然后对建筑质量和性能进行准确评估，确定其是否符合相关标准，尽快消除质量和安全风险，确保建筑运营的安全性和可靠性。档案工作者只有加强建筑工程档案管理，做好分部分项档案管理，才能保证建筑使用寿命预测分析相关工作的顺利进行。建筑管理者需要根据预测分析档案中的评估结果使用全生命周期管理策略，对建设项目实施专业化、精细化的管理方法，为客户生命和财产的安全提供切实维护。

2建筑工程档案科学化管理面临的挑战

2.1建设工程档案管理制度不完善

“十四五”时期，档案的地位有了显著的提升，在此背景之下，档案事业的发展也获得了足够的保证。但是在工程建设过程中档案管理制度不够完善，所涵盖的范围不够全面，给建设工程档案资源体系建设造成困难，导致档案文件材料的收集、归档不完整。

2.2档案管理观念陈旧

现阶段，我国大多数建设项目参与企业缺乏前沿的档案管理理念，这使得建设项目档案管理工作效率低下。在建设项目的施工准备阶段，参与企业通常关注成本、进度和质量控制。新项目的领导干部很少关心材料信息是否立即归档，档案管理人员是否将智能方法应用于档案管理，以及档案管理人员能否胜任他们的工作。许多问题可能导致档案管理不善、工作中的评估系统不完整以及档案信息价值的利用不足。此外，过时的工作理念和方法也会影响档案信息的安全，建设项目档案的信息化基础设施也会受到阻碍，难以实现规范管理的总体目标。

2.3建设工程档案资源体系建设人员能力缺乏

建设工程档案资源体系建设的发展离不开专业人才的助力。近年来随着档案被更多人所熟知，档案专业人才也逐渐增多。建设工程档案资源体系建设要求档案管理人员具备相当高的专业素质，但在实际工作中，档案管理人员技术水平的提升往往跟不上技术的更新，为建设工程档案管理工作水平的提升增加了一定的难度。

3建筑工程档案科学化管理对策

3.1完善建设工程档案管理制度，加强质量管控

要主动更新档案管理服务观点，利用“互联网+”更好地满足各行业和人民群众日益高标准、多样化的档案信息需求，从而推动档案工作与时代同行。建设工程档案工作要更加规范化，同时建设工程档案管理制度的制定要符合法律法规和标准规范的要求，要根据实际情况不断调整，完善建设工程档案管理制度体系。在档案归档过程中要根据建设工程档案的形成时间、形成对象等进行分析，从而加强对建设工程档案的质量管控。

3.2树立科学化管理意识

转变档案管理意识，塑造科学管理意识，是推进建设工程档案科学管理的重要前提。科学的管理意识可以促进相关部门和责任人智能化、信息化管理技术的发展，有助于提高其业务水平，有效实施档案管理工作规划，提高档案管理的实际成效。要合理提高档案管理人员的科学管理意识。施工企业必须做到以下几个方面：一是利用互联网媒体和网络媒体平台开展宣传工作，定期检查档案管理工作进展情况，并进行监督评价，将评价结果与人员绩效考核挂钩，增强对档案管理工作的重视程度；二是牢牢把握建设工程档案的科学管理规定，在网络资源上投入充足的资金，利用尖端技术创建智能管理系统软件，定期对档案管理人员进行培训学习，从而为建筑工程档案的科学管理奠定了坚实的基础。

33.3构建建设工程档案管理体系，推动数字化转型

随着科学技术的迅速发展，档案数字化软硬件的发展也日新月异，在档案信息化的时代要求下，推动构建建设工程档案资源管理体系是有效支持档案数字化管理和提升档案现代化治理水平的必然要求。工程建设单位应构建建设工程档案资源管理体系，对施工过程中产生的建设工程档案进行完整、规范的收集与整理。

3.4加强建筑工程档案的数字化建设

施工企业可以利用现代信息技术创建信息系统软件，用于建设项目档案管理方法，收集和汇总实时动态档案信息，监督档案管理的全过程，解决不良问题，严格控制档案信息质量，充分保证档案信息的完整性和有效性。在平台建设之前，建筑企业应确定智能档案管理的基本总体目标，在此基础上选择合适的硬件设施，开发设计功能齐全、实际操作方便的手机软件，为各部门传递和使用档案信息提供便利。此外，建筑施工企业应建立健全档案信息安全控制机制。首先，施工企业可以要求档案信息的管理人员和用户确保在各管理权限范围内操作，避免商业秘密信息泄露，从而维护施工单位和维修项目员工的共同利益。其次，建筑企业应结合各种信息安全生产技术（如网络防火墙、计算机防病毒软件、身份验证技术等），避免源自大数据的攻击。最终，建筑企业的档案管理人员需要经常备份档案信息上的数据，这样即使常见的系统软件突然出现故障，档案信息的安全也不会受到威胁，从而实现建筑工程档案专业化、安全化管理的目标。

4结论

随着社会经济的飞速发展，建设工程数量不断增加，经过长时期的发展，建筑工程档案管理工作也日渐完善。国家和工程建设行业对于建设工程档案也越来越重视，陆续出台了相关的法律法规和行业标准规范。建设工程档案资源体系建设要加大人才培养力度，提升档案智力支撑能力；同时要加强工程建设单位档案管理的规范化，推进档案工作制度建设；此外应结合工作实际，积极适应信息化发展要求，加强质量管控，加快建设工程档案资源体系建设数字化转型的步伐。

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