ERP系统实施中的数据收集与管理

陈伟

南京木田电力科技有限公司 江苏南京 210000

摘要：随着信息技术的飞速发展和市场竞争的日益激烈，企业面临的挑战也越来越大，如何在这种激烈的竞争中取得优势，保持并提升企业的市场份额，以及实现良好的发展，已成为企业面临的一个重要课题。进而企业管理层越来越认识到，要想提升企业的核心竞争力，就必须不断完善内部控制制度，以有效控制成本，并确保企业的可持续发展。本文详细探讨了 ERP 系统的数据采集、处理和编码机制，并对在采集过程中可能出现的挑战和可行的解决方案进行了深入分析。

关键词：数据；收集；管理；导入

1 ERP与企业内部控制结合的路径

许多企业正处于早期发展阶段，它们的规模较小，管理模式单一。因此，在设计ERP管理模型时，应该遵循先着眼于重点，再着眼于非重点的原则，先进行基础建设，然后再进行拓展和提升。在设计这些模型时，应该根据公司的实际情况和基本需求，确定核算、预算和内部控制的框架，并留出足够的空间，以便日后的发展和扩张。为了有效地控制成本，企业应该结合其所销售的产品的特征和生产过程的需求，采用合理的成本核算方式，例如采用项目核算、分步核算、品种核算等。在生产过程中，为了达到有效的成本控制，应该提前进行预算编制，同时，要根据不同的生产工艺流程，以需求跟踪单据的形式，将成本和费用进行归类，并将其与预算数据进行比较，设定超支预警机制，定期发出反馈，以便及时分析出差异，通过采取有效措施，以达到最佳的管理效果。

通过ERP系统，我们可以有效地管理客户和供应商的资金，并将其分为不同的信用等级，同时还可以根据财务核算数据，进行分析和预测，以便合理安排资金收付，有效地利用营运资金。不仅如此，建立ERP系统，我们可以更好地支持公司的筹资和融资计划。同时，我们还可以通过严格的审核流程，确保费用的合理控制。总之，ERP与企业内部控制的结合，是一种有效的管理方式，它可以帮助企业更好地实现经营战略，分析企业实际状况，实现会计核算和管理设计，及时进行数据分析，从而实现有效的控制，实现企业经营目标的动态过程。

2 数据收集组织

ERP 项目的成功运作取决于建立在可靠的数据基础之上的系统。数据是“三流合一”系统的基础，它不仅仅是贯穿整个企业的血液，而且还能够帮助企业更好地实现信息的传播，其中数据共享发挥着至关重要的作用，可以帮助企业优化业务的同时，还能够提升企业的管理水平。尽管如此，在实践中，我们发现这些数据的标准化、精确度、完备性和及时性仍有待提高。ERP 项目的实施导致了许多问题，其中最主要的原因是，原本的采购部门分布广泛，大多数业务仍然依赖人工操作，导致数据的统计和处理缺乏统一性，数据标准的制定也大多依赖于各个部门的独立完成。相比之下， ERP 的管理模式更加精细化，它能够更加有效地控制生产过程，比如：可以根据客户的需求，精确地分配和调整生产流程，以及更加精准的控制生产成本。ERP 系统拥有庞大的基础数据，它包含了企业的所有相关信息，包括但不限于会计科目、供应商客户信息、物料主数据、产品结构数据、工艺路线、作业类型等，这些数据的范围极其广阔，而且数据量巨大，需要收集、整理几百万个数据，这使得它的组织变得极其困难，通常需要不同部门的协同配合才能完成。

（1）数据收集模板制定

在数据收集的过程中，建立合适的模板至关重要，它不仅能够满足未来系统的需求，而且能够提高数据的易用性。因此，在开始时，需要按照系统实施方案的规定，精心挑选出相关的数据项，并将其与系统的数据表进行匹配，以保证数据的准确性和完整性。

（2）数据收集整理

ERP 系统的正常运行需要大量的基础数据，因此，在有限的时间内，如何将成品、半成品、原料、材料、备品备件等信息准确地导入数据库，以及如何确保这些信息的准确性，都是ERP 项目实施中必须解决的重要挑战。为了更好地支持 ERP 的运行，我们开发了一个全新的、高效的数据采集管理系统，它不仅能够满足 ERP的日常运行需求，而且还能够满足各种数据的标准化，让 ERP 项目部和相关部门更加精准、迅捷地获取所需的信息。

该系统拥有强大的智能模糊搜索功能，它可以自动识别出上报的数据的准确性、合理性，并且可以过滤掉不可见的控制代码，同时还支持多种关键词的搜索，使得无论是前后还是多少条信息，都可以被智能算法准确地搜索出来，从而有效地防止出现大量的重复信息以及无效的数据，为SAP 的前期数据收集带来极大的便利。ERP 的使用为企业带来了巨大的改变，它可以帮助企业更好地收集和分析物料信息，同时也可以为企业提供更加精确的物料编码和标准价格，从而有效地降低企业的运营成本。此外，它还可以帮助企业更好地控制和优化物料管理，从而使企业管理工作更加顺利且高效。通过建立一个完善的数据收集系统，我们可以更好地实现 ERP 的数据导入，并且可以确保 ERP 系统能够及时上线。

（3）数据导入

BDC 导入是一种常见的数据导入方式，它可以将 SAP 系统中处理过的步骤录制下来，并从中读取相关文本数据文件，以便更好地完成数据导入。但是，如果原始数据存在格式或类型问题，则可能会导致数据导入中断，因此必须进行相应的修正。

3 数据管理体系

ERP 数据管理体系的构建源于多次深入的探索与分析，在持续的实践与不断的改进中，已经发展出一套完整的管理机制，可以有效地防止重复的操作。

（1）项目需求确认

ERP 系统的实施需要跨越多个部门及项目，一旦出现任何问题，将可能引发企业管理结构的混乱，甚至造成重大的财务损失。因此，为了有效地推动ERP系统的运作，必须对其进行有效的项目管控。ERP项目的成功取决于其所面临的项目需求。若项目需求未能得到充分的明确，将可能引起项目进度的剧烈波动，从而使得原本的计划无法实现，进一步导致项目的失败。因此，在项目需求确认的过程中，应该加强团队成员的沟通，仔细审查和完善任务的主线，以确保任务的实施能够按照预期的步伐进行。为了确保ERP项目的顺利完成，我们必须确保所有参与者都能够充分了解并且明确这一目标，从而避免因为无法协商达成一致，以至于项目推迟甚至无法完成。

（2）完善物料主数据维护流程

在ERP 实施过程中，数据组将会根据产成品、半成品、原料、材料、备品备件、供应商、客户的信息，制定出相关的数据收集、整理、维护流程，以及甩物料账。同时，ERP 项目部还将设立一个运营监管小组，以便有效地管理ERP 系统的静态数据及其可能出现的故障，并且会根据相关规定，及时受理、审批、备案，以及及时发出处理指令，同时，还要负责动态数据的监控、备案，以及严格遵守相关的考核制度。

（3）采用技术手段完善管理

为了更好地管理几十万个物料数据，我们不仅仅依靠加强管理来防止描述重复，而且还编写了许多相关的程序，以确保数据的合法性和完整性，并且开发出一个模糊查询程序，以有效地抑制描述重复。在添加新物料之前，应该对其描述进行重复检查，并且在搜索过程中，应该将其描述的数据格式进行转换，例如：大小写、全角半角等，以便于进行比较。

（4）风险评估管理

ERP系统的实施是一个复杂的工作，它涉及到大量的资源和成本，如果遇到突发的情况，就有可能导致项目的失败，甚至带来无法挽回的损失。因此，团队应当提前分析可能存在的风险，评估它们的影响，制定有效的应急预案，并建立有效的风险反馈机制，尽最大努力把风险控制在最低限度，从而避免企业遭受重大的经济损失。尽可能减少由风险引发的负面后果。

4 结束语

在ERP 系统的实际运行中，维护和优化后续数据依然是一项艰苦的任务，需要专业的技术人员来完成。为了确保系统中的所有数据都符合标准并且精确无误，我们必须对所有的数据进行定期的维护。因此，企业应该建立一套严格的责任分工体系，由专门的人员负责，从数据的申请、编码、维护到应用，每一步都要严格把关，以确保数据的准确性和完整性。

参考文献：

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[3]赵俊生.ERP系统提升公司管理水平[J].现代经济信息,2021(5):17-18.