论企业文书档案管理

王玮

身份证：20302198804050668

摘要：文书档案是一个单位在运营过程中所产生的，它记录着一个单位的运行的情况。它反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个单位所从事的各类管理活动。如何将文书档案管理工作做到标准化、规范化、科学化，真正实现文书档案所具有的价值，是现代企业文书档案管理工作中所必须加以重视并积极应对的。

关键词：企业文书档案；问题；对策

1企业文书档案管理的重要原则

企业文书档案是企业在生产、经营等各项管理工作中所形成的各种具有存档备查价值的文件。企业文书档案的管理水平直接影响到企业文书档案的完整性与质量。规范化、标准化、科学化的企业文书档案管理模式，需要遵循一定的原则：

1.1档案收集的原则

这是企业文书档案管理工作的基础和开端，规范化、标准化、科学化的文书档案管理就是在此基础上进行建设的。档案收集，首先要做到全面。就某种意义而言，档案收集是档案管理的重要组成部分，档案息的收集首先应该遵循全面性原则，力求信息的齐全、完整、准确和系统，既要做到多方征集，又要做到保证重点。档案管理部门要重视各部门之间档案信息的整合、利用和共享，在统一化的档案资源收集规划指导下，对档案信息进行科学全面的收集。在实际工作中，如果暂时无法收集到档案原件，可以采用复印、拓写、拍照等方式对原始信息进行保存，保障档案的整体性和全面性。部分档案管理单位任务繁重，在处理大量管理工作的同时，无法兼顾部门交接的相应程序，导致档案在交接过程中损坏或遗失，破坏了档案信息的全面性。一项重大活动的开展，需要公关、市场、策划、后勤等各部门的协力配合，各部门之间相对独立，面临临时性活动组建成一个团队，活动一旦结束，各归各位，显然无法进行信息收集，也无法保障信息的全面性。

以企业接待档案的收集为例，参加接待工作的人员不仅需要对整个活动进行全程关注，更要注重接待方案、批复文件、日程安排、陪同大事、领导发言、活动总结、图文资料等等材料的收集和及时归档，只有关注工作中的细节并加以利用，档案信息的全面化收集才能顺利实现。其次，档案要准确，要与事实相符。档案资料倘若不具有准确性，脱离事实，那么它也就不具有保存的价值。在收集文书档案的工作中，必须从实际出发，实事求是，既要杜绝道听途说，也要杜绝主观臆想；必须深入相关部门予以反复校对，去伪存真。当然，档案收集要全面，但并不表示不加区分的全盘收纳，企业有现实的工作与管理的需要，这要求在档案收集的时候要有所选择。再次，档案收集要严格。收集程序要严格，归档程序也要严格。最后，档案收集要考虑到长远的发展利用价值。如前所述，确定档案是否具有收集价值，不但要立足现在，更要放眼未来。社会是不断向前发展变化的，档案所具有的价值必然也会随之而变，必须重视、观察到档案资料所拥有的潜在价值。

1.2管理信息化的原则

利用计算机进行管理已经得到广泛的普及，这也使企业文书档案管理信息化得以实现。企业文书档案综合管理信息化不仅可以大大提高处理档案信息的速度、扩大档案资源服务的范围、更便于档案资源的开发和利用，也使传统文书档案管理手段的缺陷暴露出来。信息技术在企业文书档案管理中的运用，既节省时间，还使效率大为提高。采用信息化的文书档案管理，要做到：

第一，迅速、快捷。采用信息化的企业文书档案综合管理模式，其目标本就是以现代化的、全新的管理手段实现及时、全面、准确的获取信息，从而实现工作效率的提高。

第二，实用、方便。在企业文书档案管理中使用的信息技术，在一段时期内应当具有先进性，并且程序要简化，方便使用。

第三，确保信息的安全。企业文书档案在某种程度上会有保密性要求，处理好信息共享与信息保密两者之间的关系就显得十分的关键。因此，必须在用户权限上加以规定，涉密的文件要予以加密。

1.3培训档案管理人员的原则

档案管理人员是企业文书档案管理工作的主体，不具备较高的素质，就无法把文书档案管理工作做到规范化、标准化、科学化。因此，企业必须重视对档案管理人员的培训。

首先，要对档案管理人员的职业道德进行培训。档案管理人员应当具备良好的政治素养，使其具备高度的纪律性和组织性，遵纪守法，杜绝泄密、失密。然后，要对文书档案管理人员进行职业培训。良好的业务素养和职业技能是做好文书档案工作的前提。文书档案综合管理是科学性非常强的一项工作，它要求档案管理人员具备良好的专业知识，包括理论基础和业务技能两个方面。通过培训，使档案管理人员的档案意识和档案技能不断的得以提升。最后，要对档案管理人员进行科技手段的培训。对档案管理人员只进行专业技能培训是不够的，要实现信息化的文书档案综合管理，那么也就说明档案管理人员还必须具备相当程度的计算机操作技能，通过培训，使其能够达到信息化管理的要求。

2企业文书档案综合管理中存在的一些问题及对策

在企业文书档案综合管理工作中实际上往往存在着这样一些问题：（一）企业文书档案管理的基础普遍比较差。长久以来，企业文书档案管理都处于封闭式的状态，进行文书档案管理的目的似乎仅仅在于保管不至于发生丢失；在档案质量方面、整理规则方面，不同时期有着不同的要求；对文书档案综合管理工作不加重视，投入不足；管理队伍素质普遍偏低，等等，导致档案管理基础薄弱。

2.1档案管理工作与文书工作在衔接上存在问题

实际上，企业档案管理与文书工作是进行分块管理的，这也就不可避免的导致了档案管理工作与文书工作出现脱节。负责文书工作的人员由于档案意识不足，在档案收集上往往不能做到及时、准确、规范和全面，直接影响到档案工作的开展和质量。

2.2企业领导不重视档案管理工作，各个部门的档案管理工作也不够配合

不少企业的领导文书档案管理对企业的经济效益基本没有起到什么作用），对文书档案管理的重要性认识不足，往往在选择文书档案管理人员时降低标准，导致文书档案管理队伍素质偏低。

2.3文书档案的利用率低，利用效果差

目前不少企业并未实现文书档案综合管理的信息化，也就使得查、借阅文书档案的效率低下；同时，由于档案管理队伍中存在部分素质较低的成员，难以保证文书档案可以查准、查全，这对文书档案的利用是极为不利的。针对上述企业文书档案综合管理工作中所存在的问题，首先企业领导要对文书档案综合管理工作给予高度重视，这是企业文书档案综合管理水平得以提高的前提。其次，要理顺文书档案管理与文书工作之间的关系，做好两者之间的衔接工作。与此同时，也须监督、指导、协调好文书档案管理工作与其他各部门工作之间关系，做好文书档案综合管理的基础工作。计算机在处理信息方面，无可比拟的优势已经在部分企业被引入文书档案管理工作中，计算机网络的运用，不仅可以简化档案信息收集的效率，而且可以很方便的获取数量庞大的信息的能力，其对信息的处理能力也是其他手段所无法企及的，因此，在企业文书档案综合管理工作中，有必要引入计算机技术，实现文书档案综合管理数字化。

3结束语

文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。

参考文献

[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2014（04）：12-13.