高速公路建设项目竣工档案的管理

刘,娜

自治区交通建设管理局  新疆830049 

摘要:面对经济的快速发展,高速公路事业进入全新时期时期,建设项目规模不断扩大,数量急速上升,这也成为新时期档案管理工作面临的新环境,全社会对高速公路建设项目档案管理工作都给予高度重视。高速公路建设项目建设深受诸多方面因素的影响,这就使得档案管理工作也面临新的挑战与压力,档案管理仍存在很多问题,需要给予高度关注,掌握管理要点,强化全过程控制,保证档案管理与项目建设的同步性,切实提升高速公路建设项目档案管理水平,以便为档案资源价值的发挥奠定坚实基础,维护高速公路事业的稳定发展。

关键词:高速公路建设；项目竣工档案；管理；

引言：高速公路建设项目强调对工程项目全过程的集中反映,是工程项目质量、进度等方面的控制依据,能够为行业发展提供更加丰富、更具参考性的信息。立足新形势,传统档案管理模式与现代化高速公路建设项目发展实践不相适应,档案管理方式亟待创新与优化,要明确现代化档案管理工作的重点与难点,形成更具实效性的发展举措,提升高速公路建设项目档案管理质量与效率,充分发挥档案服务行业与社会的价值。

一、高速公路建设项目竣工档案管理的特点

1、严格程度较强

高速公路建设项目合同是指在工程施工中与施工方订立的一项具有高度法律效力的书面协议,签订合同的首要目标在于清楚并区别于合同各方的权利、利益和责任。而在合同中,也会有详细的说明完工时间、材料准备、建造费用等等。这样,当以后出现一些赔偿纠纷中,当事人的合法利益能够得到保障。合同一经签订,在施工过程中,甲方有权对对方的施工工艺、施工技术、施工材料等进行监管,以确保其经济利益不受到损害。所以,高速公路建设项目最突出的特征就是严格要求,在此条件下,不仅可以改善工程建设的质量,而且可以为施工提供更多的参考,为施工企业可节省建设成本费用。

2、流程化较强

高速公路建设项目是国家重点工程,其工程开工必须要经过政府相关部门审批,所以,修建高速公路的工程合同具有较强的程序化特征,必须根据工程实际来制作可行性研究报告,必须符合相关的程序要求,才可以进行合同签订。

3、制约性较强

按国家规定,承包方需满足国家要求的建设资质,才能够有能力完成工程项目的建设,因此,也就是因为在高速公路工程项目中,由于具有工程承包的局限性,施工单位也存在着一定的局限性。此外,高速公路建设工程的限制也反映在施工队伍上,这就要求建筑队伍要有一定的专业知识和经验[1]。

二、高速公路建设项目竣工档案管理重要性分析

对于高速公路建设项目档案管理工作,其以项目建设为目标,强化对项目建设全流程信息的收集与归档。依托高水平的档案管理,能够更加充分地发挥信息资源的价值,更好服务于决策的制定,也能为建设项目后期运维、改造等提供更多具有参考价值的信息。立足信息时代,高速公路建设项目档案管理也进入数字化发展阶段,先进的信息化管理思维影响着管理模式,现代化管理理念渗透其中,极具优势的技术与档案管理相结合,推动其向着现代化与信息化的方向发展。

三、加强高速公路建设项目竣工档案管理工作的建议

1、在施工时对施工现场进行精细化管理

首先,要对施工现场的机械设备进行精细化档案管理,包括设备的维修情况、使用情况及养护方案进行入档处理,并设立专门的设备存放点。对于贵重机械设备,则应该落实责任制,精确记录到专人、专机,甚至专人维修,以确保设备信息的完整存档,为设备正常运行提供保障和依据。其次,要对成本计划书进行即时的完善,强化施工责任制,严格按照项目要求进行档案上的精细化管理。施工企业应该加强对工作流程科学性的设计,加强施工现场各组人员工作上的衔接性,提高施工现场工作人员的工作效率,降低施工现场施工成本。

2、完善规章制度,确保资料收集的及时性

为了保证在此项目建设工作中各项档案资料收集的及时性,首先要严格把控选人和用人环节。选择具有较高专业水平的优秀人才组件竣工档案管理专业队伍,开展各项文件资料的编制和管理等工作。其次要严格把控流程作业环节。基于上述专业队伍,应结合建设单位以及铁路总公司提出的要求,总结文件资料形成规律并制定相应的规章制度,在此制度中明确文件资料的形成和编制流程,由专业队伍按照此要求开展具体的组卷工作,保证组卷工作的科学性、合理性与平顺性等。最后要严格把控验收环节。在上述组卷工作完成之后并完成自查之后,则需要聘请第三方咨询机构按照验收标准开展初步验收,在验收合格之后则要入馆接收和保存,并申请最后的验收工作[2]。

3、结合项目实际构建科学高效的档案管理机制

对于高速公路建设项目的档案管理工作,全面与量化的准备工作是根本,需要结合工程项目建设实际,在明确档案管理要求、标准以及相关规范的前提下,建立极具保障性的档案管理制度,为档案管理工作的有序开展扫清障碍,增强指导性与执行力,以便在全员范围内提供档案管理的重视度。重视明确档案管理工作的各个岗位职责,选派专业的人员,将责任机制落实到位,以便将新时期档案管理思维渗透在整个项目建设环节之中。另外,在全员范围内大力宣传档案管理的相关法律法规,尤其是对工作模式、归档方法等进行讲解,提升档案管理在工程建设中的地位,以便获取来自多个部门的配合与协作,强化管理机制的作用,最大限度发挥执行力。

4、完善法律制度

在高速公路建设项目中,要按照项目的特点和目标,做到权责明晰、协调一致,组织机构的科学化、人才的配备,每个部门和每个岗位的人员的配备分工明确。在组织结构中,不管是什么部门的工作人员,都要及时沟通,反馈合同执行情况,及时改正偏差,使合同管理能真实地反映工程建设的实际状况,为领导决策提供最真实的依据[3]。

5、移交验收竣工档案

首先让部分人员形成初验小组,在初验小组的带领下,将工程档案管理工作从完整性、准确度及质量编制等方面进行初次整理验收,然后提交第一次的验收报告,报告要将目前存在的问题及整改的方案详细的记录。对验收合格的部分项目,明确标注好资料的保管单位以及使用范围,以保障使用单位能及时使用并及时进行维护。在工程竣工资料正式验收之前,组织各部门人员同监理施工等各单位进行对接,将整个工程所有资料进行进一步的汇总整理,准备迎接上级部门的最终验收。验收时谨防施工单位过度自信,认为档案完成的十分完整详细,且已经经过了多重审核,多重把关,已经不存在任何问题。但实际上经过建设部门人员的详细审核后,还是会发现一些问题。所以工程档案必须严格遵照归档要求进行管理归档,并得到管理机构的认可后,才可以进行下一步的完工结算。

四、结束语

提高高速公路建设项目竣工档案的管理,在社会中起着无可取代的重要作用,强化档案的管理程度,加强标准化管理,对于高速公路工程项目而言至关重要,因此要加强对管理人员的培训,只有这样才能让高速公路建设行业逐步走上良性发展的"基石",使得高速公路产业的蓬勃发展。

参考文献：

[1]张超．公路工程建设的施工合同管理实践[J].工程建设与设计，2020，68(5):220．

[2]王宏义．公路工程管理中的问题分析与对策研究[J]．工程建设与设计，2019，67(5):291．

[3] 张彦. 建设项目电子文件归档和电子档案管理系统构建路径研究[J]. 信息周刊, 2019(8):314-314.