现代企业档案工作转型探索

刘浩

中建铁投路桥有限公司华中分公司 江西省  南昌市  330000

摘要：当前社会持续进步和发展，档案管理作为企业发展中重要组成部分，也需要适应时代发展以应对不断变化的市场。当今世界已经是信息科技高度发达、知识理论占据重要地位的时代，同行企业间的竞争除了人力结构、核心知识手段以及客源，更多的是对显性知识的合理利用以及对隐形知识的发掘，所以应该对企业的知识资源进行合理有效的分析、整理，其中企业档案管理是企业知识管理的核心。本文针对企业档案工作信息化转型进行分析。

关键词：企业档案；管理现状；信息化转型

引言

对企业档案信息资源加以合理地开发利用，不仅能够发挥档案应有的价值，还是传承企业文化、维护企业合法权益、优化生产经营的重要途径。在企业档案管理实践中，目前档案工作仍属于偏向后端的保管业务，需在理论方面辨明企业档案信息资源开发利用的主要模式与实现路径，为促进实践进步提供参考借鉴。

1 档案管理体系的内容

企业知识管理体系的重点在于企业档案管理，企业的运行机制和文化发展趋势是企业档案管理的核心。企业制度大致有：企业线上线下资产的合理规划，制定员工的奖惩措施等机制，加强上层管理者对下属信息等种类工作的重视，注重员工福利待遇以及工薪合理满意情况。企业文化包括企业共有文化、团队建设文化和员工学习文化等，而书面类资料包括重要的会议材料（包括会议的会前通知、相应报告、定版、总结、重要发言、会议记录），公司对外的官方发表公文，各个单位来往的相关文书，公司的年度工作计划、总结、统计报表等，公司与合作单位的合同、资料书等材料，公司职员薪资福利方面的书面文件材料，公司的事件记录簿及公司重要活动的相关音频资料等。企业档案管理系统对企业内各个部门的综合信息进行管理，是在各大基本信息基础之上实现对高级信息的获取、转存、分享和应用的综合运行系统，通过文档管理、搜索软件、识别系统和数据库等工具，使企业的显性知识得到进一步提升，隐性知识逐渐提升。

2 企业档案管理现状

现阶段，企业在信息化背景下进行的档案管理还处于探索阶段，与之相关的配套标准建设存在滞后性。许多企业在进行档案管理信息化建设过程中，未能与自身发展实际情况有效结合做出针对性规划。在进行电子文件收集归档、定期规整、档案数据库建设过程中，相关标准、规范都比较欠缺。上述问题的存在使得档案信息化建设存在随机性和盲目性，实用性、规范性、科学性不强，档案信息化管理优势无法有效发挥。 现阶段，企业开展档案管理活动必须要使用信息技术，档案管理信息化具有一定的专业性和综合性，因此对于企业档案管理人员综合素质提出了非常高的要求。但是从当前的实际情况来看，档案管理信息化专业人才比较匮乏，没有充足的人才储备。还有就是，虽然原先工作人员对于档案管理有着较为丰富的经验，但缺乏信息化知识，对于档案管理信息软件、信息处理系统使用不够熟练。信息化专业人才相对匮乏导致档案管理信息化进程比较缓慢。

3 企业档案工作信息化转型策略

3.1 深耕档案内容

档案的全部价值都蕴藏在档案内容之中，因此要在加强档案归档与保管工作的基础上，回归企业档案内容，加强对档案内容的研究，为企业档案编研、文化宣传、展览开发和资源共享等工作提供档案资源支撑与保障。为此中国石油天然气集团有限公司将史志工作与档案工作结合，有效促进了档案的开发利用与档案内容的深挖细研。同时，要树立档案内容管理工作的常态化意识，确保档案部门熟悉企业档案的构成与主要内容，在档案利用需求下达后能够及时、准确地提供相关档案资源。

3.2 完善信息化管理设施

在企业档案管理工作过程中，开展信息化建设工作必须要有完善的基础设施，这是档案信息化建设的前提和保障。企业需要以自身档案管理实际为立足点，合理设置档案信息化建设的经费预算，完整配备档案信息化管理基础设施。企业在配备信息化建设需要的硬件设备时，需要做好相应的维护工作，定期对设备进行升级和优化，保证硬件设备一直处于健康的工作状态。对于档案信息化管理软件，企业要构建档案管理信息系统，在充分调研企业档案信息化建设需求的基础上开展合理分析，引进专业档案信息管理系统，需要选择经过市场检验的档案管理系统。当前市场比较主流的系统有紫光档案管理软件BS版、OCR软件、致德E8档案管理系统等。通过选择符合企业实际的档案管理系统，在企业内部构建一体化的智能档案综合管理系统，有效实现档案工作全周期、信息化管理。值得一提的是，通过将档案管理系统与企业内部OA办公系统相互结合，能够达成企业公文信息、企业合同等资料的快速及时归档，通过与业务工作有效衔接，将档案效能全面提升。

3.3 档案信息安全保密

在数字化加工过程中，要注意档案信息的安全保密。保障档案实体的安全，按照规范要求，对纸质档案进行整理、拆卷、装订时，做到不丢失、不污染损坏档案；扫描时，轻拿轻放，不搞乱文件顺序，不丢失原件。保障档案数据安全，制定《档案数字化工作管理制度》，封闭数字化加工计算机USB端口，工作场所安装监控系统及门禁系统，与外聘人员签订保密协议，采取一系列安全措施，确保计算机安全、档案数据安全、服务器安全及网络安全。

3.4 构建信息安全标准体系

对于档案管理信息化建设工作，必须要构建信息安全标准体系。现阶段信息安全标准已经包括两个方面，主要是资源安全标准和系统运维标准。虽然这两个方面已经能够应付日常活动，但是还需要完善资源安全标准，重点需要进行系统安全标准以及网络安全标准两部分建设。在构建资源安全标准的过程中，需要将档案数据的相应标准进行增加，增加标准内容主要包括数据备份、数据转换、数据迁移等。对于档案系统的安全标准，主要是做好档案信息系统运行具体防护，能够有效保证档案信息系统的安全性和有效性。对于网络安全标准，主要是针对各种网络范围的防护，能够保证防护技术可以达到抵御黑客攻击、网络病毒侵袭等潜在风险。通过构建信息安全标准体系，保证企业档案信息资源始终拥有安全防护。与此同时，对于网络安全标准必须要明确实施三网隔离，三网隔离主要是局域网、政务网与因特网。在构建网络安全设施的过程中，需要做好防火墙的配备，同时漏洞扫描、入侵检测、安全审计等也需要完善，实现档案信息的安全防护。

4 结束语

档案数字化建设工作使我公司档案管理由“实体库房”手工管理模式开始向现代化的计算机“信息控制中心”管理模式转变，由“传统单一”利用方式向“便捷高效、资源共享”利用方式转变，使档案管理和利用发生了本质改变。同时，锻炼出了一批既有档案管理专业知识，又懂现代信息技术，精通数字化加工技术的复合型档案管理人才，为加快推进公司档案工作现代化培养了高素质的档案干部队伍。

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