电力企业档案管理信息化建设

刘涛

昭通博源电力勘察设计有限公司 云南省昭通市 657000

摘要：随着社会的信息化与数字化发展，其建设也成为档案管理的重要发展趋势。做好档案管理的信息化数字化建设可以有效地提升电力企业的管理水平与管理效率。因此电力企业要根据当前档案管理信息化数字化建设中存在的问题，积极的寻找解决策略，进一步提升档案管理的质量与效率，进而促进提升电力企业的健康稳步发展。

关键词：电力企业；档案管理；信息化

引言

电力企业档案管理信息化主要为在档案管理活动中与信息化技术实现充分融合，以网络平台为基础，针对电力企业档案管理实施的一项工作。事实证明，电力企业档案管理信息化借助网络平台能够实现对档案资源的分类管理，在依据管理标准和管理目标的基础上，对各种档案资源实现整合和再利用。档案管理信息化的推进对于电力企业提升档案管理水平、挖掘档案价值等具有非常重要的作用。而为了能够大力推进电力企业档案管理信息化建设，需要从强化组织管理结构、创新管理方式、注重用户体验等方面加以落实。

1电力企业档案信息化管理的优势作用

1.1顺应信息时代发展的必然趋势

无论是从国家的发展还是世界经济趋势看，互联网技术已经深入影响电力企业的生存和发展，顺应信息化趋势的电力企业能够在开展经营活动和处理电力企业管理具体事务的过程中充分利用各类信息。

1.2促进电力企业信息化建设进程

处于“互联网+”的时代，电力企业的各项管理活动都亟待革新，以顺应互联网时代的挑战。档案管理的信息化也是一个重要方面。电力企业档案是电力企业重要资料的一种载体，记录着电力企业员工的具体信息、电力企业的重要经营活动，以及电力企业的各类知识产权。电力企业的人员调动以及经营活动分析离不开各类档案，利用最新的信息技术可以扩展档案信息资料的存储容量，并且方便随时调阅，实现跨越时空的共享，能够在很大程度上提高电力企业的办公效率以及电力企业人员之间的协作性。

1.3提高档案管理工作效率

电力企业档案是一个逐年累积的过程，随着电力企业经营年限的不断延续，档案就会逐年增加，使得档案管理工作需面对海量的文件和各类数据信息。传统的纸质档案、磁盘档案需要投入大量的人力、物力，也需要占据很大的空间；并且纸质档案的存储难度较大，很容易受到环境的影响而被损坏，比如温度、湿度等自然因素都会影响纸质档案的保存，很容易造成重要档案信息的丢失，所以纸质档案的管理就给电力企业造成了较大的负担。而信息化的档案管理可以节省人力的投资，仅需几台电脑便可以完成海量的档案管理，通过计算机技术可以迅速地查找各项工作所需的档案内容，提高公司员工协同工作的效率，提升电力企业的运营效率。

2电力企业档案信息化管理存在的问题

2.1对档案管理信息化不够重视

目前，档案管理部门只是电力企业其他部门办公的辅助部门，并没有承担着非常重要的角色。因此，对于档案管理工作人员而言，其只需要完成档案数据的整理和上传，并未对档案资源的利用与共享进行深入的研究与探索，导致档案管理工作与信息技术的融合不够深入。虽然纸质档案资料已经完成了数字化，但在实际工作中，档案管理部门的查档人员仍然对纸质文件有着一定的依赖性。这一问题出现的原因是相关人员未给予档案管理信息化足够的重视，导致实际工作中存在缺陷。

2.2信息化档案管理系统存在安全隐患

电力企业在运行过程中会产生很多机密文件，这些文件需要进行良好的保管，但是电子档案在保存的过程中面临着一定的安全风险，因此需要相关技术人员设置一定的访问权限，对档案资源，尤其是机密档案进行加密设置。但是，任何系统都不是无懈可击的，档案信息泄露依然是目前信息化档案管理工作面临的一个重要问题。

2.3档案管理人员专业能力与素质不高

在电力企业档案管理的信息化与数字化建设中，必须要保证相关工作人员具备较高的计算机操作水平以及职业素养，才能保障信息化数字化建设的质量。当前我国很多电力企业的档案管理缺少复合型的高素质、高能力的人才，管理人员的计算机综合技能与水平相对较低，部分电力企业为了提升档案管理的综合水平，即使引进先进的设备与软件，由于缺乏专业档案管理人员，致使设备与软件的作用不能被完全的发挥出来。

3电力企业档案管理信息化建设相关优化建议分析

3.1创新管理，加强重视

电力企业档案管理信息化建设中，首先应积极创新管理理念，从主观层面上加强对电力企业档案信息化建设工作的重视，在电力企业内部形成良好的档案管理信息化建设氛围。具体而言，首先，电力企业顶层管理人员应认识到信息化建设不单是外部环境变化的需求，同样也是电力企业内部档案管理工作创新的必要举措。当前随着国家对电力企业档案管理重视程度的不断提升，电力企业必须积极进行革新，形成全新的工作机制，提升电力企业档案管理的效率。其次，电力企业中层管理人员在认识到电力企业档案管理信息化建设的必要性后，应做好电力企业档案管理信息化建设相关方案和计划的制定工作，为电力企业档案管理信息建设基础工作的落实发挥引导作用。最后，电力企业基层管理人员在接到上级的相关指示之后，要结合当前电力企业档案管理信息化建设的现状，制定具体可操作的计划，通过量化指标体现，及时进行阶段化建设的评估，稳步推进电力企业档案管理信息化建设工作。

3.2加强信息安全管理

档案信息的安全管理，是档案管理的信息化数字化建设过程中非常重要的组成部分。只有保障档案信息的安全性与保密性，才能保障档案管理的实际运用价值。首先要保障档案的物理安全，这是档案管理发展建设的首要保障。档案的物理安全主要体现在档案的构建与交付，在具体的设施过程中，要首先注重档案在构建过程中的设备安全，确保所有的设备符合国家安全并有国家保密局的安全认证。其次要注意操作过程中的安全管理，要明确档案管理的规范，制定相应的制度，通过培训、教育、签订保密协议等方式加强并提升工作人员的安全意识，确保工作人员能够按照安全规范的管理要求进行档案管理工作。

3.3提升工作人员的综合素质

在档案管理信息化与数字化建设的过程中，档案管理人员需要具备较高的档案管理工作的职业素养与综合素质，并具备良好的计算机使用操作技能，以及对于电子信息档案的构建能力，还应具备较高的电子信息安全意识。因此电力企业要加强档案管理中高素质、高能力的复合型人才的引进，并对原有的工作人员进行定期培训，培养新型信息技术人才。加强考核机制，提升工作人员的整体综合素质以及职业能力，打造出一支能够适应社会发展、符合档案管理发展建设的中青年业务骨干人才队伍，从而不断地提升电力企业的档案管理水平与能力。

结束语

当前，利用信息技术创新电力工程档案管理是十分必要的。这不仅是顺应我国深化改革的必然趋势，同时也是提高电力企业市场竞争力、促进其持续健康发展的重要前提与基础。利用信息技术创新电力工程档案管理能够有效提高电力企业内部各部门工作效率和质量，保障电力企业信息安全，有效推动电力企业升级转型与信息化发展。因此，电力企业管理者应该充分重视信息技术与档案管理的关联性和重要性，通过打造专业化档案管理队伍、加强档案管理规范性和安全性、建立健全管理制度等措施，创新电力工程档案管理。只有这样，才能够在激烈的市场竞争中有效提升电力企业的核心竞争力，更进一步实现电力企业持续健康发展。

参考文献

[1]罗莎.大数据环境中电力企业档案信息化管理及利用策略探讨[J].兰台内外，2022（02）：10-12.

[2]沈洁.电力企业档案管理信息化的认识和思考[J].兰台内外，2021（05）：18-20.

[3]李婧.电力企业档案管理信息化建设分析[J].办公室业务，2021（04）：95-96.