浅谈建筑工程类资料的归档管理

陈成

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摘要：工程资料管理是建筑施工过程中的重要环节，加强对工程资料的管理，可以确保工程质量，为后续验收、投入使用和后期维护提供依据。施工单位要加强对工程资料的规范管理，保证所制定的规范管理措施符合施工现场的实际情况，保证工程资料的真实性、科学性和完整性。本文通过对我国建筑施工企业工程材料管理现状的分析，提出有针对性的对策，以期对相关行业有一定的参考价值。

关键词：建筑工程；资料；归档管理；问题；措施

引言

施工过程中产生的工程数据，是施工过程中真实反映施工过程的重要依据。完整的工程数据反映出施工操作的严谨和合理程度，反映出施工单位的管理状况和施工质量的好坏，可以为工程质量评价提供可靠的依据。在施工阶段，如果出现了工程质量问题，可以根据施工资料展开调查和处理。在工程完成后，将工程交给业主并投入使用，施工企业需要进行工程变更，也可以以工程资料为依据，展开后续处理工作。

1建筑工程资料归档管理存在的问题

1.1资料管理工作者专业能力不足

随着建设项目管理水平的不断提高，建设项目数据涉及的领域越来越广。施工管理，安全管理，材料管理，成本管理等等，涉及大量的数据，使得数据管理人员对数据的管理变得越来越困难。同时，在施工过程中，由于各种文件的交换和数据的管理，使得施工数据的管理更加复杂化。数据管理员在过去的数据管理过程中，所需参与的环节较少，所以对管理员的专业性要求不高。然而，在目前日益复杂的施工环境中，由于专业能力的局限性，数据管理人员的工作效率很低，特别是在涉及复杂环境的施工过程中，数据管理人员往往很难处理种类繁多、内容复杂的施工数据的管理工作[1]。

除此之外，多数施工企业缺乏完善的施工资料管理系统，缺少完善的制度来约束数据管理工作，导致数据管理工作比较混乱，这也是许多施工企业数据丢失的主要原因。

1.2资料收集工作滞后

在目前的施工过程中，许多企业都存在着对施工数据收集不及时等问题。究其原因，一是企业对数据管理不够重视，二是数据管理员不负责任。在某些项目的施工过程中，一些施工企业不重视数据管理，对相关负责人的数据管理意识不强，导致施工数据无法及时收集归档，从而导致施工数据丢失或被伪造。另外，因为施工设计的环节很多，各个部门之间的工作交接也会造成建筑数据收集工作的滞后[2]。

部分资料管理负责人会将施工的资料委托给其他非专业人员代管，增加了资料管理工作的负担，导致施工资料无法及时归档。一些资料管理人员在收集、整理、保存资料的过程中，对于一些不完整的资料没有及时有效地处理，导致许多不完整的资料也被存档，最后在需要查阅资料时才发现资料不完整，从而影响工作的进展程度。

1.3施工资料代签

建筑工程的施工程序比较复杂，由于资料管理人员的专业水平不高，加之一些管理人员会敷衍，有时会把资料代收工作交给他人，所以在某些责任认定情况下，施工资料的签字责任难以落实到人。在施工现场，施工资料随便签字，替代签名非常多，导致管理施工技能的责任模糊不清，一旦出现问题，每个人都互相推卸责任，责任落实不到人。

2强化建筑工程资料归档管理举措

2.1增强相关资料管理人员的管理意识

在建筑施工企业中，对工程资料进行管理的主要是一些专业的管理人员，或者是企业内部的工作人员。换句话说，在施工施工过程中，提高有关资料管理人员的管理意识，也是强化工程资料管理的有效途径之一。首先，工程数据管理的相关管理者或者某些专门负责工程数据管理的部门，应当认识到加强工程数据管理的重要性，企业高层领导或者管理者应当提高相应的工程数据管理部门或者管理者的地位，这就是企业高层领导或者管理者对加强工程数据管理工作的重视程度，并且在政策或者施工要求中强调工程数据管理的重要性。其次，要督促基层施工人员按照《工程数据管理办法》的有关规定，合理安排具体的工程数据管理计划。

2.2完善工程资料管理的相关组织机构

健全工程技术管理的相关组织机构主要要求企业在施工建设中妥善安排管理人员的管理任务，完善管理人员的配置及管理团队内部的组织结构，从而积极推动管理人员或管理团队为工程技术的管理工作提供人员基础和组织基础。施工建设企业在完成招投标工作后，就可以开始对本企业的工程资料进行整理。但是，施工建设企业一旦中标，或者被要求完成某项施工建设工程，就可以对比较完善的、自成系统的建筑工程资料进行进一步的归纳和整合，也可以对部分工程资料进行修改或重新编排，使工程资料可以更好地适应多种类型的施工建设项目[3]。

企业还需要仔细分析建筑工程项目的具体要求，特别是技术要求，从而决定应该应用哪一种工程技术，或者应该应用哪一种工程资料，这样才能在企业内部的工程资料中得到实际的应用。

企业还可以对相关的施工建设图纸或规划性的施工建设要求进行深入研究，对施工建设项目的质量要求和施工方案进行明确，还要建立工程技术的相关执行标准和执行方案，同时做好工程技术交底工作，使承办方或其他合作的施工建设企业可以对企业的工程技术要素有更好的理解。同时，企业也应着手安排参与施工建设项目的一系列人员，如施工建设工人，建筑工程项目的负责人，工程管理方面的管理人员等等，并对这些参与施工建设的人员进行培训，使他们能够更清楚地了解建筑工程项目的要求，特别是工程资料使用和管理方面的要求，合理的安排工期和工序，使工程资料的管理工作有充分的时间和具体的流程。

2.3完善建筑工程档案资料管理制度

在对建筑工程档案资料进行管理的过程中，政府部门应牵头建立一套科学有效的管理制度和管理法规体系，这些制度应该与目前的情况相适应，有一定的可操作性，从而提高建筑企业在经营过程中的档案资料管理水平。与此同时，建筑企业还应该根据自己的实际情况，建立和完善档案资料管理体系，引导企业在档案管理工作中，朝着与市场需要相适应的方向发展，从而让建筑项目档案管理变得更加科学和规范。

2.4加强施工建设过程中的工程资料管理

建筑施工企业可根据不同的建设项目，制定不同的工程数据管理方案，选择不同的管理人员及管理措施。此外，还需要安排专门的人员来编写工程资料，而且还需要这些工程资料管理人员具备过硬的专业技术知识和业务操作能力。与此同时，还需要积极地鼓励这些工程资料管理人员与其他管理部门或者施工建设部门进行交流和沟通，以便及时地对工程技术的相关资料进行修改，或者对工程资料管理的具体措施进行修改。在施工建设进行过程中，会出现一些工程资料管理方面的问题，这时相关的工程资料管理人员需要及时、科学、合理地解决出现的一系列问题，并且这些工程资料的管理人员要具备较强的反应能力及灵活处理问题的能力[4]。在施工建设项目完成后，工程资料的管理人员需要汇总工程资料的使用和管理情况，及时排查工程资料在管理过程中存在的问题，并做出书面报告或者书面总结，以便将来工程资料管理工作有证可考。

3.总结

总之，随着我国建设项目规模和数量的不断扩大，建筑施工企业面临的竞争压力也越来越大。为了保证工程质量和效率，施工企业必须不断提高自己的施工工艺和管理水平。施工单位应该根据自身的实际发展情况，制定规范的工程资料管理措施，保证工程资料的真实性和完整性，为后期的工作提供可靠的依据。

参考文献

[1]吴婷婷.建筑工程中的施工资料编制及整理研究[J].居舍，2019(14):36.

[2]罗锐.房屋建筑中监理过程和资料归档整理分析[J].科技创新导报，2019，16(12):25-26.

[3]刘佳.工程竣工资料管理[J].建材与装饰，2019(11):208-209.

[4]张淑月.建筑工程资料收集整理中存在的问题及对策[J].建材与装饰，2019(08):184-185.