浅谈档案信息化建设

郭艳

昆明市呈贡区人民政府雨花街道办事处  650500

摘要:档案是人们学习和生产生活真实记录，随着社会经济的高速发展，越来越受到国家、社会和个人的重视。档案信息化建设是档案工作适应数字中国、数字政府建设的必然趋势，是开展档案工作规范化管理的必要条件，也是档案管理部门进一步推动深化改革、 提高服务效能的必然渠道，这就要求在新时代必须做好档案信息化建设，要利用信息化手段促进档案工作规范化管理。

关键词:档案信息化;规范化;重要性

加强档案信息化建设，是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。随着档案管理的信息化不断发展，要安全、规范、有效地保护、保存好各类档案都是我们面临的主要问题，加强档案的信息化建设，重视其规范化管理，才能为社会进步和经济发展服务，才能满足档案信息利用的迫切需要。

一、档案信息化建设的重要性

(一)加强档案信息化建设，有助于完善档案的传承本能。档案，是人类社会活动真实的有价值的历史记录，自从进入文明史以来，随着社会生活日新月异地发展，档案内容日益丰富，档案的形式和名称载体也不断地发展变化。从古代的甲骨、金石、竹简、缣帛、羊皮、纸质到今天的感光材料、磁性材料，档案形式、内容、载体的变化无一不在展示着社会的发展和进步。随着社会经济的发展，传统的档案因时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，有效防止了档案资料被时间腐蚀，避免了一次次查阅对档案造成的损害，档案信息化、电子化是档案的有效补充，充实了本地区（单位）的档案资料，使本地区（单位）档案更加充实饱满。

（二)加强档案信息化建设，是提高档案工作效率的必由之路。传统的档案管理大多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询效率低的情况，年代久远的档案被屡次翻找，会造成一定的损坏，发生档案损毁或丢失的情况，降低了档案的保存和利用功能。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化数据化。将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案，大大的节省了查询时间，提高了效率。

(三)加强档案信息化的建设，是提高服务效能的必然趋势。实施档案管理信息化建设，档案一经录入就变成了长期有效的资源，可以多次利用、即时查阅，突破了传统档案的查阅方式，档案管理员不用一本一本的从目录中查找档案， 可以把更多时间和精力放到档案的收集、整理和保存等工作上,不仅可以达到档案管理内部数据共享的效果,还大大的提高了档案管理工作的效率，使档案工作变得便捷化、高效化，有效的从档案管理到档案服务的转变,更大大地提高了档案管理工作的服务效能，达到了便民服务的目的。

二、档案信息化建设的规范化管理

档案作为一种兼有保密性质的文献材料，在信息化的背景下，面临着很大的安全隐患，如何保障档案的安全性，使其在错综复杂的网络背景下偏安一隅是我们亟待研究及解决的重要问题。

（一）完善的档案信息化制度体系是保障其规范化管理的坚实基础。不以规矩，不成方圆。任何事物的发展都需要套规章制度来为其保驾护航，档案信息化建设也需要一套与之匹配的制度规范。国家对档案信息化建设的相关制度要求有《全国档案信息化建设实施纲要》，各单位应参照国家要求，建立一个符合单位发展的信息化档案管理机制，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，给实际管理人员提供科学有效地指引，让其真正意义上做到有法可依，有政策可寻。在此进程中，还需要提供相对科学的考核机制，时刻约束档案管理人员不良的思想和行为，促使其在档案管理工作中时刻保持着工作热情和积极性，为档案监管的健康发展和平稳运行做好铺垫，给基层农民群众带来更多惠民的服务政策，强化档案信息化管理水平。

(二)加强档案信息化建设的安全性是其规范化管理的重点内容。档案作为一种具有一定保密性质的资料，在错综复杂的互联网大环境下，面临很大的安全挑战，加强网络安全防护，引进先进的技术，定期做好病毒检测与维护工作是十分必要的，能有效地阻止不法分子对重要文献资料的窃取。在提高网络防护等级的同时，加强工作人员的责任意识，明确各人的岗位职责，提高档案信息化建设工作人员的责任心，才能有效降低档案信息流出的概率。加强安全意识，增强安全防护，真正做好规范化管理。

(三)建立健全档案信息化建设工作的监督机制是其规范化管理的重要保障。监督机制是做好档案信息化建设工作中必不可少的一项工作，优质的档案管理工作背后一定有一个相对完整的监管机制引导和约束，若是没有与其并行的监督机制，则这项工作难以按照预期的方向发展。

三、档案信息化建设的发展思路

（一）努力使档案信息化建设与信息化建设同步

档案信息化是社会信息对档案工作提出的必然要求。首先，信息化社会大量产生数字形式的档案文献需要新的方法和平台进行科学管理和长期保存；其次，信息社会需要网络化、数子化的档案信息服务；再次，社会的信息化是档案信息化建设的基础和支撑，档案信息化所需的人、财、物需要社会信息化发展来的保障。档案信息化建设必须以社会信息化发展为基础，与本地区、本单位的信息化建设同步。

（二）把信息化作为档案基础业务建设的重点内容

在信息化时代，档案的管理对象正逐步从以纸张为代表的传统载体档案转向以计算机文件为代表的数字档案，数字档案的管理和利用、传统载体档案的数字化已经成为档案工作的重要内容，数字化已经成为档案工作的战略方间。因比，必须明确信息化在档案基础务律设中的重要世位，重视和加强信息化建设，做好准备迎接档案工作信息化时代的到来。

（三）坚持档案信息化建设“发展、服务、安全”三项基本原则

1．坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建设的基础工程和核心任务。一是要加快现有馆（室）藏档案文件级目录数据库和部分全文数据库建设，实现馆（室）藏档案文件级目录机检；二是要积极推进对那些重要的、容易受损的、利用频率高的档案的数字化，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用率；三是对新产生的电子形式的文件、档案，要采取科学的管理方法和技术手段，收集好、管理好。随着信息技术和电子政务的发展，电子文件将是未来数字档案信息的主要来源。管理好、利用好电子文件，是档案工作一项至关重要的任务。

2．坚持把实现档案信息资源共享，提高档案信息利用服务水平作为档案信息化建设的根本目的。一是加强档案信息资源建设的标准化、按照统一的标准进行目录、原文等资源数字化，为资源共享打下基础；二是加强档案信息资源的整合力度，以服务民生为重点，把关系人的档案资源整合起来，提供一站式的档案信息服务，方便群众利用档案；三是加强档案信息服务平台建设，重点加强政务网、互联网档案利用平台建设，打造简便、易用的网络化档案利用窗口；四是创新档案利用模式，积极应用新技术，开展“跨馆查阅，就近出证”“专题推送”等新的档案利用方式，提高档案信息利用水平和成效。

3．坚持把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。信息安全一要靠先进的技术手段；二要靠完善的规章制度；三要靠严格的管理措施。在档案安全上，必须警钟长鸣，任何时侯都不能有丝毫懈怠，越是在信息化程度日益提高的情况下，越要全面兼顾档案的实体安全和信息安全。

四、结语

总之，档案信息化建设与档案规范化管理是相辅相成的关系，档案信息化是档案规范化管理的必要条件。在现代社会，档案工作规范化管理必然包含了档案信息化工作。当前，探索以档案信息化促进档案管理规范化，要以理念、设备、数字化等因素多管齐下，加快档案的信息化进程，发挥档案信息资源的作用，大力开展档案规范化管理。

参考文献：

[1]宁雪芹，浅谈档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用

[2]赵向华，推进档案工作现代化关键是要加快档案信息化

[3]陈永生，档案赋能数字政府与数字经济的思维