企业档案管理探究

魏晓宇

中国石油化工股份有限公司天津分公司信息档案管理中心   天津市300270

摘要：随着石化企业管理的逐步现代化，其档案数量和门类都在急剧增加。石化企业与一般企业相比，有自身的特点，如资产庞大、基地分散、点多面广、人员基数大，从现实档案材料到立卷归档往往是一个很长的过程，因此，石化企业档案管理应切实结合本单位制度、人员、硬件、软件等实际情况入手，使石化企业的档案管理流程优化、档案管理的标准规范化、档案信息存储的数字化和档案资源运用的结构化和效用化，进而完成档案管理从具体的实质管理到知识化和信息化管理的终极转化，让石化企业相关的档案工作得到更新和升级。

关键词；石化企业；档案信息化管理建设；实施对策

一、石化企业的档案管理建设的关键性探究

（一）档案信息化建设是实现石化企业档案事业现代化的必须路径

首先，石化企业原有的传统管理模式导致了大量的人力、财力和物力方面的浪费。由于石化企业原有的传统档案管理模式着重于档案实体的管理，必然会配备档案存放的房间，并且要具备存在档案资料的固定架等相关的用具和用品。其次，随着计算机网络技术的快速发展，石化企业的档案管理工作需求利用数据库强大的信息存储和整合能力实现档案信息资源价值的充分实现。

（二）石化企业的档案信息化建设是其信息资源筹划的主要组成部分

伴随着信息时代的进程加深，石化企业越来越依赖与各式各样的信息资源，其自身的需求程度也日益扩张。然而，这些信息资源由于一直以来缺少一致有用或高效的标准和管理，逐渐成为了信息孤岛，也自然而然处于一种孤立和离散的状态。石化企业想要合理的收集、归纳、整理和运用这些信息资源，尽最大限度和程度来开发信息资源的价值，就需要对这些信息资源统一布局、合理筹划以及及时共享。首要的就是进行信息资源筹划。

（三）可以有效地对档案信息资源进行最大限度的开发

第一，在信息时代的影响下，石化企业的档案用户信息在获取方式上发生了转变。石化企业不仅必须要掌握包含外部与自身行业相关的国内外相关政策、法规和行情等相关情报的信息资源，还包括内部石油天然气地质勘探、开发、产品、技术等相关的信息，这也使得石化企业在生产经营过程对档案信息的需求广度和深度进一步增强，客观上要求档案管理部门必须用数据库存储系统满足石化企业的海量信息需求，使档案信息资源科学整合与梳理。其次，石化企业档案信息化资源后的电子档案更加适用。由于电子文件依附的存储介质，可以通过很小的载体实现大容量数据的储存，降低库房的压力。

二、石化企业的档案信息化建设所存在的问题探究

（一）信息化水平良莠不齐

虽然大多数石化企业档案信息化工作起步于较早，到70年代中期，就有少数石化企业的档案管理部门通过高价购买了计算机和相关的软件，由此建立了题录式数据库，但是由于当时计算机应用不普遍，软件功能配置欠缺，很多设备都成了摆设。随着计算机技术的发展，网络版软件为石化企业档案信息化管理奠定了一定的基础，然而由于档案管理人员素质与水平，石化企业档案信息化建设举步维艰，档案管理水平主要以传统模式为主，现在信息化模式为辅。

（二）缺乏统筹规化

由于石化企业中的多数领导还没有意识到档案信息化建设的重要性，以致其重视程度不足，再加上认识不够，没有将信息化列入企业的发展日程，档案管理部门也更不会有档案管理的统筹规划与宏观指导。同时，由于我国现行档案信息化法律、法规体系的不完善，导致石化行业内部档案信息化标准规范的修改、制定和完善工作还远远不能满足其现代化管理的需求，自然也远远不能满足其档案信息化建设的需要，以上这些都使石化企业档案信息化的进程推进受到了影响。

（三）收集难和共享意识差

首先是石化企业中档案信息收集方面，声像档案由于价值评估较难，相比纸质档案收集也较为困难，而且有些缺乏文字说明，严重影响了档案的归档和利用。其次，由于保密或使用便利的原因，石化企业中的技术图纸、技术方案等等档案资料一般都价值比较高，致使这些资料归档一般都不及时或者资料不齐全，造成价值高、利用率高的档案资料难于收集。三是由于信息的不对称和信息的保密，石化企业的的档案信息共享意识较差，造成了石化企业档案资源成为了信息孤岛，失去了信息资源有效利用的价值。

（四）石化企业档案信息化人才缺乏

石化企业档案信息化建设，人才是其关键，缺乏即懂信息技术又熟悉档案管理的复合型人才。在每年的石化企业招聘中，石化档案管理一般都是冷门，相关石化高校虽然都开设了计算机技术等相关学科，但都没有档案管理这个专业，因此造成了石化企业档案管理人才的极度缺乏。

三、企业档案信息化建设的实施对策探究

（一）石化企业档案管理系统建设

石化企业档案管理系统是对企业档案信息资源进行存储、管理和共享的一个人机交互复杂系统，它是由人主导，整合计算机软硬件、网络通信技术等相关设备。一方面，石化企业档案管理系统是将人事档案、文书档案、科技档案、声像档案等所有的档案信息分别分类整理归纳录入管理信息系统这个平台，由此达到了石化企业档案资源的统一和集中化管理。

（二）建立档案信息化保障体系

（1）档案信息化的基础建设

石化企业档案信息化建设是一个系统化的复杂过程，其信息化工程的开展需要以硬件、软件投入为基础载体，才能实现石油信息化的基本需求。信息化过程中的硬件投入包括服务器、计算机、打印机以及扫描仪等可实现办公自动化和网络搭建的基本硬件。然而，软件投入则指的是档案管理的应用系统，如档案管理系统、档案归档系统等；还有档案信息化过程中常用的、保障信息资源安全的软件，如CAD制图软件、电子签名、文档加密等软件。

（2）档案管理制度规范建设

石化企业由于具有较大的独特性，决定了它要根据自身的档案管理的实际情况和其综合实力出发，制定符合自身企业档案信息化建设的规章、制度和规则。石化企业要想让档案信息化建设中的整个过程都有标准和制度可循，就要使其制度规范体系要涵盖档案管理中各个流程的全过程甚至各项内容。

（3）团队建设

首先，石化企业要对现有的档案管理人员进行档案信息化方面相关知识及技能的培训。为了使石化企业更好地适应信息社会档案资源的利用需求，从事档案管理的人员不仅要拥有相关的档案知识和专业技能，还要积极主动地学习涉猎现代管理、信息管理、计算机网络技术等方面的知识，做一个合格的复合型人才。其次适当引进计算机网络、信息管理类的专业人才。计算机网络与信息技术早已成为了一门专门的学科体系，档案管理人员不可能完全掌握和精通，可适当引进该类人才从事档案信息化过程的系统搭建、开发和维护等技术工作。

结语：石化企业方案的信息化建设虽然起步早，但是发展较为缓慢，以致信息化水平良莠不齐；石化企业的档案管理缺乏统筹规化，标准化规范化程度不高；档案管理中的收集难和共享意识差，致使信息化进程缓慢；石化企业档案信息化人才缺乏。

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