电子档案在学校档案管理中的应用

马静

济南职业学院  山东省   济南市   250014

摘要：为了顺应时代的发展，有效地推进档案管理工作的科学化与智能化建设，现将电子档案管理系统运用到重复性高、数据量大、动态波动性高的学校档案管理工作中。电子档案在工作中可发挥出效率高、可资源共享、易于保管的优势，提升学校管理的整体水平。本文针对学校档案管理信息化的建设重要性进行分析与阐述，并对当前学校档案管理工作开展进程中存在的问题加以分析。

关键词：电子档案；学校档案；档案管理

学校档案管理主要包括文书档案、教学和教师业绩档案、基建、设备档案、会计档案与声像、实物档案等。众多的数据与资料让传统的档案管理工作压力倍增，并随着时间的堆叠档案量会越来越多，学校管理迫切需要对传统的档案管理模式进行效率化改革，通过电子信息化档案数据，不断优化当前学校的日常管理[1]。相较于传统档案管理，电子档案管理可以明显改善档案员工作量，提高工作效率。

一、现阶段学校档案管理工作现状

1. 档案管理类别混乱

学校档案包含覆盖的类别多样，需要进行合理地分类管控。但是绝大多数学校在实际工作之中存在档案种类混淆不清的情况。部分学校档案管理人员工作时会依照陈旧的混合管控模式，并不对档案进行科学划分类别，这并不宜于档案有效地管理和对档案适当地保护。此外，学校进行档案管理工作时，很多教学影音资料并没有收纳到档案之中，大大地降低了档案资料的完备性。

2. 学校重视度不足

当前多数学校的档案管理工作不具备体系化与合理化的措施，管理模式的不完善，使得档案管理工作无序且混乱，对档案管理工作的质量有着严重限制。主要原因除了学校领导对档案管理工作的重要性认识不足，学校配给档案管理部门的关注与经费都不足以支撑完善档案管理工作。学校档案管理部门的工作人员基本没有专业的档案管理专业人员，个人素养以及档案管理能力并不高，在学校档案管理工作中效率很低。

3. 学校电子信息化程度不足

对于学校来说，最重要的是教学与升学率，所有政策均向教学相内容倾斜，在档案管理上的投入就会大幅减少。档案管理信息化工作因学校档案的动态变化频繁需要投入大量资金与人力。特别是档案信息化不只要有足够的资金建构各类网络设备，开展信息化工作也需要专业性较强的工作人员。人力、物力、财力的不足都严重地影响着学校电子信息化的脚步。

二、电子档案特点

1.电子档案管理的优势

1.1提高工作效率

信息技术的广泛应用解放了大量的人力生产力，对于一直处于“人少活多”状态的学校档案管理工作更应尽早开始应用电子信息，以提升学校档案管理工作的效率。电子档案管理系统不但可以直接、方便地进行档案分类，还可以通过批量录入和扫描归档等方式快速进行档案管理工作[2]。特别针对音频、视频等资料电子档案有着更明显的储存优势。

1.2增强分享效果

传统档案具有唯一性，在借阅时还有着排他性和时间与空间上的局限。而电子档案可以不限时间提供所需要的档案资料给有相应权限的借阅者，同时还可以轻松实现多一同时调阅同一档案资料，有效达到共享信息的目的。传统档案，特别是纸质档案随着时间与翻阅次数的增加而面临着损坏的风险，电子档案却可以避免这一风险。

1.3提升档案的保密性

学校档案虽然大部分具有开放性，但还有部分档案需要进行保密处理。传统档案管理虽然可以将保密档案单独保存，但对于需要部分调阅者依然可以观看到整卷保密文件。电子档案可以针对档案中的不同文本进行分级加密，对不同调阅者仅展示其具有权限的部分，充分体现档案的保密性。

1.4便于补缺改错

　许多档案在卷后都会遇到增补档案内容的情况，对于纸质档案需置换原有档案进行全卷增补，耗费人力，也大量浪费耗材。而电子档案可以只修改档案目录，随时随地进行增补档案工作。档案中出现错误的情况也常有发生，同增补步骤一样，电子档案不用销毁可直接对原有档案文本进行修改。既减少了耗材浪费，也节省了人力与时间。

2. 电子档案管理的存在的问题

电子档案管理能够方便学校的档案管理工作，然而自身却仍旧存在着一定的问题。相对于档案的一般性质而言，电子档案难以明确所收录档案的真实及原始性、内容易失真且没有可校对的原始件、无法确保证据式案、无法彰显其过程[3]。另外，在电子档案批量录入的过程中出现的错误如未及时发现更正，在存储后很难更改；电子档案所存储的设备一旦损坏或遗失，就会造成毁灭性的打击。

三、电子档案在学校档案管理中的应用

1. 加强系统化管理

学校档案更新频繁，用电子档案管理系统但可以做到资料快速归档，还能够对归档档案进行精确分类，以便于后期查询调阅。电子检索系统还能够提供搜索，分类，优化，过滤等功能，使档案的管理更为快捷，方便。

2. 加强电子信息化建设

电子信息化建设既包括硬件设备的完善，软件相关系统的架构，还包括信息化与业务连续性的管理意识。在学校实行的电子档案管理系统时，要对相关硬件与软件进行定期检查，及时更新和维修，还要提升档案管理人员的管理意识，以保证电子档案的保密性、发展性、持续性、安全性。

3. 合理进行档案管理类别划分工作

学校档案种类繁多，由专业档案管理人员进行科学合理的档案分类。例如总目录可设立党群类、行政类、教学类、教师类、学生类、设备类、基建类、财会类等，在根据内容设立不同的子目录，以便于档案的管理和调阅。

4. 注重队伍建设，强化监控力度

学校应积极引进档案管理人才，通过使用专业的技术素养和管理手段，加强电子档案管理设。学校需要定期对档案管理人员进行专业化培训，提升档案管理人员的专业技能和责任意识。为避免长期单调工作带给管理人员的懈怠情绪，学校需要对电子档案管理工作进行定期监督管理，保证按管理人员认真、积极的工作状态。

四、总结

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。传统档案需要对档案载体有着诸多的防护要求，除对外围防护结构有保温、隔热要求；对档案本身也有防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等要求；一些特殊的非纸质档案贮存还需要进行针对性特殊管理。档案的电子信息化就是用现代信息技术来支撑档案管理的手段与过程[4]。随着社会信息化的不断深入，电子档案也开始纳入到档案管理范畴。档案管理工作是构成学校管控体系的重要组成部分，电子信息化的普遍应用也逐渐扩展到了学校档案管理工作中。电子档案具有快捷方便的特点；还能够向档案使用者提供清晰准确的拷贝；更便于通信传输，特别是对异地资料交换而言，使用者可以通过电脑在不同空间直接利用，更加方便快捷；同时，电子档案的存储要求不高，但必须要对保存环境进行系统的建设和控制。

总之，学校的电子档案管理工作是长期的事业，需要紧紧跟随社会发展的脚步，及时采取适当的工作方式做好学校的档案管理工作。电子档案依托于信息技术，利用网络信息技术，能够及时做好档案管理工作，进一步完善学校的信息化建设，提高学校管理质量，促进学校在信息技术时代下稳步发展。

参考文献

[1]秘琳琳.电子档案在学校档案管理中的应用[J].兰台内外,2022(16):27-29.

[2]赵吉鹏.中专学校档案管理的信息化及科学化建设探讨[J].科技风,2022(15):154-156.

[3]吉娜.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践分析[J].西部学刊,2021(08):112-114.

[4]吴冬梅.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践探索[J].信息记录材料,2020,21(01):102-103.